RegiTijd full client - Urenregistratie

Leestijd: ongeveer 10 minuten

In dit artikel wordt het scherm 'Uren Registratie' in RegiTijd full client toegelicht.

Het scherm 'Uren Registratie' bestaat uit de volgende onderdelen/tabbladen:

INHOUDSOPGAVE

• Urenregistratie
• Gereed
• Akkoord
• Analyse
• Grafieken
• ORT

Urenregistratie

In het onderdeel 'Uren registratie' kunnen de door de medewerker geregistreerde uren per week worden bekeken.

Bij het onderdeel 'soort uren' (1) kan een keuze worden gemaakt op basis van het soort uren. Standaard worden directe, indirecte, overige uren en ORT uren getoond.

Bij 'overuren' (2) worden de contracturen, gewerkte uren, uitbetalingen/correcties en het saldo weergegeven. Hier kan dus een eventueel saldo aan overuren of minuren staan.

Via de dropdown bij 'medewerkers' (3) kan een medewerker worden gekozen. In de dropdown bij 'activiteiten/rubrieken' kan vervolgens een specifieke (tijdschrijf)rubriek worden gekozen en worden toegevoegd met het groene plusje.

Door een regel aan te klikken bij de onderdelen 6, 7 en 8 en gebruik te maken van het rode minnetje wordt een rubriek verwijderd. Verwijder hiervoor eerst de geregistreerde uren.

Bij 'periode' 4 wordt gekozen voor het jaar en de week. Met de groene pijltjes kan een jaar/week verder of een jaar/week terug worden gegaan.

De vinkjes bij 'gereed' en 'akkoord' (5) geven aan of de medewerker de week gereed heeft gemeld en of de week is geaccordeerd door de manager / P&O.

Met behulp van de vinkjes 'gereed' en 'akkoord' (5) kunnen weken worden gereed gemeld of juist weer open worden gezet, hetzelfde geldt voor het akkoord van de manager.

Bij 'activiteit/rubriek' worden de (tijdschrijf)rubrieken getoond. Van boven naar beneden zijn dat directe (6), indirecte (7) en overige uren (8). De gele regels tonen subtotalen en vormen de scheiding tussen het soort uren.

In de bovenstaande schermafbeelding is te zien dat sommige regels zijn uitgegrijsd en andere niet. Uitgegrijsde regels zijn uren die zijn geregistreerd via contactmomenten in RegiMaDi en kunnen niet worden gewijzigd via RegiTijd.

Door in een uitgegrijsde regel op een dag op de uren te klikken verschijnt onderin het casusnummer in RegiMaDi.

Met behulp van 'kopieer activiteiten/rubrieken' (9) kunnen rubrieken van voorgaande weken worden opgehaald voor een specifieke medewerker.

Hierbij zijn een aantal opties beschikbaar:

• inclusief uren: de tijd die is geregistreerd op de rubriek wordt ook meegenomen bij de kopieeractie
• exclusief uren: alleen de rubrieken worden gekopieerd. Registreerde tijd wordt niet meegenomen. 
• conform verdeling: In de instelling van RegiTijd kan een verdeling van de normuren per maand worden opgegeven. Bij het kopiëren van de uren wordt rekening gehouden met deze verdeling.

• te kopiëren activiteit rubriek: geef aan of het gaat om 1 activiteit/rubriek, alle activiteiten, directe/indirecte/overige/ORT activiteiten.

• van week naar week: met deze functie kan worden aangegeven welke week als model dient voor de volgende week/weken.

• verwijderen alle rubrieken: met deze functie kunnen alle rubrieken/uren van een week of aantal weken worden verwijderd bij een specifieke medewerker.

N.B.: RegiMaDi-activiteiten en -uren worden niet meegenomen in deze selecties. RegiMaDi uren kunnen alleen in RegiTijd terechtkomen via contactmomenten in RegiMaDi Online.

In het veld 'Opmerkingen bij deze weekstaat' (10) staan opmerkingen die de medewerker via RegiTijd Online heeft ingevoerd. Het is ook mogelijk om hier opmerkingen in te voeren zodat de medewerker deze kan zien in RegiTijd Online.

De manager van de medewerker kan deze opmerkingen ook inzien.

Gereed

In het onderdeel 'Gereed' worden alle weeknummers en medewerkers getoond. Per week en medewerker wordt de status van de 'Urenstaat' getoond.

De status van de 'Urenstaat' per week en medewerker wordt weergegeven in blokjes. Er zijn blokjes met en zonder vinkjes. Blokjes die zijn omlijnd in grijs en blokjes die zijn omlijnd in geel.

De vinkjes geven uiteraard aan dat de betreffende week gereed is gemeld door de medewerker. Open blokjes zijn niet gereed gemeld.

- Toelichting kleur geel: wel geregistreerd, niet gereed gemeld

- Toelichting kleur grijs: niet in dienst

Onderin zijn selecties mogelijk om zodoende een specifieke medewerker te kiezen of bijvoorbeeld alle medewerkers van een specifieke manager.

Akkoord

In het onderdeel 'Akkoord' worden alle weeknummers en medewerkers getoond. Per week en medewerker wordt de status van de 'Urenstaat' getoond.

De status van de 'Urenstaat' per week en medewerker wordt weergegeven in blokjes. Er zijn blokjes met en zonder vinkjes. Blokjes die zijn omlijnd in grijs en blokjes die zijn omlijnd in geel.

De vinkjes geven uiteraard aan dat de betreffende week akkoord is gemeld door de manager. Open blokjes zijn niet akkoord gemeld.

- Toelichting kleur geel: wel gereed gemeld, niet akkoord gemeld

- Toelichting kleur grijs: niet in dienst

Onderin zijn selecties mogelijk om zodoende een specifieke medewerker te kiezen of bijvoorbeeld alle medewerkers van een specifieke manager.

Analyse

In het onderdeel 'Analyse' wordt op basis van de normuren per functie een bezettingspercentage en gecorrigeerd bezettingsresultaat gegeven.

De correctie wordt gedaan op basis van de verdeling (Instellingen - Instellingen I) en heeft te maken met het seizoenspatroon.

Hiermee bedoelen we dat de uren niet precies gelijk verdeeld zullen zijn over de maanden. Dat heeft o.a. te maken met de zomervakantie.

De analyse geeft een beeld van hoeveel tijd er wordt besteed aan directe uren t.o.v. ingestelde norm uren. De normuren worden op basis van de geselecteerde periode getoond.

Er kan linksonder worden gefilterd op een aantal punten:

• medewerker
• periode vanaf
• periode t/m
• iedereen
• met geschreven uren
• met geschreven directe uren

Rechtsonder kan verder worden gefilterd op werkmaatschappij, functie, afdeling/groep en manager.

Norm uren worden opgegeven in RegiTijd via Bestand - Stamgegevens - Functie: norm uren:

Grafieken

In het onderdeel 'Grafieken kan een grafisch overzicht worden gemaakt van:

• verdeling uren (totaal) per maand
• verdeling uren (direct/indirect/overig) per maand
• verdeling uren (totaal)
• volledigheid tijdschrijven
• bezettingsresultaat
• FTE per maand

Onderin kan weer worden gefilterd op medewerker, periode, iedereen, medewerkers met geschreven uren, medewerkers met geschreven directe uren, werkmaatschappij, functie, afdeling/groep en manager.

Voorbeeld: verdeling uren (direct/indirect/overig) per maand:

Binnen de grafiek is het mogelijk om te kiezen voor andere weergaven via 'Soort grafiek', bijvoorbeeld een weergave met rechte lijnen, alleen punten of op basis van kolommen.

Ook de kleur van de achtergrond en van de lijnen/punten/kolommen kan worden aangepast via 'Achtergrond' en 'Kleur'.

Het voorbeeld hieronder is van dezelfde soort maar met andere keuzes bij soort grafiek, achtergrond en kleur:

De grafieken kunnen met de knop 'Opslaan' als een png bestand worden opgeslagen of direct worden geprint via de knop 'Print'.

ORT

In het onderdeel 'ORT' kunnen de uren die zijn geregistreerd op ORT worden gecontroleerd en uitgedraaid.

Voor een verdere toelichting over het bekijken en eventueel verwerken van geregistreerde ORT-uren kan dit artikel worden bekeken.

Onderin kan weer worden gefilterd op verschillende zakenr.