RegiTijd Online - Tijdschrijven

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Di, 25 Feb om 11:48 AM op Ynke Hermant

Leestijd: ongeveer 5 minuten

In dit artikel leer je meer over de indeling van RegiTijd en wat je kunt vinden in de verschillende tegels. We gaan dieper in op de urenstaat, het saldo, het verlof, de tijdsbesteding en het dashboard.

INHOUDSOPGAVE

Indeling RegiTijd
Urenstaat
Saldo
Verlof
Tijdbesteding
Dashboard

Indeling RegiTijd

In RegiTijd online staan onderstaande tegels:

Urenstaat - per week bekijken en registreren van bestede tijd en de week gereed melden

Goedkeuren - per week per medewerker bekijken, beoordelen en evt. goedkeuren van tijdregistratie (alleen beschikbaar voor managers)

Saldo - weekoverzicht van de geregistreerde uren per uursoort, het aantal contracturen en het urensaldo (het aantal geregistreerde uren t.o.v. het aantal contracturen)

Verlof - jaaroverzicht van de toekenning- en opname van verlofuren en verlofurensaldo

Tijdbesteding - jaaroverzicht van de registratie per kwartaal per opdrachtregel (tijdschrijfrubriek)

Opdrachten - overzicht van de begrote- en gerealiseerde uren per opdrachtregel (alleen beschikbaar voor managers)

Dashboard - een visuele weergave van de tijdsverdeling van de directe- en indirecte uren

Dossier - eventuele opmerkingen van de applicatiebeheerder of personeelsadministratie, b.v. mbt PBL, verlofsparen

Informatie - algemene informatie over het tijdschrijven

Afbeelding 1: De tegels van RegiTijd Online.

Urenstaat

Per week bekijken en registreren van bestede tijd en de week gereed melden.

Afbeelding 2: De button in 'Urenstaat' om jouw opdrachtregels (tijdschrijfrubrieken) te zien.

Bestede tijd registreren:

Klik onder de gewenste uursoort (directe-, indirecte-, overige- en evt. ORT-uren / Reisdagen) op de groene bol met de witte + om al jouw opdrachtregels (tijdschrijfrubrieken) te zien
Klik op de gewenste regel
Voer in die regel op de gewenste datum het gewenste aantal uren in (minimaal 0,25 (is 15 minuten))
Klik op de knop 'Opslaan'
Wanneer alle uren van de week zijn ingevoerd, klik dan op de knop 'Week gereed melden'. De manager weet nu dat deze week bekeken, beoordeeld en evt. goedgekeurd kan worden. Nadat de week is goedgekeurd, kun je deze niet meer wijzigen
Wanneer je aan een week een notitie wilt toevoegen, bv voor jouw manager, klik dan op de knop 'Notitie toevoegen', voer een notitie in en klik op 'Opslaan'

Afbeelding 3: Een voorbeeld van een ingevulde urenstaat die gereed gemeld kan worden.

Geregistreerde tijd wijzigen na klikken op knop 'Week gereed melden':

Wanneer er geklikt is op de knop 'Week gereed melden', dan verandert deze knop naar 'Gereed melden annuleren'. Klik op de knop 'Gereed melden annuleren' om de urenregistratie te kunnen wijzigen. Als je klaar bent, klik dan opnieuw op de knoppen 'Opslaan' en 'Week gereed melden'.

Geregistreerde tijd wijzigen nadat de urenstaat van een week al is goedgekeurd:

Nadat de urenstaat van een week is goedgekeurd, is de knop 'Week gereed melden'/'Gereed melden annuleren' niet meer zichtbaar. De urenregistratie is niet te wijzigen. Vraag aan jouw manager, ovv weeknummer(s), om de accordering te verwijderen. Daarna kun je de urenregistratie wijzigen. Als je klaar bent, klik dan opnieuw op de knoppen 'Opslaan' en 'Week gereed melden' en meld jouw manager dat de week weer is te bekijken, te beoordelen en evt. goed te keuren.

Ik mis opdrachtregels (tijdschrijfrubrieken):

Wanneer je opdrachtregels (tijdschrijfrubrieken) mist, neem dan contact op met jouw manager.

Saldo

Weekoverzicht van de geregistreerde uren per uursoort, het aantal contracturen en het urensaldo (het aantal geregistreerde uren t.o.v. het aantal contracturen, ook wel compensatie-uren, overuren, plusuren of minuren genoemd).

In de kolom 'Cum' wordt het urensaldo getoond van een week en alle daarvoor liggende weken van dat jaar.

Navigeer met behulp van de pijltjes onderin het scherm tussen de verschillende kwartalen.

Afbeelding 4: Kwartaalnavigatie in het scherm 'Saldo'.

Verlof

Jaaroverzicht van de toekenning- en opname van verlofuren en verlofurensaldo.

Links staan:

- Verlofkaart (totaal aantal toegekend verlofuren per verlofsoort, opgenomen verlofuren per tijdschrijfrubriek, resterend verlof in een kalenderjaar)
- Minimaal op te nemen verlof XXXX (totaal minimaal op te nemen verlof en resterend minimaal op te nemen verlof in een kalenderjaar)
- Saldo (teveel- / te weinig geregistreerde uren in een kalenderjaar)

Rechts staan:

- Herkomst opgenomen / ingeplande uren per tijdschrijfrubriek in een kalenderjaar
- Herkomst aanpassingen verlof in een kalenderjaar

Mochten er onduidelijke verschillen worden vastgesteld, neem dan contact op met een manager of de personeelsadministratie.

Afbeelding 5: Een voorbeeld van een verlofkaart.

Toekenning feestdagenverlof

Volgens CAO Sociaal Werk:

De volgende volledige kalenderdagen worden aangemerkt als feestdagen: Nieuwjaarsdag, tweede paasdag, Koningsdag, 5 mei, Hemelvaartsdag, tweede pinksterdag, eerste en tweede kerstdag.

Voor elke feestdag die valt op een maandag tot en met vrijdag krijgt de werknemer met een voltijddienstverband 7,2 uur feestdagverlof toegekend. Voor de werknemer met een deeltijddienstverband wordt het feestdagverlof naar rato vastgesteld.

Voorbeeld: In 2020 vallen er 7 feestdagen op maandag t/m vrijdag. Wanneer men dus 36 uur werkt wordt er 7,2 * 7 = 50,4 uur feestdagenverlof toegekend. Wanneer men 12 uur werkt (dit is 1/3 van 36 uur) wordt er 50,4 / 3 = 16,8 uur toegekend.

In RegiTijd worden geen werkroosters/werkdagen vastgelegd. Het programma kent het totaal aan feestdagenverlof toe waar men recht op heeft op basis van de contracturen en op basis van 7,2 uur op een dag, en niet op basis van welke feestdagen vallen op de dagen dat je werkelijk werkt.

Deze regeling is conform CAO en zo eerlijk mogelijk voor alle medewerkers. Een medewerker die namelijk nooit op een feestdag zou werken volgens z’n rooster, zou in het andere geval altijd de uren feestdagenverlof mislopen, terwijl een andere medewerker dit wel toegekend zou krijgen. Dan heeft de laatste persoon meer vrije dagen in een jaar, wat oneerlijk is. Nu is het zo dat iedereen een bepaald potje feestdagenverlof krijgt toegekend. De ene persoon neemt deze vrije dagen werkelijk op een feestdag op. Een ander krijgt de mogelijkheid deze uren elders in het jaar op te nemen, maar behoudt wel het recht op deze vrije uren.

Tijdbesteding

Jaaroverzicht van de registratie per kwartaal per opdrachtregel (tijdschrijfrubriek).

Afbeelding 6: Een voorbeeld van het scherm 'Tijdbesteding'.

Dashboard

Een visuele weergave van de tijdsverdeling van de directe- en indirecte uren.

De kleinste tijdregistratie-eenheid in RegiTijd Online is 15 minuten (0,25 uur). Dat is niet te wijzigen tbv RegiTijd Online, omdat er complexe berekeningen achter zitten en de eenheden deelbaar moeten zijn door bepaalde getallen. In RegiTijd Full client (alleen toegankelijk voor bv. applicatiebeheerder) is het wel mogelijk om andere getallen in te voeren.