Rapportages met Power BI

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Do, 19 Sep om 8:08 AM op Jos Koedam

Leestijd: meer dan 10 minuten, het is een omvangrijk artikel

In dit artikel gaan we in op de details met betrekking tot het openen, vernieuwen, exporteren en afsluiten van rapporten in Power BI. We sluiten af met enkele adviezen.

INHOUDSOPGAVE

Het openen van RegiCare rapportages met Power BI
Het afsluiten van een Power BI rapport
Adviezen

Het openen van RegiCare rapportages met Power BI

Opstarten Power BI

Het begint vanuit een browser, bijvoorbeeld Microsoft Edge of Google Chrome, door de RegiCare-omgeving op te starten via https://hosting.regicare.nl

Log op deze site in met een gebruikersnaam en wachtwoord en open de applicatie Power BI. Als dit de eerste keer is dat Power BI wordt gestart op deze manier, dan kan het voorkomen dat u wordt gevraagd om nogmaals gebruikersnaam en wachtwoord op te geven.

Afbeelding 1: Icoon van Power BI

Het welkomstscherm "Welcome to Power BI Desktop" wordt getoond.

Afbeelding 2: welkomstscherm

In dit scherm wordt gekozen voor de link onderin: "Hebt u al een account voor Power BI? Aanmelden"

Afbeelding 3: aanmeldlink

Het scherm Aanmelden verschijnt. Kies hier voor:

Het wegklikken van het scherm via het kruisje rechtsboven of
Het invoeren van uw zakelijk Microsoft Office accountnaam (gevolgd door uw wachtwoord in het volgende scherm)

In dit artikel gaan we ervan uit dat optie 1 is gekozen.

Het scherm "Power BI Desktop" verschijnt. Kies voor:

Het openen van een (eerder) geopend rapport (zie rode pijl) of
Kies voor de optie "Andere rapporten openen"

Afbeelding 4: een rapport openen via Power BI

In dit artikel gaan we ervan uit dat optie 2 is gekozen.

Er kan een dialoogvenster met de titel "Beperkingen" verschijnen. Dit wordt veroorzaakt doordat standaard het bureaublad als locatie wordt geopend echter op dit bureaublad is er geen toegang.

Klik op "OK" om het venster te sluiten.

Het venster "Openen" verschijnt.

Navigeer naar de juiste map, bijvoorbeeld via "Deze pc"
Power BI rapportages staan in de map R:\DATA\PowerBI\
Selecteer het rapport dat u wilt openen en kies voor openen

Afbeelding 5: een rapport selecteren in de folder van Power BI

Het rapport openen kan enige tijd in beslag nemen. Tijdens het openen kunnen informatieve vensters worden getoond over gebruikte visualisaties:

ArcGIS Maps for Power BI
Maak kennis met nieuwe Visuals

Openen van het rapport in Power BI

Het rapport is geopend (zoals laatst getoond). Bij uitlevering is het tabblad "Toelichting" actief.

De pijltjes linksonder naast de tabbladen kunnen worden gebruikt om door de tabs te navigeren.

Afbeelding 6: Tab toelichting en de pijltjes om door de tabs te navigeren

Helemaal links is een tab "Versie" beschikbaar. Hier staat per versie aangegeven wat de relevante wijzigingen zijn geweest.

Op de tab Toelichting staat het volgende:

Uitgangspunten rapportage
Inhoudsopgave
Gehanteerde definities en begrippen
Informatie t.a.v. de gebruikte database, periode, datum laatst vernieuwd

Vernieuwen van het rapport in Power BI

Indien recent een update van de rapportage is geplaatst, is de database niet eerder ingeladen.

De informatie van de gebruikte database zal niet overeenkomen met de eigen instellingen.

Tevens is zichtbaar dat vernieuwen noodzakelijk is.

Afbeelding 7: Database-informatie

Na het vernieuwen zullen de juiste databasegegevens worden getoond.

Indien de database eerder is ingeladen, dan zullen de juiste gegevens direct worden getoond.

Bij het "Vernieuwen van gegevens" staat dan "Eigen beoordeling".

De datum waarop het rapport voor het laats is vernieuwd is dan voor u een afweging wat betreft de noodzaak van het vernieuwen.

Dit vernieuwen verloopt via het icoon met dezelfde naam. Deze is te vinden onder "Start".

Afbeelding 8: Icoon vernieuwen voor een Power BI rapportage

De volgorde van de volgende stappen kan verschillen. Lees de stappen daarom goed door.

Afhankelijk van de rapportage kunnen de volgende schermen verschijnen. De keuzes die worden gemaakt zijn van belang voor het succesvol laden van de gegevens.

Afbeelding 9: Melding m.b.t. privacyniveaus bij vernieuwen rapportage

Aangezien informatie uit meerdere bronnen komt (SQL-database, ini bestanden) en wordt gecombineerd, kan hier volgens Power BI sprake zijn van "Ongewenste gegevensoverdracht".

Om de juiste instellingen te regelen, dient (eenmalig per gebruiker) dit per bron opgegeven te worden.

In bovenstaande afbeelding staan 2 regels in rood omlijnd:

R:\ - voor het ini-bestand
SQL2\SQLADSYSCO2 - voor de SQL-server

De bronnen kunnen qua naamgeving afwijken van bovenstaande.

Voor Hosted RegiCare is ook SQL1\SQLADSYSCO1 in gebruik.

Bij beide bronnen dient voor "Van bedrijf" te worden gekozen.

Afbeelding 10: Keuze bij privacyniveaus

Kies bij het scherm "Systeemeigen databasequery" voor uitvoeren.

Afbeelding 11: Keuze bij systeemeigen databasequery

Voor de rapportages MaDi Casussen en KorteContacten worden eerst tabellen gevuld.

Deze twee opdrachten dienen ook uitgevoerd te worden. Dit betreft:

sp_madiWerkstroomEnKorteContacten_kader
sp_madiWerkstroomEnKorteContacten_kaderrollen

Hierbij komt de melding ook naar voren en er dient steeds te worden gekozen voor "Uitvoeren".

Het proces gaat verder met aanmelden op de SQL Server-database

Maak hier de keuze voor verbinden.

Afbeelding 12: Verbinden met database

Bij de melding "Ondersteuning voor versleuteling" wordt gekozen voor OK.

Afbeelding 13: ondersteuning voor versleuteling

Nu worden de gegevens ingeladen en dit doorloopt een aantal stappen:

Vernieuwen: evaluatie van de dataset(s)
Vernieuwen: verbinding in model maken
Vernieuwen: laden van de rijen uit de dataset(s)

Als dit succesvol is doorlopen, dan wordt de nieuwe datum laatst vernieuwd getoond.

Sla het rapport op via de knop "Opslaan" of via het menu.

Indien naderhand (ongewenste) aanpassingen in het rapport worden gedaan, kan het rapport zonder opslaan van de

wijzigingen worden gesloten waarmee de juiste basisrapportage behouden blijft.

Aanpassen van de privacyinstellingen

Het kan gebeuren dat er een verkeerde keuze wordt gemaakt bij de instellingen.

Dit kan achteraf worden aangepast.

Ga via het menu naar de gewenste instellingen:

Power BI "Bestand" menu
Submenu "Opties en instellingen"
Submenu "Instellingen voor gegevensbron"

Afbeelding 14: Instellingen openen

Kies vervolgens de optie "Gegevensbronnen in huidige bestand".

De optie "Alle machtigingen" wissen wordt gekozen bij de knop "Machtigingen wissen".

Vervolgens kiezen voor "Verwijderen".

Doe daarna hetzelfde maar dan voor "Algemene machtigingen"

Afbeelding 15: keuze bij instellingen maken

Een Power BI rapport gebruiken

Binnen de visualisaties als tabellen, matrices en grafieken komen diverse knoppen voor met relevante functionaliteit. De

belangrijkste worden hieronder toegelicht. Via de tooltip verschijnt omschrijvende tekst bij de knop.

Benaming	Toelichting	Voorbeeld
Rapport	Toont onderdelen van de grafische rapportage. De onderliggende knoppen zijn niet relevant.
Deelvenster weergeven / verbergen	Het in of uitklappen van het venster ‘visualisaties’ en/of ‘velden’. Deze vensters zijn voor de gebruiker niet relevant en kunnen worden ingeklapt, waardoor meer ruimte voor de rapporten overblijft.
Vorige resp. volgende pagina’s	Navigatiemogelijkheid tussen de diverse tabbladen. Op het eerste tabblad ‘Toelichting’ is een inhoudsopgave opgenomen.
Datumfilter	Kies een start en einddatum obv de kalender, de schuifbalk of via intypen.	Geef de gewenste periode in voor te hanteren selectie. 1-1-2017 31-12-2017
Keuzelijst	Tonen van de waarden uit de keuzelijst. Door te klikken op de waarde kan een selectie gemaakt worden. Via [Ctrl] – klik kunnen meerdere waarden worden geselecteerd.
Keuzelijst	Via het uitklapsymbool kunnen de onderliggende waarden uit de hiërarchie zichtbaar worden gemaakt.	Uitklappen / inklappen van waarden in een hiërarchische keuzelijst.
Selecties wissen	Verwijdert een eerder ingegeven selectie.	Rapportage tonen zonder actief filter op deze kolom.
Uitzoomen	Hiermee worden de gegevens naar een hoger niveau gebracht. De waarden in de visualisatie veranderen overeenkomstig het gewijzigde niveau mee. Lager detail. Oorspronkelijke niveau is niet meer zichtbaar.	buurt > wijk > plaats > gemeente maand > kwartaal > jaar
Naar het volgende niveau in de hiërarchie gaan	Hiermee worden de gegevens naar een lager niveau gebracht. De waarden in de visualisatie veranderen overeenkomstig het gewijzigde niveau mee. Hoger detail. Oorspronkelijke niveau is niet meer zichtbaar.	Gemeente > plaats > wijk > buurt Jaar > kwartaal > maand
Alles één niveau in de hiërarchie omlaag uitvouwen	Hiermee worden de gegevens van het onderliggende niveau ook zichtbaar gemaakt. De waarden in de visualisatie veranderen overeenkomstig het gewijzigde niveau mee. Hoger detail. Oorspronkelijke niveau is ook zichtbaar, detail niveau(s) via inspringen.	• Jaar o Maand
Klik om inzoomen in te schakelen	Hiermee is het mogelijk om de opbouw van een waarde te onderzoeken: de individuele waarden worden na dubbelklikken op het ‘gegevenspunt’ zichtbaar gemaakt. Niet overal toepasbaar.	Waarde 25 in de matrix geeft als afzonderlijke waarde de opbouw van 8+7+3+2+5 weer.
Focusmodus	De visualisatie wordt op een volledig scherm weergegeven	Indien de visualisatie te veel informatie bevat kan een grotere weergave uitkomst bieden
Meer opties	Aanvullende mogelijkheden worden in een menu weergegeven, waaronder: - Exporteren van gegevens; - Weergeven van de gegevens; - Sorteren.	Export naar een afzonderlijk CSV bestand zodat dit kan worden ingelezen in Excel.
Terug naar rapport	Via deze knop (linksboven) wordt weer de vorige weergave van de visualisatie getoond	Terug naar rapport voor bijvoorbeeld bredere context / selecties etc.

Schermafbeeldingen maken

Binnen de huidige versie van Power BI is het niet mogelijk een visualisatie te exporteren naar bijvoorbeeld een afbeelding, zodat dit in een document kan worden opgenomen. Wel is het mogelijk om via software een schermafdruk te maken. Binnen Windows is hiervoor het programma Start > Bureau – accessoires > Knipprogramma bruikbaar.

Aanbevelingen:

Plaats dit programma als snelkoppeling op de taakbalk
Gebruik de focusmodus van de visualisatie om de te maken afbeelding zo groot mogelijk te hebben.
Eventueel bewerken in een tekenprogramma, zoals het bijsnijden van de afbeelding of voorzien van markeringen ter verduidelijking.

Er is ook software in de markt die beide functionaliteiten combineert.

Gegevens exporteren naar een CSV-bestand

Via de ‘meer opties’ knop rechtsboven in de visual (tabel, grafiek) is het mogelijk om de data zoals deze in de betreffende visual zichtbaar is, te exporteren. De opmaak en indeling van betreffende visual gaat bij export verloren.

Afbeelding 16: gegevens exporteren onder meer opties

De export is in dit geval een CSV-bestand. Dit type bestand gebruikt een komma als kolomscheidingsteken.

Sla dit bestand op in een herkenbare map. Bijvoorbeeld in de map “R:\DATA\PowerBI\CSV bestanden” (evt. aanmaken) met als naam, de naam van de visual. Standaard staat deze op “data.csv” maar dit kan worden gewijzigd.

Afbeelding 17: Een CSV-bestand opslaan

Dit bestand kan in MS Excel worden ingelezen en via de functionaliteit “Tekst naar kolommen” (lint: “Gegevens”) naar afzonderlijke kolommen worden ingedeeld.

Afbeelding 18: Tekst naar kolommen in Excel

De belangrijkste stappen zijn:

Stap 1: gescheiden indeling: de kolommen zijn d.m.v. een scheidingsteken van elkaar te onderscheiden.

Stap 2: kies voor het scheidingsteken de komma (,). Voor de export uit Power BI is over het algemeen de komma

gebruikt.

Stap 3: selecteer het gegevenstype (als standaard, datum, tekst) per kolom. Over het algemeen volstaat ‘standaard’.

Via de knop “Geavanceerd” kunnen aanvullende onderdelen worden benoemd als duizendtal en decimaal

scheidingsteken. De standaard instellingen volstaan meestal.

Voor het juist importeren van een CSV-bestand is kennis van Excel vereist. Controleer na omzetting de gegevens op juistheid. Zijn de gegevens in de juiste kolommen terechtgekomen? Zijn getallen op de juiste wijze getoond?

Raadpleeg Microsoft Support voor nadere uitleg: https://support.office.com/nl-nl/article/tekst-splitsen-in-verschillende-kolommen-met-de-wizard-tekst-naar-kolommen-30b14928-5550-41f5-97ca-7a3e9c363ed7

Video: https://support.office.com/nl-nl/article/video-gegevens-splitsen-en-combineren-0edb925e-2af7-47fb-895a-28a07d5b73d4

Na bovenstaande bewerking dient u het bestand via “Opslaan als” nog op te slaan als MS Excel-bestand. Indien u dit vergeet blijft de indeling op .CSV staan en gaan de zojuist gemaakte wijzigingen verloren.

U kunt nu de ingelezen data verder bewerken in MS Excel om er bijvoorbeeld eigen grafieken op te baseren.

Gegevens uit een tabel of matrix kopiëren en plakken in Excel

Er is een mogelijkheid om (delen van) gegevens uit een tabel of matrix te kopiëren naar bijvoorbeeld MS Excel.

Vooralsnog zijn er twee opties:

1. Waarde kopiëren

2. Selectie kopiëren

Beide opties zijn beschikbaar via het contextgevoelig snelmenu dat via de rechtermuisknop beschikbaar is.

Waarde kopiëren

Selecteer de gewenste waarde in een tabel of matrix
Klik op de rechtermuisknop
Selecteer de optie “Kopiëren” > “Waarde kopiëren”

De enkelvoudige waarde wordt op het klembord geplaatst.

Afbeelding 19: Een waarde kopiëren uit een tabel

Selecteer het gewenste doel: bijvoorbeeld een cel in MS Excel;

Plak (CTRL-V) de waarde.

Selectie kopiëren

Selecteer de gewenste selectie in een tabel of matrix. Gebruik evt. de CTRL toets om meerdere kolommen te selecteren
Klik op de rechtermuistoets
Selecteer de optie “Kopiëren” > “Selectie kopiëren”

De meervoudige waarden (selectie) wordt op het zogenaamde klembord geplaatst.

Afbeelding 20: Een selectie kopiëren uit een tabel

Selecteer het gewenste doel: bijvoorbeeld een cel in MS Excel;

Plak (CTRL-V) de selectie.

Exporteren van een rapport naar PDF

Via het algemene Power BI start menu is mogelijk om een PDF bestand van het huidige rapport te maken.

Kies uit het start menu de optie “Exporteren naar PDF”

Alle tabbladen worden geëxporteerd, tenzij deze bewust op ‘verborgen’ zijn gezet. Elk tabblad van het rapport is een afzonderlijke pagina in het PDF-bestand.

Afbeelding 21: Een rapport exporteren naar PDF in Power BI

Wanneer het proces is voltooid is, wordt het rapport geopend in een PDF viewer. Het bestand moet nog worden opgeslagen.

Het afsluiten van een Power BI rapport

Nadat u de rapportage heeft gebruikt, kun u deze zonder opslaan afsluiten. U heeft immers de rapportage direct na

vernieuwen van de gegevens eerder opgeslagen. Het geniet de voorkeur de uitgeleverde versie intact te houden

en eventueel ingestelde selecties, inzoom of uitzoomacties op visualisaties is niet op te slaan.

Sluit de toepassing via de menu-optie “Afsluiten” of via het kruisje rechtsboven.

Afbeelding 22: Een rapport afsluiten

Klik onder de vraag “Wilt u de wijzigingen opslaan?” op “Niet opslaan”. De Power BI rapportage blijft zo in de oorspronkelijke

staat.

U kunt het geopende rapport tussentijds opslaan indien wijzigingen relevant zijn voor toekomstig gebruik! Bij toekomstige updates van de rapporten worden deze overschreven met een nieuwe versie! Sla indien nodig een kopie op van het bestand op een andere plek.

Adviezen

Op het eerste tabblad ‘Toelichting’ staat belangrijke informatie opgenomen. Lees deze voor het gebruik van de rapportage door.

Het rapport opent in documentweergave. Het is mogelijk om onderdelen (onbedoeld) aan te passen of te verwijderen. Dit kan een juiste werking of presentatie van de rapportages beïnvloeden.

Sla het rapport direct na openen en vernieuwen van de data op. Zo kan in het geval er ongewenste wijzigingen zijn gedaan het rapport zonder opslaan weer worden afgesloten en eventueel opnieuw (in oorspronkelijke staat) worden geopend. De

oorspronkelijk uitgeleverde versie blijft zo intact.

Het is mogelijk het geopende rapport via ‘Opslaan als’ onder een andere naam te bewaren. Dergelijke eigen documenten kunt u het beste in een eigen map bewaren. Deze eigen versies worden verder niet door AdSysCo onderhouden: nieuwe versies worden in de standaard Power BI map geplaatst.

Vergelijkbaar met MS Word ‘docx’ bestand wordt een MS Power BI ‘pbix’ bestand gelocked bij het openen, waardoor een andere gebruiker deze niet (nogmaals) kan openen. Helaas toont Power BI geen melding wie het bestand dan in gebruik heeft. Sluit het bestand dan ook z.s.m. wanneer u gereed bent.

Het exporteren en bewerken van data uit de Power BI rapportages gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. Gegevens kunnen door dergelijke bewerkingen, ondanks de juiste weergave in Power BI, anders worden gescheiden of geplakt, met onverwacht resultaat tot gevolg.