RegiLocatie full client - Overzichten: contracten

In RegiLocatie bestaat een groot aantal standaardoverzichten. In dit artikel bespreken we de mogelijkheden van de contractoverzichten

Dit onderdeel is op te delen in 5 soorten:

1: Samenvoegen: Brieven en lijsten

2: Overzichten: Locaties

3: Overzichten: Contracten

4: Overzichten: Financieel

5: Overzichten: Dagelijks beheer

Voordat een keuze voor een bepaald overzicht wordt gemaakt moet worden bepaald welke contracten van welke periode, locatie, ruimte, organisatie e.d. worden geselecteerd.

Als er geen vinkje wordt geplaatst aan de linkerzijde, dan worden alle waarden van de betreffende variabele gekozen.

Als er een specifieke selectie moet worden gemaakt, dan moet er eerst een vinkje aan de linkerzijde worden geplaatst. Vervolgens kan er in de dropdown worden gekozen.

In het voorbeeld is een selectie gemaakt op periode, contractnummers 1 t/m 10, soort reservering - extern en de status - definitief.

Dit zou dan een overzicht moeten geven van de reserveringen van externen in de maand januari.

Samenvoegen: Brieven en lijsten

Bij het samenvoegen van brieven en lijsten wordt gewerkt met sjablonen in Microsoft Word. Er wordt een standaardset geleverd.

Het samenvoegen via de optie Brieven - contracten kan worden gebruikt om een huurovereenkomst te versturen.

Het samenvoegen van de optie Brieven - lijsten kan worden gebruikt om overzichten te maken met behulp van sjablonen. In de meeste gevallen zal een tabel worden gebruikt.

Als de selectie in het bovenliggende filter is gemaakt, dan kan er worden gekozen voor de knop in het onderdeel samenvoegen.

Het scherm 'Correspondentie betreffende contracten' komt naar voren en biedt een aantal keuzes.

Document: er kan een nieuw (leeg) document worden aangemaakt om een nieuw sjabloon met samenvoegvelden te creëren.

In de meeste gevallen zal een bestaand document worden gekozen en vervolgens een sjabloon worden gekozen door op het mapicoontje aan de rechterzijde te klikken.

Gegroepeerd of uitgebreid: Bij het samenvoegen kan ervoor worden gekozen om de diensten en faciliteiten gegroepeerd weer te geven of uitgebreid op datum of categorie.

Indien de huurder een uitgebreide specificatie op datum van de bijeenkomst wenst te ontvangen, kies dan voor Uitgebreid: op datum

Indien een splitsing op categorie (soort dienst, soort faciliteit, soort horeca) wenselijk is, kies dan voor Uitgebreid: op categorie

Aanpassen of samenvoegen: Na een sjabloon te hebben gekozen via het mapicoontje moet er een keuze worden gemaakt voor aanpassen (een bestaand sjabloon aanpassen) of samenvoegen (een document aanmaken op basis van het geselecteerde sjabloon).

Status: Bij status wordt aangegeven of het document (contract) als verzonden moet worden beschouwd. Dit dient gebruikt te worden bij het onderdeel Bevestiging in het scherm Reservering. Bij dit onderdeel is de status niet relevant.

Overzichten: Locaties

Er zijn 4 overzichten beschikbaar in dit onderdeel.

Locatie: Een overzicht van de locaties met adresgegevens, telefoonnummer, grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager, projectcode, opmerking en een onderdeel medewerker aanwezig (ma - zo)

Ruimte: Een overzicht van de ruimtes per locatie. Bevat verhuurtype (intern/extern), type ruimte, gebruik ruimte, oppervlakte, capaciteit, tafels, stoelen, voorzieningen, tarieven en overige specificaties

Openstelling: Aantal uren openstelling per locatie

Bezetting (vinkje aan = toon ook bezetting door activiteiten uit RegiAct, soort reservering mag niet zijn aangevinkt): Bezetting per locatie per ruimte met verhuur uren, activiteiten uren, uren totaal, openstelling gebouw en een bezettingspercentage

Overzichten: Contracten

Er zijn 4 overzichten beschikbaar in dit onderdeel

Operationeel: Per contract een overzicht met contractdatum, naam huurder, omschrijving, startdatum, einddatum, aantal bijeenkomsten, totaal en gemiddeld aantal personen, locatie, soort reservering, contract definitief, contract verstuurd, contract ontvangen en opmerkingen

Financieel: Per contract een overzicht met naam huurder, bedragen voor totaal verhuur, overige diensten, faciliteiten, horeca, korting, omzet, te factureren, gefactureerd en nog te factureren. Optelling totalen van alle contracten onder het overzicht

Diensten: Per contract per bijeenkomst een overzicht van de diensten met locatie, ruimte, naam huurder, datum bijeenkomst, dienst, aantal, tarief, bedrag, soort tarief, status reservering (definitief)

Faciliteiten: Opbouw gelijk aan diensten, maar dan voor de faciliteiten

Overzichten: Financieel

Er zijn 7 overzichten beschikbaar in dit onderdeel

Omzet per periode: een overzicht met totaal verhuur, overige diensten, faciliteiten, horeca, korting, omzet, BTW, te factureren, gefactureerd, nog te factureren. Optelling totalen van alle contracten onder het overzicht

Facturen periode: per bijeenkomst een factuurregel met factuurnummer, factuurdatum, datum bijeenkomst, naam huurder, bedragen voor verhuur, overige diensten, faciliteiten, horeca, korting, BTW, gefactureerd totaal, betaald totaal, openstaand. Optelling totalen van alle contracten onder het overzicht

-------------------------------------------

1. Omzet - Verhuur: Per dienst-reservering een overzicht van soort reservering (intern/extern), contract, bedragen voor totaal, korting, omzet, BTW, te factureren, gefactureerd, nog te factureren. Optelling totalen onder het overzicht
2. Omzet - Diensten: Gelijk aan omzet - verhuur maar dan voor de overige diensten
3. Omzet - Faciliteiten: Gelijk aan omzet - verhuur maar dan voor faciliteiten
4. Omzet - Horeca: Gelijk aan omzet - verhuur maar dan voor horeca
5. Omzet - Extra facturen: Gelijk aan omzet - verhuur maar dan voor de extra facturen

Door Per contract aan te vinken worden de 5 omzetoverzichten onder de stippellijn per contract uitgesplitst indien mogelijk

Overzichten: Dagelijks beheer

Er zijn 6 overzichten beschikbaar in dit onderdeel.

Bezetting (vinkje aan = inclusief lege ruimtes): Per dag een overzicht van de bezetting door activiteiten en reserveringen ingedeeld in ochtend, middag en avond

Bezetting compact (vinkje aan = inclusief lege ruimtes): Gelijk aan bezetting maar zonder opmerkingen e.d.

Toelichting sorteringen

Sort. 1: locatie, datum, tijd, ruimte

Sort. 2: locatie, datum, ruimte, tijd

Sort. 3: locatie, ruimte, datum, tijd

Diensten: Per bijeenkomst een overzicht van contractnummer, tijden, locatie, ruimte, naam huurder, omschrijving, dienst, aantal en opmerking

Faciliteiten: gelijk aan diensten, maar dan voor alle faciliteiten

Verhuur: Per datum een overzicht van contractnummer, naam huurder, locatie, ruimte, dag, starttijd, eindtijd, uren en status. Optelling totaal aantal uren onder het overzicht

Activiteiten: Per activiteit per bijeenkomst een overzicht van naam activiteit, locatie, ruimte, datum bijeenkomst, starttijd, eindtijd, aantal uren, status. Optelling totaal aantal uren onder het overzicht

Overzichten opslaan

Standaardoverzichten hebben rechtsboven een reeks icoontjes staan waarmee je het overzicht kunt opslaan als document in Excel, Word of HTML.

Als ervoor wordt gekozen om een document op te slaan, doe dit dan eerst op de RegiCare (R:) schijf en kopieer het later naar een eigen netwerkschijf.

Het direct opslaan van bestanden op de eigen netwerkschijf kan namelijk een zeer traag proces zijn. 

Je kunt de RegiCare (R:) schijf openen in een verkenner via https://hosting.regicare.nl, log in met het RegiCare account en kies voor Verkenner.