Bij verschillende Welzijnsorganisaties zien we dat het onderhouden van (de relatie met) een vrijwilliger in RegiCare niet altijd gedaan wordt door een een contactpersoon van de locatie waarop de vrijwilliger zich inzet. Vaak worden er in deze situatie personen aangewezen die het beheer van de relatie op zich nemen "de dossierbeheerders". 

! Afspraken met betrekking tot het gebruik van deze functionaliteit moeten terug te vinden zijn in het document werkafspraken , dit document moet binnen uw organisatie bekend zijn. In dit document kunt u onder andere terug vinden wat er in het dossier opgeslagen moet worden, mag worden en welke richtlijnen en achterliggende afspraken er gemaakt zijn.

INHOUDSOPGAVE

• Een dossierbeheerder koppelen
• De vrijwilligers van een dossierbeheerder bekijken
• Extra zichtbaarheid van de dossierbeheerder

Een dossierbeheerder koppelen

Vanuit het tabblad Overzicht binnen het vrijwilligersdossier kan er een Dossierbeheerder worden gekoppeld. Voor het koppelen van een dossierbeheerder wordt er gebruikt gemaakt van een zoekscherm waarin alleen personen gevonden kunnen worden die toegang hebben tot de module RegiVrijwilliger (meer informatie over toegang verlenen tot RegiVrijwilliger kun je in dit artikel te vinden).

Afbeelding 1.1, direct onder het tabje Overzicht kan aan de rechterkant van het scherm met "Koppelen" de dossierbeheerder worden gekoppeld.

De vrijwilligers van een dossierbeheerder bekijken

Wanneer het koppelen van dossierbeheerders tijdens de intake van nieuwe vrijwilligers goed verloopt dan is er in RegiVrijwilliger goed zichtbaar welke vrijwilligers welke contactpersonen (dossierbeheerders) hebben.

Ook kan er nu bijvoorbeeld gekeken worden of de verdeling van vrijwilligers wel evenredig is ten opzichte van het aantal dossierbeheerders. Na het aanklikken van de tegel Vrijwilligers kan er via het filter onderdeel extra opties een filter ingesteld worden zodat alleen vrijwilligers van een specifieke dossier beheerder in het overzicht getoond worden.

Dit filter zit onder het "meer filters" kopje, zie onderstaande afbeelding.

Afbeelding 2.1, iedereen die als dossierbeheerder aan minimaal één vrijwilliger is gekoppeld kan geselecteerd worden.

Extra zichtbaarheid van de dossierbeheerder

Behalve in RegiVrijwilliger kan de Dossierbeheerder ook in RegiCRM worden teruggevonden. Wanneer de betreffende vrijwilliger via de tegel Personen wordt opgezocht, dan is op het tabblad Dienstverlening helemaal onderaan deze pagina te zien of de betreffende persoon als vrijwilliger in RegiVrijwilliger is opgenomen. 

Ook is hier zichtbaar wie de dossierbeheerder van deze vrijwilliger is (zie ook onderstaande afbeelding).

Afbeelding 3.1,  wie de dossierbeheerder van een vrijwilliger is kan ook vanuit RegiCRM worden opgezocht.