RegiMatch - Verwijderen dubbele dossiers van vrijwilligers

INHOUDSOPGAVE

• Waar moet je op letten?
• Wat ga je doen na het overzetten van de gegevens?
• Hoe gaat de applicatiebeheerder te werk m.b.t. het verwijderen van de dubbele invoer?

Een ‘dubbele vrijwilliger’ houdt in dat de gegevens van één en dezelfde vrijwilliger meerdere keren zijn vastgelegd.

In de ideale situatie komt iedere persoon natuurlijk maar 1 keer voor in het systeem.

In de praktijk komt dubbele invoer altijd voor, dus de vraag hoe je dit ongedaan kunt maken is een belangrijke.

Waar moet je op letten?

Aangezien de gegevens in de dossiers van elkaar kunnen verschillen zal er gecontroleerd moeten worden waar de verschillen zitten. Degene die het controleert zal zelf moeten gaan bepalen welk dossier het meest recent of het meest correct is.

Een snelle vergelijking kan worden gemaakt via CRM Online op de tab Dienstverlening.

1 dossier gaat leidend zijn en wordt uiteindelijk behouden.

Gegevens die ontbreken in het dossier dat wordt behouden moeten soms worden aangevuld vanuit de dubbele, te verwijderen dossiers.

Denk hierbij aan:

1. Aanbod - welke diensten zijn er
2. matches - met welke vragers is de vrijwilliger gematched
3. Profiel 
4. Kader 
5. Beschikbaarheid
6. Notities
7. Contactmomenten met belangrijke informatie
8. Taken 
9. Bijlagen

Bij het overzetten van de gegevens naar 1 dossier is het dringende advies om dit te doen via RegiMatch Online.

Sluit aanbod en matches af in het dossier dat verwijderd gaat worden door einddatums in te voeren.

Typ alles over uit het dossier dat verwijderd gaat worden, dus voer aanbod in met terugwerkende kracht en maak de aanwezige matches aan in het dossier dat actief blijft.

Wat ga je doen na het overzetten van de gegevens?

Na het overnemen van de gegevens kan er één vrijwilliger worden afgemeld. Zie evt. artikel ‘Afmelden dubbele vrijwilliger’.

De medewerker geeft daarna aan de applicatiebeheerder van de eigen organisatie onderstaande door:

• Naam, adres, woonplaats, geboortedatum vrijwilliger (voor zover die voor alle dubbelen hetzelfde zijn)
• Binnen welke werksoorten de te verwijderen vrijwilliger(s) staan

Hoe gaat de applicatiebeheerder te werk m.b.t. het verwijderen van de dubbele invoer?

De applicatiebeheerder van de eigen organisatie zal dan in RegiMatch Full client van de te verwijderen vrijwilliger(s) de dossier(s) in de opgegeven werksoort(en) verwijderen.

Het verwijderen van dossiers kan niet meer ongedaan worden gemaakt.

Hieronder volgt de beschrijving van het verwijderen van een dubbel dossier:

• Open RegiMatch Full client
• Klik in menu op ‘RegiMatch’ – ‘Werksoort’
• Klik op de Werksoort die de medewerker heeft doorgegeven als zijnde een werksoort waarin de te  verwijderen vrijwilliger(s) staat
• Klik in menu op ‘Aanbod’ – ‘Nieuw / Selecteren’ – tabblad ‘Persoonsgegevens’ – knop ‘Legenda tonen’

• Voer in veld ‘Naam’ de naam in die de medewerker heeft doorgegeven
• Klik op knop ‘Zoeken’
• Selecteer (klik eenmaal op) de naam van de te verwijderen vrijwilliger die de medewerker heeft afgemeld. Afgemelde personen hebben het gekleurde blokje dat volgens de legenda bij ‘inactief’ hoort

• Klik op tabblad ‘Werksoort’
• Check of de daar getoonde werksoorten overeenkomen met wat de medewerker heeft doorgegeven
• Zo ja: selecteer de te verwijderen werksoort
• Klik op de knop ‘Verwijderen’

• Als alle werksoorten van het ‘Type’ ‘Aanbod’ zijn: Zet een vinkje bij ‘Gehele dossier (aanbod + vraag) bij alle werksoorten verwijderen’
• Zet geen vinkje bij ‘Gekoppelde persoon (….) ook verwijderen’
• Klik op de knop ‘Verwijderen’

• Als niet alle werksoorten van het type ‘Aanbod’ zijn: Selecteer de regel van het type ‘Aanbod’
• Zet geen vinkje bij ‘Gehele dossier (aanbod + vraag) bij alle werksoorten verwijderen’
• Zet geen vinkje bij ‘Gekoppelde persoon (….) ook verwijderen’
• Klik op de knop ‘Verwijderen’

Herhaal indien nodig bovenstaande handelingen
De dubbele vrijwilligers die zijn afgemeld en waarvan de dossiers zijn verwijderd zijn nu geen vrijwilliger meer. Maar deze afgemelde vrijwilligers blijven vindbaar bij het zoeken in een programma van RegiCare, bv RegiMatch.

Pas nadat door de applicatiebeheerder van de eigen organisatie in RegiCRM Online is vastgesteld dat er aan deze personen geen enkele dienstverlening is gekoppeld, dienen deze personen in RegiCRM Full client door de applicatiebeheerder ‘gedeactiveerd’ te worden.
Pas daarna zijn deze personen niet meer vindbaar als je in een programma van RegiCare, bv RegiMatch, zoekt.