RegiCRM - Het verwijderen of deactiveren van personen, medewerkers, organisaties en groepen

Verwijderen en deactiveren

Het verwijderen van personen, organisaties en groepen kan worden geactiveerd voor RegiCRM Online.

Standaard staat dit uit en zijn dergelijke rechten voorbehouden aan de applicatiebeheerder(s) die werken met de full clients.

Medewerkers van organisaties kunnen wel worden verwijderd.

In de full clients kunnen personen en organisaties alleen worden verwijderd door gebruikers met rechtenniveau applicatiebeheerder en hoger.

Medewerkers van een organisatie en groepen kunnen worden verwijderd door gebruikers en beheerders.

Het verwijderen houdt in dat de betreffende entiteit niet langer kan worden gevonden in RegiCRM Online.

Koppelingen aan casussen, dossiers in RegiMatch, tickets in RegiLoket, inschrijvingen in RegiAct, reserveringen in RegiAccommodatie e.d. blijven allemaal bestaan.

Deze zouden dan ook eerst afgehandeld moeten worden alvorens er wordt verwijderd.

Indien een persoon een account heeft, dan wordt bij het verwijderen dit account tevens verwijderd.

Dit maakt dat verwijderen een ingrijpende handeling kan zijn. In de meeste gevallen is het beter om te kiezen voor deactiveren via de full client.

Verwijderen van een persoon in de full client. Zoek de persoon op en klik linksonder op het rode minnetje (zie onderstaande afbeelding).

Deactiveren is een optie die bestaat in de full clients en dit werkt voor personen.

Ook hier geldt dat alleen applicatiebeheerders dit kunnen uitvoeren.

Deactiveren/uit dienst melden van een medewerker is een optie in CRM van de full clients.

Een persoon deactiveren kan via de knop 'Beheer'. Dit is het tandwielicoontje naast de geboortedatum.

Bij een persoon die als overleden wordt aangemerkt worden accountgegevens gewist.

Qua werking in de applicaties lijkt deactiveren op verwijderen.

De persoon kan niet meer gevonden via Personen in RegiCRM Online of andere velden waarin wordt gezocht naar personen, maar koppelingen aan casussen, dossiers, tickets, activiteiten en reserveringen blijven bestaan.

Het account van een persoon wordt niet verwijderd bij het deactiveren van een persoon. Daarnaast kan een persoon weer worden geactiveerd via de knop 'Persoon activeren'.

Het is in RegiCRM mogelijk om te zoeken naar gedeactiveerde personen via CRM - Personen - Zoeken. Op de tab 'Kenmerken & Status' moet dan de keuzebutton bij 'Status' op 'Inactief' worden gezet.

Raadpleeg bij twijfel altijd een applicatiebeheerder of neem contact op met de helpdesk van AdSysCo.

Personen

Aangezien er bij een persoon 2 opties zijn wat betreft het niet langer zichtbaar/vindbaar maken van de persoon moet er worden gekozen.

Verwijderen: Als zeker is dat de persoon niet langer vindbaar moet/mag zijn in het systeem dan is verwijderen de juiste optie.

Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij dubbele invoer waarbij één van de personen kan worden verwijderd. Of bij het specifieke verzoek van een persoon om te worden verwijderd uit het systeem.

Bij het verwijderen van een persoon wordt een eventueel account gewist.

Deactiveren: Als de persoon mogelijk weer vindbaar moet zijn in het systeem en bij twijfel is het altijd beter om te deactiveren, omdat er dan een mogelijkheid bestaat om de persoon weer te activeren.

Bij het deactiveren van een persoon wordt een eventueel account uitgeschakeld, maar niet gewist.

Afsluiten lopende zaken

Eerder werd al aangegeven dat alvorens een persoon wordt verwijderd of gedeactiveerd eerst alle lopende zaken afgehandeld moeten worden.

In het persoonscherm in RegiCRM Online staat de nodige informatie over deze lopende zaken. 

Op de tab Dienstverlening zijn de bestaande koppelingen zichtbaar waar je als medewerker toegang toe hebt.

Dit kan betrekking hebben op: RegiAccommodatie, RegiAct Online, RegiLoket, RegiMaDi Online en RegiMatch Online.

Controleer altijd eerst deze tab en kijk hierbij goed naar de kolom status.

Voorbeeld: de persoon is actief in werksoorten in RegiMatch Online. Ga naar RegiMatch Online en sluit daar het dossier af indien mogelijk of informeer een collega die dit moet doen.

In de full clients kan via het onderdeel CRM de persoon worden opgezocht. Hier ontbreekt een uitgebreid overzicht zoals de tab Dienstverlening in RegiCRM Online.

Het is echter nog steeds mogelijk om veel koppelingen te zien op het eerste scherm 'Naam'.

De icoontjes onder het huis- en postadres geven namelijk een aantal koppelingen aan.

De uilicoontjes geven aan wat er is gekoppeld als de cursor op het icoontje wordt geplaatst.

De andere reeks icoontjes kan worden aangeklikt.

Van links naar rechts:

• De persoon heeft een account
• De persoon heeft een foto
• De persoon is gekoppeld aan organisatie

Van links naar rechts:

• Koppelingen aan activiteiten
• Koppelingen aan organisaties
• Koppelingen aan groepen
• Koppelingen aan applicaties
• Foto
• Beheer van beperkingen

Een tweede controle die uitgevoerd kan worden is het bekijken van de kenmerken (let op: sommige kenmerken zijn alleen zichtbaar in de specifieke applicatie, bijvoorbeeld RegiMaDi kenmerken die alleen zichtbaar zijn in RegiMaDi).

Mocht een persoonscherm worden geopend en bij geselecteerde kenmerken staan veel kenmerken, dan is het zeer waarschijnlijk dat er veel koppelingen bestaan.

Bij de full clients zou er minstens een controle moeten uitgevoerd in de applicaties die staan benoemd bij de kenmerken.

Ons advies is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de tab Dienstverlening in RegiCRM Online.

Laat dit bij voorkeur uitvoeren door een medewerker met het rechtenniveau applicatiebeheerder en toegang tot alle webapplicaties.

Medewerkers

Medewerkers bij een organisatie kunnen worden verwijderd in RegiCRM Online.

In CRM van de full client kan een medewerker ook worden verwijderd of worden gedeactiveerd.

De bovenste is het icoontje om de geselecteerde medewerker te verwijderen of te deactiveren. De onderste is het verwijderen van de organisatie.

Organisaties

Net als bij personen is het een specifieke instellingen voor RegiCRM Online om organisaties te kunnen verwijderen. Standaard staat dit uit en is het dus niet mogelijk om een organisatie te verwijderen in RegiCRM Online.

In het onderdeel CRM van de full clients vraagt het, zoals eerder vermeld, minimaal rechtenniveau applicatiebeheerder om een organisatie te kunnen verwijderen.

Het verwijderen van een organisatie is een ingrijpende handeling die een grondige controle vereist voordat dit uitgevoerd gaat worden.

Controleer altijd of er medewerkers zijn gekoppeld aan de organisatie en besef goed dat medewerkers elders in de applicaties koppelingen kunnen hebben aan casussen en dossiers.

Controleer ook of de organisatie is gekoppeld aan een groep.

Controleer tenslotte de tab kenmerken. Kenmerken kunnen een beeld geven van de mogelijke koppelingen van een organisatie en haar medewerkers.

Als er per ongeluk een organisatie wordt verwijderd met koppelingen van de organisatie en/of haar medewerkers in dossiers en casussen, neem dan contact op met de helpdesk.

In de meeste gevallen is het mogelijk om de organisatie te herstellen en daarmee de bestaande koppelingen.

Deze worden namelijk niet verwijderd op het moment dat de organisatie wordt verwijderd (het kan wel zo zijn dat ze niet langer zichtbaar zijn in de casussen en dossiers).

Groepen

Het verwijderen van een groep kan worden ingesteld voor RegiCRM Online. Standaard staat dit uit en kunnen groepen dus niet worden verwijderd.

Een groep kan bestaan uit personen, organisaties en medewerkers van organisaties.

Groepsleden kunnen worden verwijderd en hiermee wordt de koppeling bij de betreffende groep verwijderd.

Bij het verwijderen van de groep is de groep niet langer te vinden in CRM.

Als er per ongeluk een groep wordt verwijderd, neem dan contact op met de helpdesk.

In de meeste gevallen is het mogelijk om de groep te herstellen en daarmee de gekoppelde groepsleden weer zichtbaar te krijgen.