RegiTijd Online - Tijdschrijven

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Do, 18 Jul om 3:59 PM op Jos Koedam

Leestijd: ongeveer 5 minuten

In dit artikel leer je meer over de opbouw van RegiTijd en wat je kan vinden in de verschillende tegels. We gaan dieper in op de urenstaat, het saldo en verlof.

INHOUDSOPGAVE

Opbouw RegiTijd
Urenstaat
Saldo
Verlof
Tijdbesteding

Opbouw RegiTijd

RegiTijd online bestaat uit maximaal 9 tegels en dat zijn de volgende onderdelen:

1. Urenstaat - het toevoegen van tijdregistratie en de week gereed melden

2. Goedkeuren - alleen beschikbaar voor managers, bestemd voor goedkeuring tijdschrijven.

3. Saldo - het saldo van de gewerkte uren t.o.v. het contract

4. Verlof - de opbouw en opname van verlofuren

5. Tijdbesteding - de specificatie van tijdschrijven naar rubrieken

6. Opdrachten - een overzicht van de begrote en gerealiseerde uren per opdracht

7. Dashboard - een visuele weergave van de tijdverdeling van de directe en indirecte uren

8. Dossier - basisgegevens die door de personeelsadministratie zijn ingevoerd

9. Informatie - algemene informatie over het tijdschrijven

Afbeelding 1: De tegels van RegiTijd Online.

Urenstaat

Afbeelding 2: De button om tijdschrijfrubrieken uit te klappen in de urenstaat.

Door op de groene + te klikken opent het menu met de tijdschrijfrubrieken. Dit geldt voor directe uren-indirecte uren-overige uren en ORT uren. En daarna kan de rubriek worden gekozen door hier op te klikken.
De uren invullen, minimaal 0,25 (is 1 kwartier)
Klik na het voltooien van het tijdschrijven op opslaan
Wanneer alle uren van de week zijn ingevoerd, klik op 'Week gereed melden'. De manager weet nu dat deze week gecontroleerd kan worden
Invoerveld voor een notitie over deze week

Wanneer dit scherm voor de eerste keer wordt geopend, controleer dan of de tijdschrijfrubrieken ook overeenstemmen met de functie, is dit niet het geval neem dan contact op met een manager of de personeelsadministratie.

Als 'Week gereed melden' is geselecteerd dan verandert deze knop naar 'Gereed melden annuleren'.

Afbeelding 3: Een voorbeeld van een ingevulde urenstaat die gereed gemeld kan worden.

Na het gebruik van "Week gereed melden" kan geen tijd meer worden geschreven, maar als het nodig is om wijzigingen door te voeren kan het gereed melden worden geannuleerd.

Nadat de manager het tijdschrijven heeft goedgekeurd, kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht en is deze knop weg.

Saldo

Dit scherm geeft een overzicht, per week, van de geregistreerde uren. In de laatste kolom wordt het verschil t.o.v. de contracturen weergegeven.

Hierdoor kan worden gevolgd hoeveel overuren of minuren er zijn.

Navigeer met behulp van de pijltjes onderin het scherm tussen de kwartalen.

Afbeelding 4: Kwartaalnavigatie in het scherm Saldo.

Verlof

Links staan:

- Verlofkaart (totaal aantal toegekend verlofuren per verlofsoort, opgenomen verlofuren per tijdschrijfregel, resterend verlof in een kalenderjaar)
- Minimaal op te nemen verlof XXXX (totaal minimaal op te nemen verlof en resterend minimaal op te nemen verlof in een kalenderjaar)
- Saldo (teveel- / te weinig geregistreerde uren in een kalenderjaar)

Rechts staan:

- Herkomst opgenomen / ingeplande uren per tijdschrijfregel in een kalenderjaar
- Herkomst aanpassingen verlof in een kalenderjaar

Mochten er onduidelijke verschillen worden vastgesteld, neem dan contact op met een manager of de personeelsadministratie.

Afbeelding 5: Een voorbeeld van een verlofkaart.

Toekenning feestdagenverlof

Volgens CAO Sociaal Werk:

De volgende volledige kalenderdagen worden aangemerkt als feestdagen: Nieuwjaarsdag, tweede paasdag, Koningsdag, 5 mei, Hemelvaartsdag, tweede pinksterdag, eerste en tweede kerstdag.

Voor elke feestdag die valt op een maandag tot en met vrijdag krijgt de werknemer met een voltijddienstverband 7,2 uur feestdagverlof toegekend. Voor de werknemer met een deeltijddienstverband wordt het feestdagverlof naar rato vastgesteld.

Voorbeeld: In 2020 vallen er 7 feestdagen op maandag t/m vrijdag. Wanneer men dus 36 uur werkt wordt er 7,2 * 7 = 50,4 uur feestdagenverlof toegekend. Wanneer men 12 uur werkt (dit is 1/3 van 36 uur) wordt er 50,4 / 3 = 16,8 uur toegekend.

In RegiTijd worden geen werkroosters/werkdagen vastgelegd. Het programma kent het totaal aan feestdagenverlof toe waar men recht op heeft op basis van de contracturen en op basis van 7,2 uur op een dag, en niet op basis van welke feestdagen vallen op de dagen dat je werkelijk werkt.

Deze regeling is conform CAO en zo eerlijk mogelijk voor alle medewerkers. Een medewerker die namelijk nooit op een feestdag zou werken volgens z’n rooster, zou in het andere geval altijd de uren feestdagenverlof mislopen, terwijl een andere medewerker dit wel toegekend zou krijgen. Dan heeft de laatste persoon meer vrije dagen in een jaar, wat oneerlijk is. Nu is het zo dat iedereen een bepaald potje feestdagenverlof krijgt toegekend. De ene persoon neemt deze vrije dagen werkelijk op een feestdag op. Een ander krijgt de mogelijkheid deze uren elders in het jaar op te nemen, maar behoudt wel het recht op deze vrije uren.

Tijdbesteding

Specificatie van de registratie per rubriek, per kwartaal.

Afbeelding 6: Een voorbeeld van het scherm Tijdbesteding.

De kleinste tijdregistratie-eenheid in RegiTijd Online is 15 minuten (0,25 uur). Dat is niet te wijzigen tbv RegiTijd Online, omdat er complexe berekeningen achter zitten en de eenheden deelbaar moeten zijn door bepaalde getallen. In RegiTijd Full client (alleen toegankelijk voor bv. applicatiebeheerder) is het wel mogelijk om getallen in te voeren.