Leestijd: ongeveer 7 minuten

In dit artikel gaan we uitgebreid in op het bijhouden van een vrijwilligersdossier in een vacaturebank.

Het onderhouden van vrijwilligers gegevens bestaat veelal uit het toevoegen van contactmomenten, wijzigen van de inzet, de beschikbaarheid en/of het profiel. In dit artikel is instructie en toelichting te vinden over alle aanpassingen die na het opzoeken van een vrijwilliger via de tegel "vrijwilligers" gedaan kunnen worden. 

Meer informatie over het zoeken en vinden van de juiste vrijwilliger is in dit artikel terug te vinden.

INHOUDSOPGAVE

• Vrijwilliger bewerken
  • Dossier
  • Matches
  • Profiel
  • Beschikbaarheid
  • Voorkeuren
  • Notitie
  • Contactmomenten
  • Taken

Vrijwilliger bewerken

Kies als de juiste vrijwilliger is gevonden of ingevoerd voor de knop Vrijwilliger bewerken.

Afbeelding 1: De button "Vrijwilliger bewerken" bij een vrijwilliger in de vacaturebank.

De volgende gegevens zijn aan te passen:

• Naam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Contactgegevens
• Adres

Daarnaast kunnen er velden actief zijn, zoals bijvoorbeeld 'Reden aanmelding' of een notitieveld (zie onderstaande afbeelding)

Afbeelding 2: De reden aanmelding in het scherm vrijwilliger bewerken.

Dossier

In het dossier van de vrijwilliger staat een combinatie van onderstaande tabs. Welke tabs aanwezig zijn verschilt per werksoort. In dit artikel gaan we uit van een vacaturebank. Onderstaande tabs zijn beschikbaar bij een vrijwilliger.

Afbeelding 3: De verschillende tabs van het vrijwilligersdossier.

Matches

Een overzicht van de matches of ritten. De meest recente match of rit staat bovenaan. Er kan een lijst worden gemaakt of worden gezocht naar een vacature.

In dit onderdeel kan met behulp van een filter een overzicht van matches worden bekeken. Op die manier kunnen bijvoorbeeld de matches vanaf een bepaalde datum of in een specifieke regio worden opgevraagd.

Afbeelding 4: De tab matches van het vrijwilligersdossier.

Door op een vacatureregel te klikken kunnen de details van de vacature worden bekeken en kan de match worden beheerd.

In dit scherm kan ook de vacature zelf worden bewerkt, uitgelicht, geprint e.d.

Afbeelding 5: Vacaturedetails.

Profiel

Op het tabblad profiel kan een heleboel informatie over de vrijwilliger zelf vastgelegd worden. Bovenaan is het blok 'Overig' te vinden, dit is een verzameling van informatie die vaak direct bij de aanmelding wordt vastgelegd.

Afbeelding 5.1, het onderdeel profiel/overig bevat voornamelijk informatie die snel na de aanmelding duidelijk is.

Rechts van het kader voor 'Overige velden' is er ruimte waar de Motivatie en Persoonlijke presentatie worden weergegeven, de vrijwilliger kan deze zelf via de vacaturebank website (extranet) vullen wanneer de vrijwilliger haar profiel met externe organisaties deelt.

Afbeelding 5.2, Motivatie en Persoonlijke presentatie kunnen ook door een medewerker bewerkt worden.

Onder de bovenstaande velden kunnen Opleiding/ervaring/competentie maar ook hobby's/interesse en eigenschappen/bijzonderheden/overig worden vastgelegd. Deze zijn te gebruiken om deze informatie vast te leggen, via het vrijwilligers overzicht kan er op gefilterd worden, maar de velden hebben geen invloed bij het 'zoeken van een vacature' .

De opties die hier beschikbaar zijn komen standaard met RegiCare mee maar kunnen indien gewenst via de Stamtabellen worden aangepast.

Beschikbaarheid

Hier kan de beschikbaarheid worden ingevoerd op basis van dagen en tijden. De afwezigheid wordt vermeld als een periode met minimaal een startdatum. Ook moet er hierbij een reden voor afwezigheid opgegeven worden, opties hierin zijn Vakantie Ziekte of Anders, deze opties zijn niet te wijzigen. Wel kan er een opmerking aan de afwezigheid worden toegevoegd.

Afbeelding 6 , de tab beschikbaarheid van het vrijwilligersdossier heeft twee onderdelen.

Met afwezigheid wordt rekening gehouden bij het maken van matches, ook wordt de afwezigheid op CRM niveau weergegeven en bij het raadplegen van de vrijwilliger in RegiMatch.

Afbeelding 6.1 , wanneer er iemand afwezig is, wordt dit direct goed zichtbaar weergegeven.

Voorkeuren

Het opgeven van wie, wat en waar voorkeuren (regio, diensten). Op basis van deze instellingen kan een vrijwilliger worden gematcht aan een vrager.

Wie?: Hier wordt een voorkeur aangegeven voor wie de vrijwilliger wil gaan helpen. Opties bij deze voorkeur zijn bijvoorbeeld: ouderen, mensen met een beperking.

Wat?: Bij dit onderdeel wordt aangegeven wat de vrijwilliger wil gaan doen, bijvoorbeeld helpen bij de administratie, wandelen, gastvrouw/gastheer zijn e.d.

Waar?: De regio's die zijn opgegeven voor uw vacaturebank

N.B.: de keuze bij wie, wat, waar worden bepaald door de waarden in de stamtabellen van RegiMatch. Raadpleeg uw applicatiebeheerder voor vragen over dit onderdeel.

Hier wordt tevens getoond of de vrijwilliger toestemming heeft gegeven voor het anoniem inzichtelijk maken van deze gegevens voor de bij uw vacaturebank aangesloten organisaties.

Afbeelding 7: De tab voorkeuren van het vrijwilligersdossier.

Notitie

Hier kan één notitie worden ingevoerd met bijzonderheden over de betreffende vrijwilliger.

Contactmomenten

Overzicht van ingevoerde contactmomenten. Invoer van nieuwe contactmomenten.

Taken

Overzicht van ingevoerde taken. Invoer van nieuwe taken die kunnen worden getoond in een takenwidget op de Portal.