RegiVrijwilliger - Een vrijwilligersdossier toevoegen

Een vrijwilligersdossier toevoegen doet u via de tegel Vrijwilligers in de RegiCare-module RegiVrijwilliger. Het zelf toevoegen van een dossier is alleen nodig wanneer de vrijwilliger zichzelf niet via het vrijwilligersportaal kan aanmelden.

! Regels met betrekking tot het toevoegen van nieuwe vrijwilligersdossiers zijn terug te vinden in het document werkafspraken , dit document moet binnen uw organisatie bekend zijn. In dit document kunt u onder andere terug vinden wat er in het dossier opgeslagen moet worden, mag worden en welke richtlijnen en achterliggende afspraken er zijn.

Vrijwilligers in RegiCare zijn onderverdeeld in vier verschillende statussen; In Aanmelding, Actief, In Afmelding en Afgemeld. Door een nieuw vrijwilligersdossier toe te voegen wordt een dossier met de status In Aanmelding aangemaakt. Meer informatie over de verschillende statussen van een dossier, waarom deze statussen er zijn, wat ze doen en hoe deze te gebruiken kunt u in dit artikel bekijken. 

Om een nieuwe vrijwilliger aan te melden wordt de knop Toevoegen (zie afbeelding 1.0) gebruikt, deze komt rechts bovenin de pagina naar voren na het aanklikken van de tegel Vrijwilligers (zie afbeelding 1.1) .

Afbeelding 1.0, met de knop wordt het vrijwilligers dossier toegevoegd voor een nieuw of reeds bestaande persoon.
 

Afbeelding 1.1, na het aanklikken van de tekst of tegel vrijwilligers komt in de pagina die volgt de knop uit afbeelding 1.0 naar voren.

Bij het toevoegen van een vrijwilliger is het noodzakelijk eerst te controleren of een vrijwilliger niet al in RegiCare bestaat. Typ hiervoor de naam of het adres van de vrijwilliger in onder Persoon (zie afbeelding 1.2).

Wordt de betreffende persoon niet gevonden dan kunt u deze persoon toevoegen met de knop Nieuw (ook opgenomen in afbeelding 1.2). Hierna wordt het scherm Persoon toevoegen geopend, meer informatie over het toevoegen van personen is in dit artikel te vinden.

Bij het handmatig toevoegen van een bestaand of nieuw persoon als vrijwilliger is er de mogelijkheid direct een locatie te koppelen. Dit is mogelijk door de locatie uit het daarvoor beschikbare menu te selecteren (zie afbeelding 1.2).

Wanneer de benodigde locatie niet aanwezig is dan kan deze worden toegevoegd, meer informatie over het toevoegen van locaties is in dit artikel opgenomen.

Afbeelding 1.2, het bovenstaande pop-up scherm is nodig om een nieuwe vrijwilliger toe te voegen. 

Wanneer er in het bovenstaande scherm of in het scherm dat na het aanklikken van de knop Nieuw is gekozen voor Opslaan wordt de nieuwe vrijwilliger weergegeven.

Na het aanmaken van een nieuwe vrijwilliger komt de vrijwilliger in RegiCare te staan met de status In Aanmelding. U herkent deze status doordat deze achter de naam van de vrijwilliger wordt weergegeven (zie afbeelding 1.3).

Afbeelding 1.3, vrijwilligers die handmatig worden toegevoegd krijgen de status in aanmelding. 

Nu het gelukt is een nieuwe Vrijwilliger aan te maken kunt u deze actief maken met de knop Activeren (rechts bovenin afbeelding 1.3 opgenomen). Meer over het activeren van het vrijwilligersdossier leest u in dit verdiepingsartikel.