RegiMaDi full client - Correspondentie

Ga naar: https://hosting.regicare.nl en log in met gebruikersnaam en wachtwoord

Start RegiMaDi full cliënt op. (1 x klikken)

1. Ga naar Casus - Zoeken - Geavanceerd

Dit zoekscherm geeft de meeste zoekopties.

Binnen dit overzicht kunnen extra filters worden toegepast voor de gewenste correspondentie. Denk hierbij aan werksoort, consulent, locatie etc. 

Linksonder is te specificeren welke casussoorten (ook korte contacten) in de selectie worden gebruikt.

Met de 3 icoontjes linksonder is een overzicht af te drukken, het samenvoegen te starten of het resultaat te kopiëren naar het klembord.

2. Klik vervolgens op Zoeken. Het overzicht komt naar voren in de tab Resultaat.

3. Linksonder staat de optie Samenvoegen:

Samenvoegsets

Klik in het scherm Samenvoegen op Samenvoegsets

Bij een persoon in CRM worden op de tab Communicatie verschillende zaken vastgelegd, waaronder de communicatievoorkeuren (e-mail, post, geen voorkeur) en de mogelijkheden onder Aangemeld voor (reclame, algemene mailings en nieuwsbrieven, systeemberichten). 

Geef bij het doen van correspondentie aan om welke Soort correspondentie het gaat. Hier bestaan de volgende opties:

• Correspondentie
• Reclame
• Financieel
• Algemene mailing
• Nieuwsbrief

Geef aan wat er moet gebeuren voor personen die geen communicatievoorkeur hebben aangeven. Stuur een E-mail of een brief.

Geef vervolgens aan wat er moet gebeuren voor personen van wie adres en e-mail onbekend zijn. Overslaan of toevoegen aan de set 'brief'.

Als alle keuzes zijn gemaakt, klik dan op Aanmaken. De samenvoegsets worden nu aangemaakt en de brieven en/of e-mails kunnen worden aangemaakt.

Correspondentie per brief

• Voor een bestaand document, klik op Gebruik sjabloon. De map met bestaande sjablonen wordt geopend met het mapicoontje. Selecteer het juiste bestand en klik vervolgens op Aanpassen (voor bewerken sjabloon) of Samenvoegen (ophalen bestaand sjabloon zonder aanpassingen).
• Voor een nieuw document, klik op Aanmaken. Word wordt geopend en vanuit hier zijn allerlei sjablonen en documenten op te maken met de bijbehorende samenvoegvelden. Wanneer het document vaker gebruikt moet worden, sla deze op als Word-sjabloon in de juiste map.

Correspondentie per e-mail

• Klik aan Nieuwe email en vervolgens op E-mailen.

Binnen dit scherm is de e-mail op te stellen, te testen en te versturen.

Testen houdt in dat de e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres van de ingelogde gebruiker.

Aan: hier worden alle personen voor de correspondentie weergegeven, mogelijkheid voor het toevoegen en verwijderen van personen. E-mails worden één voor één verzonden. De ontvangers krijgen nooit de e-mailadressen van anderen te zien.

Als een BCC is opgegeven ontvangt deze een e-mail voor iedere mail die wordt verstuurd!!!

Als één kopie van de e-mail moet worden ontvangen, kies dan voor 'Kopie naar eigen e-mailadres versturen' op het tabblad Opties.

Van: dit is het adres van de afzender. Hier zijn verschillende e-mailadressen te kiezen, bestaande uit: het algemene e-mailadres dat kan worden ingesteld in RegiCRM en alle e-mailadressen op de persoonskaart van de ingelogde gebruiker. 

Na het toevoegen van meer e-mailadressen bij de persoonskaart van de ingelogde gebruiker dient opnieuw ingelogd te worden.

Onderwerp: Verplicht veld. Vul altijd een onderwerp in.

Bijlagen: voeg hier een bestand toe om als bijlage bij de e-mail te versturen.

Plaats dit bestand eerst in de RegiCare folder, bijvoorbeeld in de documentenfolder van RegiCRM op de R schijf.

De R schijf is te bereiken via https://hosting.regicare.nl. Kies voor de Verkenner.

Tips en opmerkingen

Zoeken op basis van woonplaats:

Kies bij Casus - Zoeken - Geavanceerd op tabblad Kader II voor de filters op plaats, gemeente e.d., 

Kies in het adresveld voor 'Huis- en locatieadres' als er specifiek wordt gezocht op basis van de woonplaats / gemeente / wijk / buurt.

Er kan namelijk een afwijkende plaats / gemeente bij het postadres zijn ingevoerd.

Zelf een sjabloon maken:

Kies via het samenvoegscherm voor 'Nieuw document' en vervolgens 'Aanmaken'.

Via de tab Verzendlijsten in Word zijn de samenvoegvelden in te voegen.

P_ velden zijn persoonsgerelateerd. C_ velden zijn casusgerelateerd. O_ velden zijn organisatiegerelateerd.

Een lijst maken kan door in een Word document te kiezen voor Afdrukstand - Liggend op de tab Indeling.

Via de tab Invoegen kan een tabel worden aangemaakt.

Vergeet niet om een 'Volgende record' functie toe te voegen voor het samenvoegveld in de eerste cel van rij twee.

Als dit niet wordt gedaan, dan herhalen in de gehele tabel de gegevens van één persoon.

Sla een sjabloon op in de datafolder van de juiste applicatie op de RegiCare (R:) schijf.

Als het sjabloon niet is terug te vinden in de map, dan heeft dit te maken met het opslaan als docx of dotx document.

Er kan worden gewisseld tussen deze twee m.b.v. de selecties die boven de knoppen Openen en Annuleren (zie onderstaande afbeelding).