RegiVrijwilliger - Contracten

Om een bestaand contract te wijzigen, te verwijderen of om een nieuw contract toe te voegen, moet u eerst het dossier van de vrijwilliger opzoeken. Dit doet u via de tegel Vrijwilligers, de eerste tegel in de module RegiVrijwilliger. 

Een contract bestaat uit twee onderdelen; de onderstekende scan van het daadwerkelijke document, de basisgegevens in het tabje Contracten.

! vanaf welk moment een contract geldig is, of een vrijwilliger al mag beginnen voordat het contract ondertekend is en of er binnen uw organisatie gebruik gemaakt wordt van een proeftijd wordt allemaal vastgelegd in het document werkafspraken dat binnen uw organisatie bekend is.

INHOUDSOPGAVE

• De basisgegevens van het contracten toevoegen
• Het contract zelf aanmaken en als bijlage koppelen
• Contracten bewerken of verwijderen

De basisgegevens van het contracten toevoegen

Binnen het vrijwilligers dossier worden in het 4^e tabblad (contract) de basisgegevens van het contract opgenomen. Het is mogelijk om per vrijwilliger meerdere (tijdelijke) contracten te koppelen.

Na het aanklikken van het tabblad kiest u voor de knop Contract toevoegen (zie afbeelding) daarmee wordt het gelijknamige pop-up scherm Contract toevoegen geopend.

Afbeelding, de knop Contract toevoegen (onder het tabblad Contracten) is rechts bovenin deze afbeelding te zien.
 

Afbeelding, in het scherm Contract toevoegen kunt u de contract eigenschappen invullen. 
 

Na het openen van het scherm kunt u aan de slag met het invullen van het Type, de Status, de start- en einddatum en een eventuele opmerking over het contract.

Type:     Het kan zijn dat er binnen uw organisatie meerdere type contracten gebruikt worden (oude vs nieuw

vormen , of bijvoorbeeld zowel kortdurende als contracten met onbepaalde tijd etc.). Voor meer 

informatie over de verschillende type die kunt selecteren kunt u bij de vrijwilligers coördinator binnen uw organisatie terecht.

Status:  Een contract kent binnen RegiCare vier mogelijke statussen; Overhandigd, Getekend, Verwerkt,

Geannuleerd. Wanneer u welke status koppelt?

Overhandigd , het contract is aangemaakt en u heeft het aan de vrijwilliger meegegeven.
 

Getekend,            de vrijwilliger heeft het contract getekend maar u heeft het nog niet in RegiCare als bijlage opgenomen.

Verwerkt, het ondertekende contract is gescand en als bijlage in het dossier opgenomen.
 

Geannuleerd,     nog voor het ondertekenen van het contract heeft de vrijwilliger reeds bedankt.

Startdatum: de datum waarop het contract in gaat, deze datum is ook opgenomen in het contract zelf.

Einddatum: deze datum kan gebruikt worden indien het een contract voor bepaalde tijd betreft.

Opmerking: als er bijzonderheden zijn m.b.t. het contract (aanpassingen in het contract bijvoorbeeld) dan kunt u een opmerking hierover in dit veld opnemen.

Na het invullen van deze velden kunt u de basisgegevens van het contract opslaan met de blauwe knop opslaan rechts onderin het geopende pop-up scherm.

Het contract zelf aanmaken en als bijlage koppelen

Wanneer de basisgegevens zijn vastgelegd (en daarmee doorzoekbaar zijn) is het mogelijk om het contract zelf aan te maken en als bijlage te koppelen.

Het contract kan aangemaakt worden op basis van een sjabloon dat opgenomen is achter de knop Document toevoegen, uw organisatie kan in RegiCare verschillende sjablonen voor u klaar zetten. Mist u een sjabloon of wilt u aanpassingen in het sjabloon laten verwerken neem dan contact op met de RegiCare beheerder binnen uw eigen organisatie.

U kunt ook zelf een contract maken en dit handmatig als bijlage opnemen via de knop Bijlage toevoegen.

Wanneer u de knop Document toevoegen heeft aangeklikt kan in het pop-up scherm het sjabloon dat u wilt selecteren om te gebruiken als basis van het contract. Het sjabloon kunt u in het uitklap-menu selecteren (zie afbeelding).

Afbeelding, door het menu open te klikken worden de beschikbare sjablonen weergegeven.

Wanneer u het contract “zonder handtekening” niet in de bijlage wilt vastleggen, dan selecteert u hier (voor het aanklikken van opslaan) de optie “Document downloaden in plaats van als bijlage toevoegen”.

Het document dat nu gedownload is kunt u afdrukken en / of e-mailen naar de vrijwilliger. Wanneer het contract ondertekend is moet dit natuurlijk in digitale vorm (ingescand / gefotografeerd / gemaild) beschikbaar worden gemaakt om dit via de knop Bijlage Toevoegen in het dossier van de vrijwilliger toe te voegen.

Let op: vergeet niet na het koppelen van het ondertekende contract de status in de basisgegevens van het contract op de goede manier bij te werken!

Contracten bewerken of verwijderen

De contracten (basisgegevens en bijlagen) die bij een vrijwilliger zijn opgenomen kunnen te alle tijden aangepast worden (enige uitzondering; het vrijwilligers dossier mag hiervoor niet afgesloten zijn). Voor het aanpassen voor de basis gegevens gaat u opnieuw naar het tabblad Contracten in het vrijwilligers dossier (zie afbeelding 2.1 hierboven) aan de rechterkant van het scherm, onder de knop Contract toevoegen ziet u twee kleine icoontjes voor het bewerken en verwijderen van de basisgegevens van het contract (zie afbeelding hieronder).

Afbeelding 1.4, de buttons voor bewerken en verwijderen staan helemaal rechts in iedere contractregel opgenomen.

De bijlage (het contract zelf) kan eventueel aangepast worden door dit aan te klikken vanuit het tabblad Bijlagen. Dit is het meest rechter tabblad in het dossier van de vrijwilligers. Afhankelijk van de technische instellingen kunt u de bijlage hier downloaden (RegiCare opslag) of online aanpassen (Sharepoint opslag). Wanneer u niet weet op wat voor manier de bijlagen binnen uw organisatie wordt opgeslagen dan kunt u hiervoor contact opnemen met onze helpdesk.

RegiCare opslag; het bestand moet gedownload worden, aangepast worden en opnieuw worden toegevoegd in het dossier (net als bij e-mail).

Sharepoint opslag; het document wordt bij het aanklikken direct geopend en u kunt dit online aanpassen.

Wanneer het contract gekoppeld is als bijvoorbeeld .pdf (scan) of .png (foto) dan kan het een stuk lastiger zijn om het document te bewerken.