RegiVrijwilliger - De statussen van het vrijwilligersdossier

Het vrijwilligersdossier kent vier verschillende statussen. Deze verschillende statussen zijn gekoppeld aan de fase van het vrijwilligerswerk waarin de vrijwilliger zich bevindt en volgen elkaar in chronologische volgorde op.

In aanmelding

Het vrijwilligersdossier heeft de status in aanmelding vanaf het moment dat de gegevens van de vrijwilliger bekend zijn geworden in RegiCare. Voordat een vrijwilliger inhoudelijk aan het werk kan gaan binnen uw organisatie zijn er gesprekken te voeren en wilt u mogelijk wat over de achtergrond van de vrijwilliger te weten komen.

! welke gesprekken en achtergrond informatie dit binnen uw organisatie is wordt opgenomen in het document werkafspraken.

 Wanneer al deze informatie bekend (en in het dossier opgenomen) is wordt de vrijwilliger geactiveerd / actief gemaakt en krijgt het vrijwilligers dossier een nieuwe status.

 Actief

Vrijwilligers die een dossier hebben dat actief is, zijn binnen uw organisatie in meer of mindere mate actief als vrijwilliger. Mogelijk doen ze momenteel niets, maar ze zijn minimaal oproepbaar. Alle bijbehorende documentatie zoals contracten en VOG’s zin in ieder geval in het dossier aanwezig. Een actieve vrijwilliger heeft zelf de mogelijkheid om in te loggen op het vrijwilligers portaal en daar; te kijken en reageren op vacatures en vragen (van bewoners), declaraties in te dienen of de status te raadplegen, te zoeken en deel te nemen aan scholing of bijeenkomsten, publieke en afgeschermde artikelen en downloads te bekijken.

Wanneer de vrijwilligers beslist te stoppen met vrijwilligerswerk krijgt het dossier een nieuwe status.

In afmelding

Een vrijwilliger kan om diverse redenen besluiten te stoppen met het vrijwilligerswerk binnen uw organisatie, waarschijnlijk wilt u de vrijwilliger nog bedanken voor bewezen diensten en het dossier netjes afsluiten. Daarbij zijn er mogelijk een aantal controles die u wilt doen, zolang het dossier de status In afmelding heeft kan deze informatie worden aangevuld.

! welke materialen er zijn uitgeleend, eindgesprekken er gevoerd worden of achtergrond informatie u nog aan de vrijwilliger voor zijn afscheid wilt verstrekken dient binnen uw organisatie opgenomen te worden in het document werkafspraken.

Wanneer u de vrijwilliger voor het laatst gesproken heeft en het dossier is afgerond krijgt het dossier zijn laatste status.

Afgemeld

Een vrijwilliger met een afgemeld dossier komt niet meer in het vrijwilligersoverzicht terug, dat betekend echter niet dat de informatie ook echt weg is. Deze informatie kan namelijk zeer bruikbaar zijn om te rapporteren, in conflict situaties, of moet simpelweg verplicht bewaard blijven i.v.m. een financieel component vanuit de declaraties.

Dossiers met de status afgemeld kunnen nog bekeken worden door hier expliciet naar te zoeken vanuit de tegel Vrijwilliger (zie afbeelding 1.1 hieronder). Het is ook goed mogelijk om het dossier weer te activeren (zie afbeelding 1.2 daar weer onder) wanneer een vrijwilliger op een later moment terugkomt.

Afbeelding 1.1, het doorzoeken van afgemelde vrijwilligers blijft mogelijk via een selectie op deze status.

Afbeelding 1.2, vrijwilligers die eerder gestopt zijn kunnen met deze knop (rechts bovenin het dossier) opnieuw geactiveerd worden.