RegiTijd full client - Bekijken en evt. verwerken geregistreerde ORT-uren

Als een medewerker in RegiTijd ORT-uren geregistreerd heeft, dan kunnen die uren bekeken en evt. verwerkt worden.

INHOUDSOPGAVE

• 1.Waar zijn de geregistreerde ORT-uren te bekijken?
• 2. Hoe selecteer en filter je de gegevens?
• 3. Hoe verwerk je deze ORT-uren?
• 4. Hoe geef je de ORT-tijdschrijfrubrieken een toeslagcode ten behoeve van een import?

1.Waar zijn de geregistreerde ORT-uren te bekijken?

• Open RegiTijd full client 
• Klik op menu ‘Uren registratie’
• Klik op tabblad 'ORT'

Toelichting op de kolommen:

1. medewerker: Naam van de medewerker bij wie de ORT regel hoort
2. ORT: De ORT-rubriek waarop is geschreven
3. datum: De datum waarop de ORT is geschreven
4. uren: Het aantal uren dat is geschreven, en dat als basis dient voor de uitbetaling
5. gereed: De ORT-regel behoort tot een week die door de medewerker is gereed gemeld
6. akkoord: De ORT-regel behoort tot een week die door de manager is akkoord gemeld
7. te betalen op: Deze datum wordt automatisch gevuld met de datum uit onderstaand onderdeel. Dit wordt gedaan zodra kolom 8 wordt ge-dubbelklikt op dezelfde regel. Als het vinkje rechts van de datum wordt uitgezet wordt de datum bij dubbelklikken niet gevuld 
8. Dit bepaalt of de betaaldatum wordt ingevuld in kolom 7, en geeft een rood kruis of groene vink weer
9. te betalen: Deze kolom wordt gevuld op basis van de actie in kolom 8. Bij de groene vink wordt kolom 4 gekopieerd naar kolom 9. De uren kunnen worden overschreven
10. betaald op: Deze datum wordt automatisch gevuld met de datum in onderstaand frame. Dit wordt gedaan zodra kolom 12 wordt ge-dubbelklikt op dezelfde regel. Als het vinkje rechts van de datum wordt uitgezet wordt de datum bij dubbelklikken niet gevuld 
11. Dit bepaalt of de datum betaald wordt ingevuld in kolom 11, en geeft een rood kruis of groene vink weer
12. uitbetaald: In deze kolom kan worden opgegeven hoeveel uren uiteindelijk zijn uitbetaald
13. def.: Deze kolom kan worden gebruikt om aan te geven dat de regel geheel gereed is.

2. Hoe selecteer en filter je de gegevens?

Via onderstaand scherm kunnen selecties en filters gebruikt worden om de getoonde gegevens te beperken of uit te breiden.

1. Selectie alle medewerkers of een specifieke medewerkers
2. Selectie op periode of maand/jaar
3. Selectie op basis van status van de regel
4. Selectie op werkmaatschappij, functie, afdeling/groep, manager of ORT-soort
5. Vernieuwen de gegevens op basis van de selectie

3. Hoe verwerk je deze ORT-uren?

Als de gegevens van de ORT-uren gebruikt worden ten behoeve van uitbetaling, dan kunnen in RegiTijd full client de gegevens van de uitbetaling verwerkt worden. Maak eerst afspraken over:

• Welke uren mogen uitbetaald worden? Bv. alleen uren die door de manager zijn geaccordeerd en nog niet zijn uitbetaald
• Datums van uitbetaling. Bv. elke 15e van de nieuwe maand

Hoe verwerk je de gegevens van de uitbetaling? Bv. van alleen de geaccordeerde uren van de afgelopen maanden januari en februari van 2021 die nog niet zijn uitbetaald, die op 15 maart 2021 worden uitbetaald:

• Open RegiTijd full client 
• Klik op menu ‘Uren registratie’
• Klik op tabblad 'ORT'
• Selecteer links onderaan het gewenste jaar en/of gewenste van- en tot-datum
• Voer in velden 'te betalen op' en 'betaald op' in '15-3-2021'
• Zet een vinkje bij 'akkoord'
• Zet een vinkje bij 'niet uitbetaald'

De gegevens die aan de selectie voldoen worden getoond.

• Klik in alle regels eenmaal op de rode kruisjes in de kolom rechts van de kolom ‘betalen op’
• Klik rechts onderaan op de groene knop met de witte vink om de wijzigingen op te slaan

In kolom 'betalen op' komt de datum te staan die je onderin hebt ingevoerd bij 'te betalen op'.

In kolom 'te betalen' komt hetzelfde aantal uren te staan als in kolom 'uren'. Het aantal uren in kolom 'te betalen' is te wijzigen.

• Klik midden onderin op de knop ‘Maak export ORT (alleen ORT-uren die accoord en niet definitief zijn)’

In onderstaand scherm worden alleen de regels getoond die meegaan in de export en dus uitbetaald gaan worden.

• Indien de gegevens geïmporteerd dienen te worden in een salarisprogramma of je een Excel-overzicht wilt hebben, klik dan op de Excel-knop, open Excel en plak de gegevens in Excel
• Klik op de knop 'Verwerk betaling'
• Klik op 'Yes' in onderstaand scherm om de uit te betalen ORT-uren op betaald en definitief te zetten

• Klik in onderstaand scherm op 'Yes' om de datum van uitbetaling op vandaag te zetten, klik op 'No' om de datum te zetten op wat je eerder hebt ingevoerd bij 'betaald op'

In alle regels wordt in één keer verwerkt dat ze uitbetaald zijn op de gekozen datum, en de regels worden op definitief gezet.

• Klik op de blauwe knop met de witte vink om wijzigingen op te slaan en scherm te sluiten
• Verwijder het selectievinkje bij 'niet uitbetaald' zodat ook de verwerkte gegevens getoond worden:
  
   

4. Hoe geef je de ORT-tijdschrijfrubrieken een toeslagcode ten behoeve van een import? 

De gegevens kunnen geëxporteerd worden ten behoeve van een import in bv. een salarisprogramma. Dan kan het handig zijn om in RegiTijd full client de ORT-tijdschrijfrubrieken de ID's/codes te geven die in het salarisprogramma gebruikt worden voor de verschillende ORT-percentages. Deze codes komen mee met de export en kunnen in de importdefinitie opgenomen worden.

Hoe geef je de ORT- tijdschrijfrubrieken codes?

• Open RegiTijd full client
• Klik op menu Bestand – Stamgegevens – Tijdschrijf rubrieken
• Selecteer op soort rubriek 'ORT uren'
• Voer in kolom 'code' de gewenste code in
• Klik rechts onderaan op het blauwe blok met de witte vink om de wijzigingen op te slaan en het scherm te sluiten

Die codes worden getoond in het scherm ‘Tijdregistratie’ op tabblad ‘ORT':