RegiCare - Het voorkomen en oplossen van dubbele persoonskaarten

Leestijd: ongeveer 2 minuten

In dit artikel bespreken we het voorkomen en oplossen van dubbele personen.

Medewerkers en applicatiebeheerders constateren soms dat er dubbele persoonskaarten bestaan. 
Hoe ga je hier mee om, hoe voeg je de personen samen en hoe voorkom je dat het weer gebeurt.

INHOUDSOPGAVE

• Algemeen
• Voorkomen dubbele persoonskaarten
• Wat doen als er dubbele persoonskaarten zijn
• Dubbele persoonskaarten samenvoegen

Algemeen

Medewerkers en applicatiebeheerders constateren soms dat er in RegiCare dubbele persoonskaarten staan. Dubbele persoonskaarten betekent dat er in RegiCare van één en dezelfde persoon meerdere persoonskaarten zijn. Die persoon heeft in RegiCRM (het relatiebestand) dus meer dan één persoonskaart en geldt voor de tellingen als meerdere personen.

Nadelen van dubbele persoonskaarten:

• medewerkers hebben geen juist totaalbeeld van hun cliënt/klant over alle dienstverlening die er heeft plaatsgevonden
• als een persoon is verhuisd en maar op één persoonskaart wordt de adreswijziging ingevoerd, dan kan er post/een factuur worden verstuurd naar het oude adres
• als een persoon is overleden en maar één persoonskaart wordt gemarkeerd als overleden, dan kan/kunnen er post/facturen worden verstuurd naar de andere personen
• bij grote aantallen geeft het een vertekend beeld in de rapportage

In dit artikel staat beschreven wat medewerkers kunnen doen om dubbele persoonskaarten in RegiCRM te voorkomen, wat zij kunnen doen als er dubbele persoonskaarten in RegiCRM zijn en wat AdSysCo kan doen.

AdSysCo adviseert om werkafspraken mbt dubbele persoonskaarten te maken en kenbaar te maken aan alle medewerkers zodat iedereen kan bijdragen aan het voorkomen en oplossen van dubbele persoonskaarten.

Voorkomen dubbele persoonskaarten

Het aanwezig zijn van dubbele personen kan nooit worden voorkomen. Maar van groot belang is dat medewerkers eerst in RegiCRM zoeken of de persoonsgegevens daar al in staan voordat ze de gegevens invoeren. Er kan gezocht worden op naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en/of emailadres.

In het artikel ‘Persoon zoeken’ staat beschreven hoe er in RegiCRM naar personen gezocht kan worden.

Wat doen als er dubbele persoonskaarten zijn

Alle medewerkers met toegang tot RegiCRM kunnen helpen om dubbele personen te kunnen laten samenvoegen. Dat kan zo:

• Maak de gegevens op de meerdere persoonskaarten van één en dezelfde persoon aan elkaar gelijk
• Verwijder evt. extra tekst in velden Roepnaam, Tussenvoegsel, Achternaam en/of Geboortenaam die aangeven dat de persoonskaart dubbel is (dat bemoeilijkt juist het samenvoegen)
• Als het verplicht is om het veld Geboortedatum in te voeren, maar deze datum is niet bekend, voer dan als fictieve datum 01-01-1902 in. Dan is het duidelijk dat de geboortedatum onjuist is
• Als het verplicht is om het veld Voorletters in te voeren, maar deze is/zijn niet bekend, voer dan als voorletters ZZZ in. Dan is het duidelijk dat de voorletters onjuist zijn

Dubbele persoonskaarten samenvoegen

Nadat gegevens op de meerdere persoonskaarten van één en dezelfde persoon aan elkaar gelijk zijn gemaakt, kan er aan AdSysCo gevraagd worden om deze samen te voegen. De mogelijkheden van deze samenvoegsoftware, RegiSweep, zijn echter beperkt tot persoonskaarten met een eenvoudig koppeling (RegiMaDi). Automatisch samenvoegen kan namelijk alleen maar als bepaalde gegevens maar één keer voorkomen. Daarnaast kan RegiSweep niet automatisch beoordelen welke gegevens behouden moeten blijven en welke verwijderd moeten worden. Daarom is handmatige beoordeling en verwerking van dubbelen nodig, naast dat wat geautomatiseerd kan.

Het is niet mogelijk om voorafgaand aan het samenvoegen in RegiSweep een lijst met dubbele persoonskaarten te genereren ter beoordeling.

Het is mogelijk om na het samenvoegen aan te geven hoeveel persoonskaarten er in totaal zijn samengevoegd, maar niet welke.

Als in RegiSweep de gegevens van alle dubbele persoonskaarten van één en dezelfde persoon zijn samengevoegd, dan is er maar 1 kaart behouden, de overige zijn verwijderd.

Ontdubbelen in RegiMatch

Met betrekking tot ontdubbelen in RegiMatch zijn er 2 relevante artikelen.

1. Het verwijderen van dubbele dossiers van vrijwilligers

2. Dubbele vrijwilligers afmelden