Leestijd: 90 minuten Wat leer ik in dit artikel? Alles over de vrijwilligers vacaturebank!
INHOUDSOPGAVE
- De basis
- Vrijwilligersbeheer
- Een vrijwilliger matchen
- Een vrijwilliger afmelden
- Externe organisaties beheren
- Vacaturebeheer
- E-mail en notificaties
- Overzichten en correspondentie
- RegiPortal
- Delen van vacatures via RSS of JSON (SOAP API)
- FAQ
De basis
Als coördinator vrijwilligers(werk) bent u waarschijnlijk de eigenaar van de vrijwilligers vacaturebank. De vrijwilligers vacaturebank in RegiCare is grotendeels via onze online module “RegiMatch Online” te beheren en kan verreikt worden met extra functionaliteit uit andere modules. Hierbij kunt u denken aan activiteiten waarop vrijwilligers kunnen inschrijven (met RegiAct) of aan het plaatsen van artikelen en succes-stories (met RegiPortal).
Ook zijn er diverse online mogelijkheden voor vrijwilligers en voor medewerkers van externe organisaties. Deze zijn opgenomen in de module “het Extranet”.
In dit artikel hebben wij voor de modules RegiMatch Online/ RegiExtranet en RegiPortal alle instructies gebundeld.
Het product RegiCare bestaat uit verschillende modules met ieder zijn eigen specialiteit. Er zijn binnen RegiCare onder andere modules voor tijdschrijven / de activiteiten administratie / registratie van cliënt dossiers en we ondersteunen diverse vormen van vrijwilligerswerk (maatjes / vervoer / vrijwilligers centrales).
Kijk op https://adsysco.nl/onze-oplossingen/ om meer over onze specifieke oplossingen te weten te komen.
Bij uw organisatie is er gekozen de modules RegiMatch Online en Extranet in combinatie met “de Vacaturebank” te gaan gebruiken.
Dit betekent dat we de hele vacaturebank op één gaan plek organiseren. Dit biedt de volgende voordelen:
Centralisatie van: de vrijwilligers die in contact zijn met de vacaturebank, inzet en communicatie richting vrijwilligers.
Centralisatie van: de medewerkers van externe organisaties die vacatures plaatsen en op zoek zijn naar vrijwilligers.
Een web-based omgeving voor de eigen professionals, waarmee zowel de professionals als de vrijwilligers op diverse manieren ondersteuning kunnen krijgen.
Een interactieve portal (RegiExtranet) voor de vrijwilligers en voor de medewerkers van externe organisaties, te bereiken via https://#KlantExtranetURL
Vrijwilligersbeheer
In dit onderdeel wordt het aanmaken en onderhouden van vrijwilligers gegevens behandeld.
Let op: Vrijwilligers kunnen zichzelf via de vacaturbank website aanmelden. Wanneer dit reeds gedaan is dan komen de gegevens van deze vrijwilligers automatisch in RegiCare terecht.
Indien vrijwilligers alleen een contact formulier hebben ingevuld of indien er eenn face-to-face aanmelding heeft plaats gevonden dan moet de vrijwilliger handmatig ingevoerd worden.
De aanmelding goedkeuren
Door het inzetten van een vacaturebank website is het mogelijk dat een vrijwilliger zichzelf online aanmeldt. Het enige dat mogelijk nog gedaan moet worden is bekijken of de aanmelding correct is en deze goedkeuren.
Deze functie kan alleen gebruikt worden wanneer de instelling “Routering aanmelden aanbieder” is ingeschakeld op “via steunpunt”.
Zelf een vrijwilliger aanmaken
Om een nieuwe vrijwilliger aan te maken kan in RegiWeb de module RegiMatch Online worden geopend. Kies wanneer er meerdere tegels beschikbaar zijn de juiste tegel “Vacaturebank” zie ook Afbeelding 1.0 hieronder.
Afbeelding 1.0, de tegel vacaturebank kan binnen RegiMatch naast andere werksoorten (zoals ANWB Automaatje) bestaan.
Klik nu eerst de tegel met daarop “Vrijwilliger” aan en zoek of de naam van de vrijwilliger niet al bekend is binnen RegiCare, zie het voorbeeld in afbeelding 1.1 hieronder.
Afbeelding 1.1, het zoeken voorkomt dat personen dubbel in RegiCare worden opgenomen, aan de kleur is te zien of een persoon al actief is.
Als de persoon nog niet bekend is, dan is dit te herkennen doordat de tekst “Geen resultaten” weergegeven wordt. Kies in dit geval voor de optie “Vrijwilliger Toevoegen” rechts bovenin de pagina.
De gegevens van de vrijwilliger kunnen nu worden ingevoerd. Kies na het invoeren voor “opslaan”. De vrijwilliger kan nu direct gematcht worden met een vacature, of de vrijwilliger kan een inlogaccount krijgen zodat de vrijwilliger zelf aan de slag kan met het zoeken naar een passende vacature.
Koppel de vrijwilliger aan de distributiegroep
Om de zojuist aangemaakte vrijwilliger op het Extranet van het laatste (interne/ageschermde) vrijwilligersnieuws te kunnen voorzien dient de vrijwilliger opgenomen te worden in de distributiegroep “Extranet – Vrijwilligers” of een andere distributiegroep uit RegiCRM Online die hiervoor aangemaakt is. Voor vrijwilligers die zichzelf online aanmelden op het Extranet is dit niet nodig! Bij deze vrijwilligers wordt deze distributiegroep automatisch gekoppeld.
Ga in RegiCRM Online naar de tegel groepen en zoek de betreffende distributiegroep, open de groep en voeg de betreffende vrijwilliger toe als lid aan de groep. Raadpleeg eventueel dit artikel voor meer informatie over groepen.
Afbeelding 1.2, met de knop "Groepslid toevoegen" kan een vrijwilliger worden toegevoegd.
Voorzie de vrijwilliger van login gegevens
Nu de vrijwilliger is aangemaakt en gekoppeld aan een distributiegroep mag de vrijwilliger gaan inloggen op de vacaturebank website. Hiervoor is er natuurlijk een account nodig, het account kan aangemaakt worden in de "Vacaturebank tegel" in RegiMatch.
Zoek de vrijwilliger opnieuw op in de vacaturebank (zie uitleg “Een vrijwilliger aanmaken” hierboven). Er is in het midden van deze pagina een button “Account aanmaken” zichtbaar, zie de button met de tekst "Account aanmaken" rechts onderin afbeelding 1.3 hieronder.
Afbeelding 1.3, vrijwilligers die handmatig worden opgenomen in RegiCare kunnen ook een account krijgen.
Een account is alleen aan te maken wanneer de betreffende vrijwilliger een e-mailadres heeft (deze wordt gebruikt als loginnaam).
In het pop-up scherm “Account aanmaken” moeten vervolgens drie handelingen worden uitgevoerd om een wachtwoord voor dit account te generen, zie ook afbeelding 1.4 hieronder.
- Genereer een wachtwoord door op het sleuteltje te klikken.
- Kopieer het wachtwoord naar het klembord door op het icoontje bij “2” te klikken.
- Het wachtwoord is nu te plakken in bijvoorbeeld een e-mail die naar de vrijwilliger wordt verstuurd, wij adviseren het wachtwoord op een alternatieve manier (via sms en/of whatsapp toe te sturen).
Afbeelding 1.4, het aanmaken van een account kan alleen op basis van een e-mail adres.
Het vrijwilligersdossier in/aanvullen
Wat de gewenste invulling van het dossier is wordt voor het in gebruik nemen van RegiCare met de consultant van AdSysCo afgestemd. Vrijwilligers kunnen zelf op het portaal het dossier beheren en / of aanvullen. Afhankelijk van de instellingen kan de vrijwilliger direct of na controle door het servicepunt zijn profiel beheren en / of reageren op vacatures.
Raadpleeg hiervoor het document werkafspraken dat binnen iedere organisatie beschikbaar moet zijn.
Een vrijwilliger matchen
Het koppelen van een vrijwilliger aan een openstaande vacature noemen we matchen. Matches kunnen door het servicepunt handmatig geregistreerd worden, maar in de meest gebruikte variant verloopt dit proces via het Extranet (dus) automatisch. Om als Servicepunt een toegevoegde waarde in dit proces te behouden is het mogelijk om de “Routering” op “Via steunpunt” in te stellen.
Een reactie goedkeuren
Vrijwilligers die zijn ingelogd op de vacaturebank website kunnen zelf reageren op een vacature. Wanneer er een vrijwilliger op een vacature reageert, dan ontvangt de organisatie hier direct per e-mail een notificatie over. Via de vacaturebank website kan de medewerker van de externe organisatie nu zelf de reactie van de vrijwilliger bekijken en de match “succesvol” maken door deze te accepteren. Afwijzen is hier natuurlijk ook mogelijk!
Het is ook mogelijk om de reactie van de vrijwilliger eerst nog zelf in te kijken en “goed te keuren” voordat deze naar de externe organisatie doorgestuurd wordt. Deze functie kan alleen gebruikt worden wanneer de “Routering inschrijving” is ingeschakeld op “Via steunpunt”.
Een overzicht van welke reacties er goedgekeurd moeten worden kan ingezien worden via het tegel "Matches overzicht" . Het filter in dit overzicht dient ingesteld te worden op “Status - Ingeschreven”, zie ook afbeelding 2.0 hieronder.
Afbeelding 2.0, alleen wanneer de instelling "routering - via steunpunt" is ingeschakeld kunnen reacties beoordeeld worden.
Klik nu in het overzicht met matches de match met de Status “gereageerd” aan en kies vervolgens voor “Beheren inschrijving”. In het scherm dat nu naar voren komt kan de “Status” worden gewijzigd naar “Reactie geaccepteerd”. Na het aanpassen van deze “Status” opent het scherm waarmee de notificatie van de reactie naar de vrijwilliger en de organisatie kan worden verstuurd.
De medewerker van de externe organisatie moet deze reactie hierna nog wel accepteren of afwijzen!
Handmatig matchen
Het handmatig aanmaken van een match kan door de vrijwilliger op te zoeken via de tegel “Vrijwilliger”. Na het aanklikken van de juiste persoon kan via het tabblad “Matches” (zie de afbeelding hieronder) worden gezocht naar een vacature die geschikt is voor deze vrijwilliger.
Afbeelding 2.1, rechts in het scherm "Beheer vrijwilliger" kan via de button "Vacature zoeken" een passende vacature opgezocht worden.
De zoekactie wordt gestart zodra op de button “Vacature zoeken” is geklikt. In het scherm dat zich na het aanklikken van de button (zie onderstaande afbeelding) opent worden onderin het scherm passende vacatures voorgesteld.
Afbeelding 2.2, wanneer er in het profiel voorkeur voor een dienst, categorie of regio is ingevoerd wordt hier automatisch op gezocht.
De beschikbare vacatures worden op basis van een door RegiCare vastgestelde “Score” aflopend gesorteerd. Deze score wordt bepaald op basis van overeenstemming van “dienst / sector / gebied” uit de vacature en de voorkeuren die de vrijwilliger in zijn of haar profiel heeft opgegeven.
Na het aanklikken van een vacature is de vrijwilliger direct in te schrijven door de button “Vacature inschrijven” rechtsonder de vacature eigenschappen aan te klikken.
Afbeelding 2.3, het meest rechter icoon in de regel staat voor "Vacature inschrijven".
Geef in het scherm dat na het aanklikken van "Vacature inschrijven" geopend wordt in ieder geval de startdatum van de werkzaamheden in, kies vervolgens voor “Opslaan”.
Let op: de status van de match is nu “ingeschreven”, de coördinator vrijwilligerswerk kan de inschrijving accepteren. Afhankelijk van instellingen kan dit aan de medewerker van de externe organisatie over worden gelaten.
Een uitnodigingen versturen
Het is ook mogelijk om uitnodigingen te laten versturen door medewerkers van externe organisaties. Hiervoor moet deze functie op het vrijwilligers portaal zijn ingeschakeld en moet in de RegiMatch full client de onderstaande instellingen "Toon overzicht van aanbieders / vrijwilligers"
Afbeelding 2.4, hier wordt de online instelling voor het tonen van beschikbare vrijwilligers ingeschakeld.
Een vrijwilliger afmelden
Wanneer een vrijwilliger stopt met haar werkzaamheden kan er worden afgemeld via het Extranet. Ook kan een vrijwilliger handmatig vanuit RegiMatch Online afgemeld worden.
Dit kan door de vrijwilliger op te zoeken via de tegel “Vrijwilligers” en vervolgens te kiezen voor de button “Vrijwilliger afmelden”.
Afbeelding 3.0, aan de rechterkant van het vrijwilligers dossier onder de naw+ gegevens is de knop terug te vinden.
Bij het afmelden is de datum dat de vrijwilliger stopt en de “Reden afmelding” op te geven.
Externe organisaties beheren
Het Extranet maakt het mogelijk om medewerkers van externe organisaties zelf hun vacatures te laten plaatsen en zelf op zoek te gaan naar beschikbare vrijwilligers.
Het beheer van het aantal en welke organisaties met bijbehorende medewerkers dit mogen doen ligt bij de coördinator. Nieuwe organisaties toevoegen of nieuwe medewerkers van login gegevens voorzien is zeer eenvoudig, hieronder is te lezen hoe dit in zijn werk gaat.
Een organisatie aanmaken
Een nieuwe organisatie toevoegen verloopt via de tegel Vacaturebank.
Nadat er is gezocht of de organisatie al bestaat, kan rechtsboven de button “Organisatie Toevoegen” worden gebruikt.
Afbeelding 4.0, om te voorkomen dat er dubbele organisaties in RegiCare terecht komen wordt deze melding bij het toevoegen weergegeven.
In het scherm "Organisatie toevoegen" kunnen alle benodigde gegevens van de betreffende organisatie ingevoerd worden, de naam van de organisatie en het bezoekadres zijn verplicht. Vrijwilligers willen immers wel weten op welke locatie het vrijwilligerswerk uitgevoerd dient te worden.
Afbeelding 4.1, dit zijn de algemene gegevens voor het toevoegen van een nieuwe organisatie
De opties "sector" en "soort" kunnen ingevuld worden door een keuze te maken uit de beschikbare opties, voor het aanpassen van deze opties is toegang tot de stamtabellen van RegiMatch benodigd. Neem hiervoor contact op met de applicatiebeheerder.
Een medewerker toevoegen
Wanneer de organisatie is toegevoegd, dan kunnen via het scherm “Beheer organisatie” direct de belangrijkste gegevens van de organisatie worden bekeken. Om een medewerker te kunnen voorzien van login gegevens moet de medewerker eerst via het tabblad “Medewerkers” (zie onderstaande afbeelding) toegevoegd worden.
Afbeelding 4.2, het tabblad Medewerkers is direct beschikbaar na het toevoegen van de organisatie.
Vanaf het tabblad “Medewerkers” kan door middel van de button “Medewerker Toevoegen” (zie onderstaande afbeelding) een nieuwe Medewerker aan de organisatie worden toegevoegd.
Afbeelding 4.3, ook de button "Medewerker toevoegen" bevindt zich aan de rechterkant van de pagina.
Zoek ook bij het toevoegen van een medewerker eerst of deze niet al in het systeem bestaat! Dit kan via de optie linksboven in het scherm dat nu geopend is.
Afbeelding 4.4, om reeds bestaande personen te zoeken moet het type waarop gezocht wordt gewisseld worden.
Bij het aanmaken van een account is altijd een e-mailadres benodigd! Het aanmaken van het account wordt toegelicht in één van de volgende paragrafen.
Een medewerker aanpassen of verwijderen
Het kan bij medewerkers van externe organisaties zo zijn dat ze uit dienst gaan of vervangen worden door nieuwe collega’s. Aan de rechterkant van het scherm 'Medewerkers' staat een aantal (max. 4) verschillende icoontjes.
Het aanpassen van een bestaande medewerker verloopt via het eerste icoon “medewerker bewerken” (zie onderstaande afbeelding).
Afbeelding 4.5, het eerste icoon op de bovenste regel staat voor medewerker bewerken.
Binnen het scherm dat wordt geopend kunnen o.a. persoonsgegevens, locatie / afdeling, zakelijke e-mail en telefoonnummers worden gewijzigd. De aanpassingen die hier worden doorgevoerd zijn o.a. in RegiCRM Online terug te zien. Een functie die mogelijk vragen oproept is het veld 'Status' rechtsonder in dit scherm (zie onderstaande afbeelding).
Afbeelding 4.6, een medewerker kan natuurlijk stoppen bij een organisatie.
Let op: Door een medewerker via deze functie uit dienst te melden kan de medewerker niet meer inloggen op Extranet.
Naast het icoon 'Medewerker bewerken' staat het icoon “Medewerker verwijderen”. Dit wordt gebruikt wanneer de betreffende medewerker volledig uit RegiCare moet worden verwijderd (bij foutieve invoer). De medewerker wordt hierdoor volledig ontkoppeld van de betreffende organisatie.
Wanneer de betreffende persoon wel een medewerker van organisaties is, maar niet voor de betreffende organisatie betrokken is omtrent het vrijwilligerswerk in RegiMatch, dan kan met de button 'Medewerker uit kader verwijderen' (zie onderstaande afbeelding) ervoor worden gezorgd dat de medewerker niet als contactpersoon aan een vacature te koppelen is.
Afbeelding 4.7, een medewerker uit het kader verwijderen gebruik je alleen wanneer je deze per ongeluk hebt toegevoegd.
Login gegevens verstrekken
Nu de medewerker aan de organisatie is gekoppeld kan het account voor de medewerker aangemaakt worden en kunnen de login gegevens worden verstrekt. Het account kan aangemaakt worden door aan de rechterkant van de regel waarin de medewerker wordt weergegeven te klikken op het sleutel icoontje (zie onderstaande afbeelding).
Afbeelding 4.8, dit is "het sleutelicoontje"
In het scherm “Account aanmaken” zijn er vervolgens drie handelingen uit te voeren om een wachtwoord voor dit account te generen.
- Genereer een wachtwoord door op het sleuteltje rechts van het "Wachtwoord" veld te klikken.
- Kopieer het wachtwoord naar het klembord door op het icoontje daar weer rechts van te klikken.
- Plak het wachtwoord in een e-mail die naar de medewerkers wordt verstuurd, vraag hierin de medewerker altijd om na ontvangst direct het wachtwoord te wijzigen.
Beheer overige organisatiegegevens
Er zijn nog een aantal andere tabbladen beschikbaar vanuit het “Beheer organisatie” scherm, de belangrijkste hier zijn “Locaties” en “Beschrijving”.
Locaties
Het kan zijn dat de werkzaamheden uit de vacature op een andere locatie dan het reguliere bezoekadres uitgevoerd dienen te worden. Medewerkers van externe organisaties kunnen zelf geen “locaties toevoegen”, deze moet via het Servicepunt aangevraagd worden.
Beschrijving
Mogelijk dat in de toekomst de beschrijving ook online gewijzigd en zichtbaar gemaakt gaat worden zodat organisaties een klein stukje algemene organisatie informatie online kunnen zetten.
Contactmomenten
Je kunt van de contacten die je met de medewerkers van deze organisatie hebt contactmomenten aanmaken. Door hierin een korte samenvatting op te nemen kun je teruglezen wat jij of je collega's reeds met deze organisaties hebben besproken en/of afgesproken. Ook maak je het hiermee inzichtelijk wanneer de organisatie al langere tijd geen contact gehad heeft. Binnen een contactmomenten kunnen oa. de datum, duur, wijze van contact, soort contact een samenvatting en een omschrijving worden meegegeven. Ook kun je zien wie het contactmoment heeft aangemaakt.
Een organisatie afmelden
Wanneer een organisatie heeft aangegeven geen gebruik meer te willen maken van de vacaturebank, dan moet deze organisatie vanuit RegiMatch afgemeld worden.
Dit kan door de organisatie op te zoeken en aan de rechterkant, onder het bezoekadres de button "Organisatie afmelden" aan te klikken.
Afbeelding 4.9, natuurlijk kun je een organisatie afmelden (van de vacaturebank).
Het aanklikken van deze button zorgt ervoor dat de organisatie in RegiMatch online de status "Afgemeld" krijgt, dit heeft onderstaande gevolgen;
- Alle gepubliceerde vacatures krijgen de status "Vervallen" en zijn dus niet meer online beschikbaar.
- Er kunnen geen vacatures meer aangemaakt worden onder deze organisatie.
- De medewerkers die contactperson zijn kunnen geen vacatures meer aanmaken niet meer inloggen.
Organisaties kunnen opnieuw geactiveerd worden via de button "Organisatie opnieuw aanmelden" , na het afmelden blijft de organisatie gewoon vindbaar in RegiCare!
Vacaturebeheer
Medewerkers van externe organisaties kunnen zelf via het Extranet inloggen en vacatures plaatsen. Afhankelijk van de instellingen in RegiCare kunnen die rechtstreeks of na controle door het Servicepunt getoond worden op het Extranet. Ook is het mogelijk om zelf vanuit RegiMatch Online vacatures voor externe organisaties te maken.
Het controleren van vacatures
De meeste vacatures worden door medewerkers van externe organisaties aangemaakt, wanneer de routering op “Via Servicepunt” staat, dan kan er via het scherm “Vacature overzicht “ gezocht worden op vacatures met de status “Ter controle” (zie onderstaande afbeelding).
Afbeelding 5.0, alleen openstaande vacatures kunnen een publicatie(status) hebben.
De vacatures die nu gevonden worden zijn recent gewijzigd door medewerkers van externe organisaties en moeten voordat ze opnieuw online zichtbaar zijn gecontroleerd worden. Deze functie kan alleen gebruikt worden wanneer de “routering” is ingeschakeld op “via Servicepunt” .
Het wijzigen van de status is mogelijk door de vacature aan te klikken en in het vacature scherm de button “Vacature controleren” (zie onderstaande afbeelding) aan te klikken.
Afbeelding 5.1, vergeet niet "Deze vacature (direct) online tonen" aan te vinken tijdens de controle.
Na het controleren kan er onderaan het venster gekozen worden voor de button "Accoord en opslaan" , de vacature komt vanaf dit moment op het extranet naar voren (mits de publicatie datums hiervoor goed zijn ingevoerd) .
Beheer
De overige functionaliteiten met betrekking tot vacatures kunnen in RegiMatch Online vanuit het scherm “Beheer organisatie” worden opgevraagd. Je komt in dit scherm door via de tegel "Organisaties" een organisatie op te zoeken, of door via de tegel "Organisaties overzicht" een organisatie aan te klikken.
Na het openen van het scherm "Beheer organisatie" is onderin de pagina direct het overzicht met vacatures te zien (zie onderstaande afbeelding). In dit overzicht staan rechts naast de vacature ook direct de belangrijkste functies m.b.t. het beheren van vacatures.
Afbeelding 5.2, dit is de gehele pagina "Beheer organisatie"
Let op: Wanneer er matches gemaakt zijn of de vacature is geannuleerd dan zijn de opties “Bewerken” en “Annuleren” niet meer beschikbaar.
Zelf een vacature toevoegen
Vanuit de pagina “Organisatie beheer” heeft de coördinator de mogelijkheid om een nieuwe vacature aan te maken. Dit kan via de grote button met de tekst “Vacature toevoegen”. Na het aanklikken van deze button zijn de gegevens voor de nieuwe vacature in te vullen. Een aantal velden worden “automatisch” gevuld, bekijk alle velden daarom goed. Wanneer de vacature is aangemaakt kan deze gepubliceerd worden zodat deze op de vacaturebank zichtbaar is.
Let op: Of de vacature op het Extranet zichtbaar is hangt af van de instellingen die zijn ingevoerd onder “Publiceren” (zie onderstaande afbeelding). Onder andere de vacature eigenschappen, de dienst(type), Categorie Regio en Frequentie kunnen door de applicatiebeheerder via Beheer/Stamtabellen worden gewijzigd.
Afbeelding 5.3, naast een publicatie periode kan de vacature ook "uitgelicht" worden, deze valt dan extra op.
Wanneer alle velden ingevoerd zijn, kies dan rechtsonder voor de button “Opslaan”, de vacature is nu aangemaakt en komt terug in het overzicht en op de website!
Voor het toevoegen van een afbeeldingen aan een vacature kan dit artikel worden geraadpleegd.
E-mail en notificaties
Om contact met de vrijwilliger te onderhouden is het anno 2024 natuurlijk het makkelijkst om een e-mail of whatsappje te versturen. Vanuit RegiWeb kan (indien geregistreerd) het e-mailadres aangeklikt worden, zodat het geïnstalleerde e-mailprogramma gestart wordt.
Bulk e-mail
Naast het handmatig versturen van e-mail heeft RegiCare ook de mogelijkheid om gelijktijdig naar meerdere vrijwilligers of organisatie contactpersonen e-mail en/of post te versturen. Dit kan bijvoorbeeld vanuit de tegel "Organisaties overzicht" (zie onderstaande afbeelding).
Afbeelding 5.4, welke organisaties er in dit overzicht naar voren kom is doormiddel van het filter erboven instelbaar.
Na het maken van een selectie (door vinkjes in de eerste kolom te zetten kun je hier kiezen voor de optie "Stuur e-mail", in het onderstaande filmpje kun zien hoe je hiermee vanuit RegiCare een uitgaande e-mail kunt versturen.
Afbeelding 5.5, in deze animatie zie je hoe eenvoudig het is om de contactpersonen van de 11 geselecteerde organisaties te e-mailen.
Notificaties
Naast het zelf e-mailen worden er vanuit RegiMatch Online en bij acties die in het Extranet plaats vinden ook automatisch notificatie e-mails verstuurd. Dit gaat op basis van vaste achterliggende e-mail templates, er bestaan wel opties om deze templates te bewerken. Hier kun je meer over vinden in dit artikel.
In RegiMatch Online is het bijvoorbeeld, wanneer je een reactie van een vrijwilliger (een match) goedkeurt, een template te kiezen dat gebruikt wordt om dit per e-mail aan de medewerker van de externe organisatie kenbaar te maken.
Daarnaast kan er ook o.b.v. een template een e-mail naar de vrijwilliger verzonden worden (zie onderstaande afbeelding).
Afbeelding 6.1, bij het aanvinken worden er e-mail verstuurd op basis van opgestelde templates.
Versturen via het Extranet
Vanuit het Extranet worden er vanuit heel veel verschillende processen notificatie e-mails “automatisch” verstuurd.
Bijvoorbeeld: wanneer er iemand een wachtwoord wil resetten, zichzelf als nieuwe vrijwilliger aanmeld, of wanneer er een nieuwe vacature is aangemaakt.
Welke e-mails er wanneer verstuurd worden is hier uitgebreid beschreven. De e-mail templates die er binnen RegiCare gebruikt worden kennen in de basis onderstaande opmaak, in overleg met de servicemanager kunnen deze worden gewijzigd.
Afbeelding 6.2, de standaard lay-out van de RegiCare e-mail templates, de tekst, kleuren en het logo kunnen worden gewijzigd.
Overzichten en correspondentie
Natuurlijk is het overzicht belangrijk, daarom is het in RegiMatch Online mogelijk om via drie verschillende wegen overzichten samen te stellen. Deze overzichten zijn vooral als functionele zoekfilters ontwikkeld. Voor rapportages m.b.t. het raadplegen van statistieken over inschrijvingen en aanmeldingen verwijzen we naar Google Analytics en de PowerBI rapportages m.b.t. RegiMatch.
Binnen de overzichten in RegiMatch Online onderscheiden we drie verschillende overzichten, in drie hierop volgende paragraven een korte toelichting.
Vacatures Overzicht
Via de tegel “Vacatures Overzicht” is een digitaal overzicht op te vragen van alle vacatures. Met de verschillende filter opties boven het overzicht zijn doorsneden te maken waaronder bijvoorbeeld;
Alle vacatures uit een bepaalde regio,
Alle succesvol bemiddelde vacatures voor een bepaalde dienst
Alle vacatures met de status “Ter Controle”
Enz.
Afbeelding 7.0, zo maak je een overzicht van alle gepubliceerde vacatures voor de regio "Midden".
Hoe meer filters er worden ingesteld hoe "kleiner" het resultaat wordt, de verschillende filters werken vanuit een "en" functie en vullen elkaar daarmee aan. Om het filter voor iedereen bruikbaar te houden is er voor gekozen om het wisselen tussen de en/of functie van filters niet mogelijk te maken.
Vrijwilligers Overzicht
In het vrijwilligers overzicht komen alle actieve vrijwilligers (met of zonder match) naar voren. Op zoek naar een vrijwilliger die bij een specifieke vacature past (op basis van gegevens uit het profiel)? Gebruik dan dit overzicht om een passende vrijwilliger te vinden.
Afbeelding 7.1, op deze manier vind je alle vrijwilligers die een voorkeur hebben om te helpen bij bewegen & sport .
Op vrijwel alle onderdelen van het profiel kan gefilterd worden, door in het overzicht de “regel” aan te klikken wordt direct het dossier van de betreffende vrijwilliger geopend.
Organisaties overzicht
Het overzicht van organisaties wordt nogal eens onderschat, vanuit dit overzicht stuur je namelijk eenvoudig e-mails naar meerdere contactpersonen van verschillende organisaties (zie ook de animatie in afbeelding 5.5). Het filter hier kan bijvoorbeeld ingesteld worden om een overzicht te maken van;
- Alle organisaties (contactpersonen) die vacatures hebben waarvan de publicatie is verlopen.
- Alle organisaties (contactpersonen) die nog nooit een reactie op een vacature hebben ontvangen.
- Alle organisaties (contacpersonen) uit een bepaalde regio.
Afbeelding 7.2, door combinaties in het filter te maken hebben we nu een overzicht van alle organisaties uit de regio midden die gepubliceerde vacatures hebben, maar nog nooit een reactie hebben gehad!
RegiPortal
Op de interne RegiCare portal kunnen o.a. nieuwsberichten, widgets, afbeeldingen en documenten worden aangemaakt en opgenomen. Binnen de RegiCare oplossing voor de vrijwilligersvacaturebank worden verschillende onderdelen van de portal gebruikt om ook vrijwilligers én medewerkers (van externe organisaties) van deze nieuwsberichten te voorzien.
Berichten voor op de interne portal kunnen ook extern gedeeld worden door distributiegroepen te koppelen. Met deze distributiegroepen kunnen we de nieuwsberichten publiek bijvoorbeeld als vrijwilligersverhalen, succes-stories maar ook gewoon als nieuwsberichten weergeven.
Artikelen beheren
Om deze artikelen op de homepagina van het extranet te kunnen weergeven moet onderstaande configuratie door AdSysCo ingesteld worden.
In de instellingen van de koppeling tussen RegiCare en het Extranet (RegiAPI) moet aangegeven worden welke distributiegroep “publieke berichten” bevat en welke distributiegroep er gekoppeld moet worden bij online aanmelden (vrijwilligers).
Afbeelding 8.0, zo ziet deze instelling er ongeveer uit wanneer deze goed is ingevuld.
Wanneer deze instelling is geconfigureerd is het belangrijk dat bij het aanmaken van een bericht via “RegiPortal – Berichten”, deze aan de betreffende distributiegroep gekoppeld is (zie onderstaande afbeelding). Daarnaast zijn natuurlijk ook de “Status” en de “Publicatiedatum” belangrijk.
Afbeelding 8.1, rechts onder het scherm waarin artikelen gemaakt worden zijn de status en publicatiedatum zichtbaar.
Uitgebreide informatie over het aanmaken van berichten/artikelen, de opties rondom opmaak, afbeeldingen en het maken van groeperingen en indelingen in berichten kun je in dit artikel vinden.
Delen van vacatures via RSS of JSON (SOAP API)
RegiCare heeft verschillende mogelijkheden om de informatie die in RegiCare is opgenomen uit te wisselen met websites van derden. Hier volgt een korte toelichting met betrekking tot deze mogelijkheden.
Via RSS-feed
Door middel van de integratie van een RSS-feed in een website kunnen nieuwe berichten automatisch doorgegeven worden.
De RSS-feed die in het Extranet beschikbaar is kan via deze techniek nieuw geplaatste vacatures aan externe websites doorgeven. Hiervoor moet de RSS-feed wel in de externe website opgenomen worden door de beheerder van de betreffende website. Niet alle informatie die in de vacature beschikbaar is kan via een RSS-feed doorgegeven worden. Wat er wel in de RSS-feed opgenomen kan worden;
Titel: de titel van de vacature
Auteur: naam van de organisatie
Datum: de datum van publicatie
Link: de link naar de volledige vacature op jullie Extranet pagina
Beschrijving: de samenvatting van de vacature tekst
De RSS-feed is bereikbaar via https://extraneturl/feed maar moet wel door AdSysCo ingeschakeld worden.
Een filter op RSS
Het is mogelijk om een filter op te nemen in de RSS-feed op deze manier kunnen er bijvoorbeeld alleen vacatures uit een bepaalde regio doorgegeven worden door middel van de RSS-feed. Een klein voorbeeld is hieronder opgenomen. Het opbouwen van het filter kan met behulp van het zoekfilter op de pagina /vacatures.
Voorbeelden;
Het toevoegen van een filter op regio Haarlem (ID=9) wordt à https://extraneturl/feed?regio=9
Het toevoegen van een filter op organisatienaam adsysco (tag=adsysco) en dienst Dieren & Milieu (ID=1025) wordt à https://extraneturl/feed?tag=adsysco&dienst=1025&limit=10
Via JSON (SOAP API)
Neem voor implementatie contact op met de accountmanager.
FAQ
Vraag: Moet ik zelf nog iets doen wanneer een vrijwilliger zich heeft afgemeld?
Antwoord: Ja, wanneer een vrijwilliger zich afmeld dan moet (indien gewenst) het account uitgeschakeld worden via RegiWeb. Tevens bevelen wij aan om te controleren of er bij deze vrijwilliger geen openstaande reacties meer heeft.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren