RegiAct Online - Overzichten en exports maken, mailen naar deelnemers

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Wo, 3 Jul om 3:30 PM op Jos Koedam

Leestijd: ongeveer 2 minuten

In dit artikel kun je vinden welke overzichten kunnen worden aangemaakt en welke gegevens deze overzichten zullen bevatten.

INHOUDSOPGAVE

Overzichten in RegiAct Online
De deelnemerslijst
De presentielijst
De rittenkaart
De bellijst
Exporteren naar Excel
Mailen met BCC oplossing

Overzichten in RegiAct Online

Bij het onderdeel overzichten kunnen deelnemerslijsten en presentielijsten worden gemaakt, eventueel op basis van inschrijfdatum en inclusief wachtlijst.

Afbeelding 1: de soorten overzichten van regiAct Online

Bij Plusbusactiviteiten is er de mogelijkheid om de optie voor het uitdraaien van Plusbus rittenkaarten en bellijsten te activeren.

De deelnemerslijst bevat de volgende gegevens:

Algemene gegevens van de activiteit, zoals de code, periode, locatie, aantal deelnemers en medewerkers (met telefoonnummer).
NAW en contactgegevens van de deelnemers, inclusief telefoon en e-mail.
De status van de inschrijving.
De instroom- en uitstroomdatum van de deelnemer.

Het overzicht Deelnemerslijst (incl. groepsboekingen) toont geen adressen van de deelnemers, maar wel eventuele aantekeningen die bij de inschrijving zijn meegegeven. Eventuele werkafspraken hierover moeten intern binnen uw organisatie worden gemaakt. Het overzicht bevat ook alle personen die aan de activiteit zijn gekoppeld, zoals medewerkers en vrijwilligers.

De presentielijst bevat de volgende gegevens:

Algemene gegevens van de activiteit, zoals de code, periode, locatie, aantal deelnemers en medewerkers (met telefoonnummer).
NAW en telefoonnummer van de deelnemers.
Een tabel met bijeenkomsten waarbij met een X de aanwezigheid van de deelnemer wordt aangegeven. Hierbij wordt rekening gehouden met de in- en uitstroomdatum van de deelnemer.

Wanneer er wordt gekozen voor Afdrukken, heeft u de mogelijkheid om de lijst op te slaan als een PDF of direct te openen in een webbrowser, Acrobat Reader, enz. Via de browser of reader kunt u het bestand vervolgens printen.

De PlusBus Rittenkaart kan worden aangemaakt voor Plusbusactiviteiten en heeft 2 opties: Rittenkaart en Bellijst.

De rittenkaart bevat de volgende gegevens:

Algemene gegevens van de activiteit, zoals datum, begintijd, eindtijd, velden voor Begin KM stand en Eind KM stand, ritprijs en chauffeur(s).
Naamkaartjes voor de passagiers met naam, adres, telefoonnummer, mobiliteit, opmerkingen, enz.
Velden voor uitgaven, inkomsten, toegang en overige opmerkingen.

De bellijst wordt aangemaakt op basis van een te selecteren periode en bevat de volgende gegevens:

Geselecteerde periode.
Naamkaartjes met naam, adres, telefoonnummer, activiteitgegevens en opmerkingen.

Er zijn 2 versies van de bellijst beschikbaar: de korte versie (standaard) en de lange versie. In de korte versie worden alleen activiteiten van de geselecteerde periode weergegeven. In de lange versie is tevens een overzicht te vinden van activiteiten waar de passagier aan heeft deelgenomen in het afgelopen half jaar.

Exporteren naar Excel

Het is ook mogelijk om een overzicht te maken en te exporteren via de tegel Activiteiten en via de tegel Overzichten.

Hierbij wordt een csv bestand gegenereerd met daarin alle activiteiten/bijeenkomsten die voldoen aan het filter.

Activiteiten

In het csv bestand zijn de volgende velden opgenomen: Code, Activiteit (omschrijving), Datum, Tijd (tijd voor – tijd na), Locatie, Ruimte en nog 2 lege velden met als titel Beschikbaar (ja/nee) en Functie (indien van toepassing).

Overzichten

Bij overzichten kan een Export NAW worden gemaakt.

Deze export bevat de volgende gegevens van de deelnemers:

Naam
Roepnaam
Voorletters
Tussenvoegsel
Achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Adres
Straat
Nummer
Toevoeging
Postcode
Plaats
Telefoon
Mobiel
Noodnummer
E-mailadres

N.B.: Dit vereist het activeren van een instelling in RegiWeb via AdSysCo en is niet standaard actief.

Neem contact op met de helpdesk of uw accountmanager om dit te activeren.

Mailen met BCC oplossing

Bij het onderdeel Deelnemers/Inschrijvingen- per activiteit op het tabblad Inschrijvingen is de knop Stuur e-mail te vinden.

Afbeelding 2: Een e-mail versturen via een activiteit

De knop genereert een opsomming van e-mailadressen op basis van de getoonde lijst in het overzicht. Vervolgens wordt deze opsomming geopend in de standaard e-mailoplossing, zoals Outlook. De opgehaalde e-mailadressen komen dan automatisch in het BCC (Blind Carbon Copy) veld te staan. Dit betekent dat iedere ontvanger het bericht ontvangt, maar niet kan zien welke andere ontvangers hetzelfde bericht ook hebben ontvangen. Hierdoor wordt de privacy van de ontvangers gewaarborgd.