Een vrijwilligersdossier kan opgeroepen worden via de tegel Vrijwilligers in de RegiCare-module RegiVrijwilliger.
! Regels met betrekking tot het beheer van het vrijwilligersdossier zijn terug te vinden in het document werkafspraken , dit document moet binnen uw organisatie bekend zijn. In dit document kunt u onder andere terugvinden wat er in het dossier opgeslagen moet worden, mag worden en welke richtlijnen en achterliggende afspraken er zijn.
Vrijwilligers in RegiCare zijn onderverdeeld in vier verschillende statussen; In Aanmelding, Actief, In Afmelding, Afgemeld. In dit artikel gaan we in op het beheren van een Actief dossier. Meer informatie over dossiers aanmaken en / of afmelden kunt u hier en hier terug vinden. Waarom deze statussen er zijn, wat ze doen en hoe deze te gebruiken kunt u in dit artikel bekijken.
Wanneer u aanpassingen doet in het vrijwilligersdossier, is de status van de vrijwilliger (en daarmee het dossier) over het algemeen actief. In het actieve vrijwilligersdossier vindt u onder de verschillende tabbladen verschillende soorten informatie terug. Te beginnen met het overzicht (zie afbeelding 1.0 hieronder).
Afbeelding 1.0, onder de persoonsgegevens van de vrijwilliger is in één rij tabbladen de onderverdeling van de dossierinformatie opgenomen.
INHOUDSOPGAVE
- Tabblad Overzicht
- Tabblad Inzet
- Tabblad Contracten
- Tabblad Communicatie
- Tabblad Profiel
- Tabblad Voorkeuren
- Tabblad Beschikbaarheid
- Tabblad Contactmomenten
- Tabblad Taken
- Tabblad Bijlagen
Tabblad Overzicht
In het overzicht is te zien in welke onderdelen van RegiCare de vrijwilliger allemaal (nog meer) actief is, hier is terug te vinden of een vrijwilliger matches heeft met vacatures of vragen en of de vrijwilliger gekoppeld is aan activiteiten als deelnemer (bij cursussen en workshops) of als vrijwilliger (bij welzijnsactiviteiten voor bewoners).
[ ZELF DOEN] De vrijwilliger kan persoons- en accountgegevens zelf aanpassen via het vrijwilligersportaal.
Tabblad Inzet
De inzet van vrijwilligers is vaak gekoppeld aan een specifieke bewoner, een locatie of een bepaalde soort dienstverlening (vervoer, kok, clown, muzikant). In het tabblad inzet is te zien waar (locatie) en / of bij wie (cliënt) een vrijwilliger actief is en welke dienstverlening de vrijwilliger doet. Meer informatie over het koppelen van de verschillende soorten van inzet kunt u in onderstaande artikelen terug vinden.
[ NIET ZELF DOEN] De vrijwilliger kan in het vrijwilligersportaal niet zelf aangeven waar en hoe hij of zij ingezet wordt.
Tabblad Contracten
In het tabblad contracten worden de belangrijkste gegevens uit het contract opgeslagen, het ingescande contract wordt op het tabblad bijlage gekoppeld. Meer informatie over het toevoegen, de verschillende statussen en het contracttype kunt u hier vinden. Het koppelen en aanmaken van een contract (als bijlage) is in dit artikel opgenomen.
[ NIET ZELF DOEN] De vrijwilliger kan in het vrijwilligersportaal het contract niet inzien, toevoegen of bewerken.
Tabblad Communicatie
In het tabblad communicatie zijn de volgende gegevens terug te vinden; adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, verwerking persoonsgegevens, mailings- en communicatievoorkeuren. Met betrekking tot het koppelen en bewerken van deze gegevens zijn de onderstaande artikelen beschikbaar.
een adres toevoegen
een telefoonnummer toevoegen
een e-mail adres toevoegen
verwerking persoonsgegevens
communicatie voorkeuren
mailings
[ ZELF DOEN] De vrijwilliger kan deze informatie ook zelf aanpassen via het vrijwilligersportaal.
Tabblad Profiel
In het tabblad profiel vinden we net als op het overzicht een samenstelling van informatie uit andere RegiCare-modules terug. Afhankelijk van de status van de vrijwilliger kan de informatie die in het bovenste onderdeel van het profiel beschikbaar en / of zichtbaar is ook nog eens verschillen. Het profiel wordt bij een afgemelde vrijwilliger uitgebreid met reden afmelding en datum afmelding (zie de afbeeldingen 2.1 en 2.2 hieronder ).
Afbeelding 2.1, vrijwilligers die nog niet afgemeld zijn hebben een kader voor AANMELDING en één voor KENMERKEN.
Afbeelding 2.2, bij vrijwilligers die zijn afgemeld wordt ook AFMELDING zichtbaar met daarin reden- en datum afmelding..
Aanmelding
In het kader AANMELDING (zie afbeelding 2.1 en 2.2) wordt de informatie opgenomen die de vrijwilliger zelf heeft ingegeven bij het online aanmelden (indien mogelijk). Het kan ook zijn dat deze informatie tijdens het aanmaken of op een later tijdstip door een medewerker is opgenomen.
Afmelding
Het kader AFMELDING bevat informatie die is opgegeven tijdens het online afmelden door de vrijwilliger. Ook deze informatie kan later door een medewerker worden toegevoegd (zoals de vrijwilliger de status "in afmelding" heeft).
Kenmerken
De KENMERKEN die gekoppeld kunnen worden aan vrijwilligers zijn te definiëren in de kenmerk tabellen in de full client software (bijvoorbeeld RegiCRM). Door het koppelen van kenmerken kunnen er overzichten gemaakt worden van vrijwilligers met specifieke eigenschappen zoals "netwerk toegang" of "sleutelhouder".
Onder de kaders bovenin het profiel wordt informatie uit andere RegiCare-modules verzameld, hieronder per onderdeel een verwijzing naar artikelen waarin meer uitleg over deze onderdelen terug te vinden is.
Opleiding / Ervaring / Competentie
Eigenschappen / Bijzonderheden
[ ZELF DOEN] De vrijwilliger kan een groot deel van deze informatie ook zelf aanpassen via het vrijwilligersportaal, in de afzonderlijke artikelen wordt aangegeven wat de vrijwilliger zelf wel / niet kan aanpassen.
Tabblad Voorkeuren
In het tabblad voorkeuren wordt de voorkeur voor het soort en het type vrijwilligerswerk dat de vrijwilliger graag (extra) wil doen opgenomen. Deze voorkeur is onderverdeeld naar de verschillende werksoorten die in RegiMatch beschikbaar zijn. Meer over voorkeuren leest u in dit artikel.
[ ZELF DOEN] Een vrijwilliger zijn of haar voorkeuren ook zelf aanpassen via het vrijwilligersportaal.
Tabblad Beschikbaarheid
In het tabblad beschikbaarheid wordt weergegeven waar de vrijwilliger naast het vrijwilligerswerk dat hij / zij al doet nog extra beschikbaar is. Ook kan er langdurige afwezigheid geregistreerd worden. Meer informatie is in dit artikel opgenomen.
[ ZELF DOEN] Een vrijwilliger kan beschikbaarheid zelf aanpassen via het vrijwilligersportaal (afwezigheid niet).
Tabblad Contactmomenten
In het tabblad contactmomenten worden (belangrijke) contacten geregistreerd. Het gaat hierbij om contactmomenten die de coördinator (of andere collega’s van uw organisatie) met óf over de betreffende vrijwilliger hebben. Meer over contactmomenten leest u in dit artikel.
[ ZELF DOEN] Een vrijwilliger kan geen contactmomenten inzien en geen contactmomenten toevoegen via het vrijwilligersportaal.
Tabblad Taken
In het tabblad taken kunnen taken die betrekking hebben op de betreffende vrijwilliger toegewezen worden aan collega’s. Meer informatie over het aanmaken en indelen van taken leest u in dit artikel.
! richtlijnen voor het toewijzen van taken aan collega’s moeten opgenomen worden in het document werkafspraken.
[ ZELF DOEN] Een vrijwilliger kan geen taken inzien of via het vrijwilligersportaal.
Tabblad Bijlagen
In het tabblad bijlagen kunnen verschillende soorten bijlagen die betrekking hebben op de vrijwilliger worden geüpload. U kunt hierbij denken aan; een scan van het contract, een VOG, een CV, een ingestuurde brief, etc.
Ook kunnen er op basis van sjablonen eenvoudig documenten aangemaakt worden, deze kunnen direct bij het aanmaken automatisch als bijlage gekoppeld worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn; het contract, een bedankbrief, overeenkomst uitlening goederen, etc. .
Meer informatie over het tabblad bijlagen leest u in dit artikel.
[ ZELF DOEN] Een vrijwilliger kan geen bijlagen inzien of toevoegen via het vrijwilligersportaal.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren