Documenten opslaan en bewerken in RegiCare

Documenten opslaan en bewerken in RegiCare

In RegiMaDi- Casus en/of Kort contact en in RegiMatch bij een vrager en vrijwilliger is het mogelijk om documenten op te slaan. Dit gebeurt onder de tab Bijlagen. Binnen RegiCare zijn er 2 manieren om bijlagen te bewerken en op te slaan:

1. zonder Sharepointkoppeling

2. Met Sharepointkoppeling. 

Hieronder zijn de 2 opties uitgewerkt.

Bijlagen toevoegen zonder Sharepoint 

Onderaan de casus/ kort contact of in RegiMatch bij de persoon onder het tabblad Bijlagen kun je kiezen voor Bijlage toevoegen. Je kunt daarna zoeken in de eigen mappenstructuur/ Verkenner van de eigen laptop en/of netwerk van de eigen organisatie.

Door te klikken op Bijlage toevoegen (zie bovenstaande afbeelding) opent de Windows verkenner. Navigeer naar het bestand dat toegevoegd moet worden en kies voor open (zie onderstaande afbeelding).

Bestanden toevoegen die al bestaan (dezelfde naam/soort bestand)

Indien een bestand wordt toegevoegd dat bij de bijlagen al bestaat onder dezelfde naam, dan wordt de naam van de nieuwe bijlage gewijzigd.

In onderstaand voorbeeld is het bestand 'afbeelding.png' meerdere keren toegevoegd.

Bijlage openen

Bij het openen van de bijlage wordt het document opgeslagen op de lokale temp map van het device (PC/ laptop). In dit geval is het belangrijk dat de PC/ laptop die wordt gebruikt, goed is versleuteld en de data op de laptop goed is beveiligd. Na het bewerken en opslaan van het document moet het document opnieuw worden toegevoegd als nieuwe bijlage. Deze werkwijze is dus minder geschikt als de documenten vaak worden aangepast.

Bijlagen opslaan en bewerken met Sharepoint 

De door AdSysCo geadviseerde werkwijze is het werken met Sharepoint, voor het gezamenlijk delen en bewerken van documenten. Alleen de personen die toegang hebben tot die casus methodiek hebben toegang tot de documenten in de casus. Bij een koppeling naar Sharepoint zit het onderdeel onder Bijlagen er iets anders uit: er staat dan een link “ Klik hier om de bijlagen te openen. Dit is zo gemaakt ten behoeve van de snelheid van het laden van de pagina (het inladen via Sharepoint kan soms enige tijd duren, en zo kan de professional al wel in de casus werken).

Na het klikken op de link worden de gekoppelde bijlages getoond. Alle MS Office bijlagen worden nu via MS Office Online geopend: Downloaden / Wijzigen / Opslaan is daardoor niet meer nodig.

De OneDrive is onderdeel van de kantoorautomatisering van onze klanten. De rollen en rechten hiervan worden niet bepaald dan wel toegewezen door RegiCare/AdSysCo maar zijn in beheer bij de systeembeheerder van de organisatie. Toegang tot de bijlagen uit RegiCare in OneDrive kan door de systeembeheerder worden beperkt.

Documenten aanmaken 

Naast het uploaden van bestaande documenten biedt RegiCare ook de mogelijkheid om standaard brieven als sjabloon aan te bieden binnen een casus in RegiMaDi of bij een dossier in RegiMatch. Zo kunnen eenvoudig brieven worden gevuld met de naam en adres van de klant en/of vrijwilliger. Deze “ Brieven Online”  functionaliteit  biedt de mogelijkheid om voor 1 persoon een brief aan te maken op basis van een sjabloon. Hierbij is een beperkte set aan samenvoegvelden beschikbaar, zie onze kennisbank welke samenvoegvelden dit zijn. 

Bij gebruik met Sharepoint zien wij dat de Brieven online functionaliteit ook goed kan werken voor plannen van aanpak met een klant waarbij een heel eigen opmaak gewenst is. Daarmee is het document eenvoudig aanpasbaar EN veilig opgeslagen onder het dossier.