Personen ontdubbelen

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Do, 19 Sep om 8:01 AM op Jos Koedam

Leestijd: Ongeveer 3 minuten
In dit artikel gaan we dieper in op de mogelijkheden van RegiSweep.

Met behulp van RegiSweep is het mogelijk om sommige persoonsgegevens te ontdubbelen.
Dubbele invoer kan ontstaan door online aanmeldingen, imports of het negeren van waarschuwingen bij het aanmaken van nieuwe personen.

INHOUDSOPGAVE

Zo werkt RegiSweep
Conflicten bij ontdubbelen

Zo werkt RegiSweep

AdSysCo kan door middel van RegiSweep voor een groot deel geautomatiseerd personen ontdubbelen. We hebben hierbij

verschillende criteria (zie afbeelding 1.0 hieronder) op basis waarvan we RegiSweep kunnen laten controleren of personen op elkaar lijken.

Afbeelding 1.0, de verschillende criteria om dubbele personen mee op te sporen.

Als er bij twee of meer personen dezelfde gegevens voorkomen, dan worden deze personen in een overzicht getoond en bestaat er een mogelijkheid om de gegevens samen te voegen een voorbeeld is hieronder in Afbeelding 1.1 opgenomen.

Afbeelding 1.1, na het aanklikken van een naam in het resultaat is deze detail informatie over de te sweepen personen te bekijken.

Wanneer blijkt dat deze twee personen inderdaad eigenlijk één en dezelfde persoon zijn kan er gekozen worden voor de optie (knop) Sweep helemaal rechts onderin het scherm.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer er geen conflicten zijn, of er conflicten zijn is al eerder te herkennen aan de kleuren die aan de bovenkant van het Sweep: Personen scherm te zien zijn, zie ook afbeelding 1.2 hieronder.

Afbeelding 1.2, verschillende kleuren letters met verschillende betekenissen.

De betekenissen van deze afkoringen zijn te bekijken door met de muis even op één van de gekleurde vlakken stil te gaan staan, de betekenis van de verschillende kleuren en meer achtergrond informatie over de werking van RegiSweep is in dit artikel terug te vinden.

Conflicten bij ontdubbelen

Momenteel zijn er nog een aantal vlakken die een conflict opleveren bij het ontdubbelen van personen via RegiSweep. Deze conflicten moeten voorlopig handmatig worden opgelost.

Hebben ongeldige karakters in de roepnaam

Bijzondere ontdekking die we recent (12/03/2024) gedaan hebben: wanneer er een . is opgenomen in de roepnaam en alles is verder groen dan kun je toch niet sweepen. De oplossing hierin is even de . uit de roepnaam verwijderen, daarna lukt het sweepen wel.

RegiMatch dossiers

Een van de onderdelen die handmatig moet worden gedaan is het samenvoegen van de gegevens van RegiMatch dossiers van vragers en vrijwilligers.

Dit houdt in dat wanneer een persoon twee keer is ingevoerd als vrijwilliger met aanbod/diensten en evt. matches, dat deze gegevens van deze persoon overgezet moeten worden naar de persoon die moet worden behouden. Vervolgens wordt de andere persoon uit RegiMatch verwijderd en kunnen de dubbele persoonskaarten wel gesweeped worden.

In bijlage I onderin dit artikel kun je in detail terug lezen hoe je dossiers in RegiMatch kunt overzetten.

Beiden een account

Wanneer beiden personen voorzien zijn van een gebruikers account dan moet bij één van de twee het gebruikers account verwijderd worden. Doe dit in overleg met de persoon zelf!

Een account verwijderen kan via het menu Beheer - Gebruikers in het scherm kun je de betreffende gebruiker aanklikken. Daarna kun je zoals in onderstaande afbeelding te zien is de gebruiker verwijderen.

Afbeelding 1.3, het gebruikers account verwijderen is mogelijk met de knop Gebruiker verwijderen rechts bovenin.

Ingeschreven op dezelfde activiteit

[nog uitwerken]

Zijn opgenomen in dezelfde CRM groep

Hiervoor moet de beiden personen in RegiCRM opgezocht worden. Wanneer de persoonskaart gevonden is kan erop het tabblad Koppelingen worden terug gevonden aan welke groep een persoon is gekoppeld. Verwijder de persoon die niet bewaard hoeft te worden uit de groep waar beide persoonskaarten zich in begeven.

Op CRM niveau een beperking

De actie die hier nodig is lijkt op die uit voorgaande paragraaf, naast het eerder genoemde tabblad Koppelingen is het tabblad Dossier opgenomen. Zorg ervoor dat er alleen beperkingen over blijven op de persoonskaart die bewaard moet worden.

Beiden actief in vervoer

[nog uitwerken]

Samen in één casus

[nog uitwerken]

BIJLAGE I Dossiers overzetten in RegiMatch

RegiMatch Online

Het overzetten van een dossier gaat als volgt:

Het is praktisch om twee tabs met RegiWeb te openen in een browser zodat de gegevens van beide personen naast elkaar kunnen worden getoond.
Via het onderdeel Dienstverlening in RegiCRM Online kan per persoon worden gezien aan welke werksoorten van RegiMatch de persoon is gekoppeld.
Open via Dienstverlening het dossier van de vrijwilliger/vrager in de betreffende werksoort.
Zet alle benodigde gegevens over naar het dossier van de vrijwilliger/vrager die wordt behouden.
Verwijder het dossier van de persoon die ontdubbeld moet worden.
Herhaal dit proces voor alle personen op de lijst en meld het bij AdSysCo zodra het overzetten is afgerond.

In sommige gevallen zullen dossiers niet handmatig overgezet kunnen worden in RegiMatch Online.

RegiMatch full client

Het is praktisch om een browsersessie open te hebben met RegiMatch Online zodat de gegevens van de vrijwilliger/vrager overgezet kunnen worden zonder steeds te hoeven zoeken in de applicatie.
RegiMatch full client maakt het mogelijk om een dossier te verwijderen. Let op: dit is definitief, de gegevens worden volledig verwijderd en kunnen niet worden hersteld!