RegiAct - Overzichten Activiteiten

In RegiAct bestaat een groot aantal standaardoverzichten. In dit artikel bespreken we de mogelijkheden van het onderdeel Activiteiten. Dit onderdeel bestaat uit 3 kolommen:

1. Samenvoegen - Personen

2. Overzichten Deelnemers

3. Overzichten Activiteiten

Het gedeelte erboven is het filter. Alle selecties die daar worden gemaakt bepalen wat of wie er uiteindelijk op brieven, in e-mails of op overzichten komt te staan.

Periode is een belangrijk onderdeel als er selecties worden gemaakt waarbij rekening moet worden gehouden met de start- en einddatum van activiteiten en de in- en uitstroomdatums van deelnemers en medewerkers.

Door een vinkje aan de linkerzijde te plaatsen is een selectie te maken op de betreffende variabele. Als er geen vinkje staat, dan worden alle waarden gekozen.

Het eerste vinkje aan de rechterzijde geeft de mogelijkheid om te sorteren op de betreffende waarde. Het tweede vinkje maakt het mogelijk om te groeperen op de betreffende waarde.

Onder de selecties voor seizoen, activiteitsnaam en activiteitscode staan 6 actieve keuzebuttons (nummer 7 is momenteel leeg).

Kenmerken: een selectie op basis van activiteitkenmerken zoals werksoort, leeftijdscategorie, activiteittype e.d. Verder kan er worden geselecteerd op een prestatie-indicator.

Financieel: een selectie op basis van de financiële gegevens van een activiteit. Grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager en kortingen.

Medewerkers: een selectie op basis van de coördinator, uitvoerder, docent, vrijwilliger, stagiaire en prestatievastlegger

Locatie: een selectie op basis van een locatie, ruimte en school

Overig: Een selectie op basis van factuurwijze, activiteit gaat door / gaat niet door, categorie (PSZ, BSO), Brede school

Zorg: Een selectie op basis van een keuze voor intern bewoner (ja, nee, beide)

Samenvoegen Personen

Bij het samenvoegen van personen is te kiezen voor de wisselopties Deelnemers en Medewerkers. Dit bepaalt simpelweg of de gegevens van de samenvoegvelden voor de namen, adressen, communicatiegegevens e.d. worden gevuld met de gegevens van de deelnemers of de medewerkers (docenten, vrijwilligers, uitvoerders etc.) van de activiteit.

Er zijn 5 opties te onderscheiden bij het samenvoegen van personen.

Brieven: Voor het samenvoegen van brieven en e-mails

Lijsten - personen: Voor het aanmaken van een lijst met personen (meestal in een tabel)

Lijsten - personen per activiteit: Voor het aanmaken van een lijst met personen per activiteit (sortering op activiteit)

Lijsten - activiteiten per persoon: Voor het aanmaken van een lijst met activiteiten per persoon (sortering op persoon)

Activiteiten: Voor het aanmaken van een overzicht van activiteitsgegevens (zonder deelnemers)

Als er een selectie is gemaakt in het bovenliggende filter, dan kan met de knop 'Maak correspondentie' verder worden gegaan naar het aanmaken van een document of een e-mail.

Dit opent het scherm Maak overzicht. Hier kan een keuze worden gemaakt voor de geadresseerde. Dit zal bij dergelijke brieven en lijsten standaard op de deelnemers staan.

Bij het afdrukken van facturen in het onderdeel financiën is de standaardinstelling de betaler.

Verder wordt hier aangegeven of er wordt verstuurd naar het huisadres of postadres.

1. Selecteer een sjabloon uit de folder door op het mapicoontje aan de rechterkant te klikken

2. Kies voor aanpassen om het sjabloon te wijzigen

3. Kies voor samenvoegen om op basis van de selectie de brieven aan te maken

Overzichten Deelnemers

Dit onderdeel bevat een reeks overzichten met deelnemersgegevens.

Deelnemerslijst I: Algemene activiteits- en docentgegevens in de header. NAW, geboortedatum, in- en uitstroom van de deelnemers

Deelnemerslijst II: Grotendeels gelijk aan lijst I, maar naam en e-mail van derden in plaats van in- en uitstroom van de deelnemers

Activiteitenlijst deelnemer(s): Per deelnemer een lijst met inschrijvingen op activiteiten (in- en uitstroom, periode, dag, locatie, ruimte)

Presentielijst: Algemene gegevens van de activiteit, docenten en vastleggers. Lijst met deelnemers en bijeenkomsten in de geselecteerde periode. Blokje om presentie in aan te vinken (te printen)

*Presentielijst - opmerkingen: Algemene gegevens van de activiteit, docenten en vastleggers. Lijst met bijeenkomsten en ingevoerde rapportages, opmerkingen en omschrijving van de bijeenkomst

*Prestatielijst: Algemene gegevens van de activiteit, docenten en vastleggers. Een lijst met prestatie-indicator en bijeenkomsten. Weergave van verschil tussen planning en realisatie

*Prestatielijst - totalen: Algemene gegevens van de activiteit, docenten en vastleggers. 1 regel per activiteit per prestatie-indicator met totaal bijeenkomsten, planning, realisatie en verschil

*Prestatielijst - opmerkingen: Algemene gegevens van de activiteit, docenten en vastleggers. Rapportage, opmerking en omschrijving van de bijeenkomst

Medewerkerslijst: Algemene activiteitgegevens. NAW, geboortedatum, telefoonnummer en e-mail van de medewerkers per actviteit

Rooster docenten: Algemene activiteitgegevens. Overzicht van de deelnemers. Totaal aantal leerlingen, lesurentotaal en gegevens klokuurdeler (het aantal deelnemers dat een docent in een uur bedient)

*Deze overzichten bevatten de gegevens die via verslaglegging in RegiAct Online kunnen worden vastgelegd

Onder dit onderdeel is een aantal opties te vinden. Deze kunnen aan- of uitgevinkt worden.

Toon voornamen: Weergave van voornamen uitschakelen

Toon leeftijd: Weergave leeftijd / geboortedatum van deelnemers uitschakelen

Toon alle tel. nrs: Toon alle telefoonnummers van deelnemers/medewerkers. Uit = toon alleen het standaard telefoonnummer

Toon email/tel.: Weergave van telefoonnummer en e-mail van docenten in header uitschakelen

Overzichten Activiteiten

Dit onderdeel bevat een reeks overzichten met activiteitsgegevens.

Basisgegevens: Algemene gegevens per activiteit, o.a. code, omschrijving, startdatum, einddatum, starttijd, eindtijd, locatie, ruimte, docenten

Realisatie - Activiteiten: Algemene gegevens per activiteit. Aantal geplande bijeenkomsten. Aantal deelnemers op basis van inschrijvingen. Realisatie, totaal aantal uren, docent contacturen

*Realisatie - Prestatie: Algemene gegevens per activiteit. Aantal geplande bijeenkomsten. Aantal deelnemers op basis van prestatie-indicatoren. Realisatie, totaal aantal uren, docent contacturen

Realisatie - Beide: Algemene gegevens per activiteit. Aantal geplande bijeenkomsten. Aantal deelnemers op basis van prestatie-indicatoren en inschrijvingen. Realisatie, totaal aantal uren, docent contacturen

Medewerkers: Per activiteit een regel namen van coördinatoren, uitvoerders, docenten, vrijwilligers en prestatie vastleggers

Financieel: Per activiteit een regel met start- en einddatum, activiteitbijdrage, inschrijfgeld, vaste onkosten, BTW perc., totale bedrag, factuurwijze, datum 1e factuur, grootboeknummer, kostenplaats e.d.

Bijeenkomsten: Per activiteit een lijst met basisgegevens en per maand de reeks bijeenkomst (tabelweergave) incl. specificaties en afwijkende tijden

Namenlijst medewerkers: Een lijst van alle soorten medewerkers met naam, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres

-------

Te factureren omzet: Per activiteit een regel met grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager, omzet, BTW, gefactureerd debet, gefactureerd credit, totaal gefactureerd, nog te factureren, betaald totaal, betaald in periode (boekjaar)

Gefactureerde omzet: Per activiteit een regel met grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager, gefactureerd, betaald en openstaand

Facturen: Per activiteit per factuur een regel met factuurnummer, naam deelnemer, datum te factureren, factuurdatum, grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager, gefactureerd, betaald en openstaand

Omzet per activiteit: Per activiteit een regel met aantal deelnemers, factuurwijze, aantal, activiteitbijdrage, inschrijfgeld, onkosten, kortingen, omzet, BTW, gefactureerd, nog te factureren en betaald

Omzet uitgesplitst per deelnemer: Per activiteit per deelnemer een regel met aantal facturen, activiteitbijdrage, inschrijfgeld, onkosten, kortingen, omzet, BTW, gefactureerd, nog te factureren en betaald

Deelnemers zonder omzet (vinkje = deelnemers met 100% korting niet meetellen): Per activiteit per deelnemer een regel met naam deelnemer, status inschrijving, instroom, uitstroom, factuurwijze, bijdrage en korting

Soort kortingen: Per activiteit een lijst met deelnemers met naam deelnemer, soort korting, periode van de korting, kortingbedrag

*Dit overzicht bevat gegevens die via verslaglegging in RegiAct Online kunnen worden vastgelegd

Overzichten opslaan

Standaardoverzichten hebben rechtsboven een reeks icoontjes staan waarmee het overzicht wordt opgeslagen als document in Excel, Word of HTML.

Als ervoor wordt gekozen om een document op te slaan, doe dit dan eerst op de RegiCare (R:) schijf en kopieer het later naar een eigen netwerkschijf.

Open de RegiCare (R:) schijf in een verkenner via https://hosting.regicare.nl, log in met het RegiCare account en kies voor Verkenner.