RegiMaDi Online - Afhandelen en bewerken kort contact

Leestijd: ongeveer 4 minuten

In dit artikel leer je hoe je een Kort contact toevoegt, bewerkt, sluit en verwijdert.

INHOUDSOPGAVE

• Kort contact toevoegen
• Kort contact bewerken
• Kort contact afsluiten
• Kort contact heropenen
• Kort contact verwijderen

Kort contact toevoegen

Een kort contact kan worden gezien als een casus met één stap.

Klik op ‘Korte contacten' in RegiMaDi Online

Afbeelding 1: De tegel 'Korte contacten' in RegiMaDi Online

Voeg een nieuwe 'Kort contact' toe door middel van de knop ‘Kort contact toevoegen’

Afbeelding 2: De knop 'Kort contact toevoegen'

Het scherm 'Kort contact toevoegen' verschijnt.

Kies in veld ‘Methodiek’ de juiste methodiek uit het dropdown menu.

De methodiek bepaalt de verdere opties binnen het korte contact en toegang voor consulenten. De methodiek kan achteraf niet meer worden gewijzigd.

Kies vervolgens in veld 'Type klant' het juiste type uit het dropdown menu.

Als er wordt gekozen voor persoon, organisatie of groep, zoek dan vervolgens op naam en/of adres en kies de juiste. Indien de persoon, organisatie of groep niet kan worden gevonden, kan er op de knop 'Nieuw' worden geklikt. Het scherm 'Kort contact toevoegen' verschijnt. Voer de gegevens in.

Een anonieme klant invoeren houdt in dat er direct een invoerscherm wordt getoond. Voer hier de benodigde gegevens in. Let op dat je niet kunt zoeken naar een anonieme klant via CRM zoekvelden.

Kies in veld 'Consulent' indien nodig voor een ander persoon uit het drop down menu en klik op ‘Opslaan’

Afbeelding 3: Het scherm 'Kort contact toevoegen'

Kort contact bewerken

Het scherm 'Kort contact bewerken' verschijnt. Vul minimaal de verplichte velden (die met *) in.

Indien van toepassing, kies onder ‘Werksoort’, ‘Locatie’, ‘Beheerder’, 'Verwezen door', 'Doelgroep' en 'Leeftijdscategorie' de juiste waarde uit het drop down menu.

Indien de tijdsduur van contactmomenten automatisch in RegiTijd terechtkomt, kies dan onder 'Opdracht' de juiste opdrachtregel. Zogewenst kan er eerst gefilterd worden m.b.v. de velden 'Rubriek', 'Opdrachtgever' en/of 'Werkgebied', zodat het aantal getoonde opdrachtregels kleiner wordt.

Vink de juiste 'Hulpvragen' aan, voer zogewenst een 'Notitie' in en selecteer zogewenst een 'Wijze van afhandeling':

Afbeelding 4: Notitie en 'Wijze van afhandeling' na aanvinken van een 'Hulpvraag'

Voer onder 'Contactmoment' de velden in.

Voer onder 'Taak' zogewenst de velden in.

Kies in veld 'Verwezen naar' de  juiste waarde uit het drop down menu.

Zet zo mogelijk een/verwijder het vinkje bij 'Het kort contact afsluiten na opslaan'.

Zet zo mogelijk een/verwijder het vinkje bij 'Casus openen na afsluiten'.

Klik op 'Opslaan'

Afbeelding 5: Het scherm 'Kort contact bewerken' met verschillende invoervelden.

Als het Kort contact is opgeslagen zonder het Kort contact af te sluiten, dan wordt het Korte contact getoond.

Vervolgens bestaan er een aantal opties:

• Afdrukken (pdf genereren)
• Verwijderen (binnen 3 dagen, daarna alleen door applicatiebeheerder)
• Bewerken
• Afsluiten
• Kaderlid toevoegen
• Bestaande kaderleden bewerken/verwijderen via het kader
• Hulpvraag toevoegen
• Contactmoment toevoegen
• Taak toevoegen
• Bijlage toevoegen (max. 64 MB, advies: niet groter dan 10 MB)

Afbeelding 6: Overzichtscherm van een Kort contact.

Kort contact afsluiten

Als het kort contact niet direct wordt gesloten na het opslaan (instelling), dan dient dit later handmatig te worden uitgevoerd.

Net als bij een casus geldt dat bepaalde velden in een kort contact verplicht kunnen zijn. Het korte contact kan pas worden afgesloten als alle verplichte velden zijn ingevoerd.

Bij het ontbreken van verplichte velden wordt een melding gegeven.

Afbeelding 7: Melding bij het afsluiten van een Kort contact

Als er geen verplichte velden ontbreken of worden gebruikt, dan kan het Kort contact worden gesloten.

Hierbij wordt standaard de huidige datum gekozen als afsluitdatum, maar er kan indien gewenst een andere datum worden opgegeven.

Klik op de gewenste optie: 'Kort contact afsluiten' of 'Kort contact afsluiten en casus openen'.

Kort contact heropenen

Een kort contact kan tot 3 dagen na afsluiten worden heropend. Na die termijn verdwijnt de knop 'Heropenen'.

Kort contact verwijderen

Een kort contact met de status open kan tot 3 dagen na invoer worden verwijderd. Na die termijn verdwijnt de knop 'Verwijderen'.

Afbeelding 8: De knop 'Verwijderen' in een kort contact.

Als het korte contact niet langer via RegiMaDi Online kan worden verwijderd, dan dient dit via de applicatiebeheerder te worden uitgevoerd in RegiMaDi full client.

In ieder kort contact in de full client zit linksonder een optie om te verwijderen.

Let op dat bij het verwijderen van een kort contact ook de eventueel geregistreerde tijd komt te vervallen.