RegiTijd full client - Urenregistratie

In dit artikel wordt het scherm Uren Registratie behandeld.

Uren Registratie bestaat uit de volgende onderdelen:

INHOUDSOPGAVE

• Urenregistratie
• Gereed
• Akkoord
• Analyse
• Grafieken
• ORT

Urenregistratie

In het onderdeel urenregistratie kunnen de door de medewerker geregistreerde uren per week worden bekeken.

Bij het onderdeel 'Soort uren' (1) kan een keuze worden gemaakt op basis van het soort uren. Standaard worden directe, indirecte en overige uren getoond.

Bij 'Overuren' (2) worden de contracturen, gewerkte uren, uitbetalingen/correcties en het saldo weergegeven. Hier kan dus een eventueel saldo aan overuren of minuren staan.

Via de dropdown bij 'Medewerkers' (3) kan een medewerker worden gekozen. In de dropdown bij activiteiten/rubrieken kan vervolgens een specifieke rubriek worden gekozen en worden toegevoegd met het groene plusje.

Door een regel aan te klikken bij de onderdelen 6, 7 en 8 en gebruik te maken van het rode minnetje wordt een rubriek verwijderd. Verwijder hiervoor eerst de geregistreerde uren.

Bij 'Periode' 4 wordt gekozen voor het jaar en de week. Met de groene pijltjes kan een jaar/week verder of een jaar/week terug worden gegaan.

De vinkjes bij 'Gereed' en 'Akkoord' (5) geven aan of de medewerker de week gereed heeft gemeld en of de week is geaccordeerd door de manager / P&O.

Met behulp van de vinkjes 'Gereed' en 'Akkoord' (5) kunnen weken worden gereed gemeld of juist weer open worden gezet, hetzelfde geldt voor het akkoord van de manager.

Bij Activiteit/Rubriek worden de rubrieken getoond. Van boven naar beneden zijn dat directe (6), indirecte (7) en overige uren (8). De gele regels tonen subtotalen en vormen de scheiding tussen het soort uren.

In de bovenstaande schermafbeelding is te zien dat sommige regels zijn uitgegrijsd en andere niet. Uitgegrijsde regels zijn uren die zijn geregistreerd via contactmomenten in RegiMaDi kunnen niet worden gewijzigd via RegiTijd.

Door in een uitgegrijsde regel op een dag op de uren te klikken verschijnt onderin het casusnummer in RegiMaDi.

Met behulp van 'kopieer activiteiten/rubrieken' (9) kunnen rubrieken van voorgaande weken worden opgehaald voor een specifieke medewerker.

Hierbij zijn een aantal opties beschikbaar:

• Inclusief uren: de tijd die is geregistreerd op de rubriek wordt ook meegenomen bij de kopieeractie
• Exclusief uren: alleen de rubrieken worden gekopieerd. Registreerde tijd wordt niet meegenomen. 
• Conform verdeling: In de instelling van RegiTijd kan een verdeling van de normuren per maand worden opgegeven. Bij het kopieren van de uren wordt rekening gehouden met deze verdeling.

• Te kopiëren activiteit rubriek: Geef aan of het gaat om 1 activiteit/rubriek, alle activiteiten, directe/indirecte/overige/ORT activiteiten.

• Van week naar week: Met deze functie kan worden aangegeven welke week dient als model voor de volgende week/weken.

• Verwijderen alle rubrieken: Met deze functie kunnen alle rubrieken/uren van een week of aantal weken worden verwijderd bij een specifieke medewerker.

N.B.: RegiMaDi activiteiten en uren worden niet meegenomen in deze selecties. RegiMaDi uren kunnen alleen in RegiTijd terechtkomen via contactmomenten in RegiMaDi Online.

In het veld 'Opmerkingen bij deze weekstaat' (10) staan opmerkingen die de medewerker via RegiTijd Online heeft ingevoerd. Het is ook mogelijk om hier opmerkingen in te voeren zodat de medewerker deze kan zien in RegiTijd Online.

De Manager van de medewerker kan deze opmerkingen ook terug

Gereed

Bij het onderdeel Gereed worden de weeknummers getoond en alle medewerkers.

Onderin zijn selecties mogelijk om zodoende een specifieke medewerker te kiezen of bijvoorbeeld alle medewerkers van een specifieke manager.

In dit onderdeel kunnen een aantal zaken te zien zijn. Blokjes met en zonder vinkjes. Blokjes die zijn omlijnd in grijs en blokjes die zijn omlijnd in geel.

De vinkjes geven uiteraard aan dat de betreffende week gereed is gemeld door de medewerker. Open blokjes zijn niet gereed gemeld.

- Toelichting kleur geel: Wel geregistreerd, niet gereed gemeld

- Toelichting kleur grijs: Niet in dienst

Akkoord

Het scherm akkoord doet vrijwel hetzelfde als het scherm gereed, maar dan voor de status akkoord.

- Toelichting kleur geel: Wel gereed, niet akkoord

- Toelichting kleur grijs: Niet in dienst

Analyse

In het onderdeel analyse wordt op basis van de norm uren per functie een bezettingspercentage en gecorrigeerd bezettingsresultaat gegeven.

De correctie wordt gedaan op basis van de verdeling (Instellingen - Instellingen I) en heeft te maken met het seizoenspatroon.

Hiermee bedoelen we dat de uren niet precies gelijk verdeeld zullen zijn over de maanden. Dat heeft o.a. te maken met de zomervakantie.

De analyse geeft een beeld van hoeveel tijd wordt besteed aan directe uren t.o.v. ingestelde norm uren. De norm uren worden op basis van de geselecteerde periode getoond.

Norm uren worden opgegeven in RegiTijd via Bestand - Stamgegevens - - Functie: norm uren

Er kan linksonder worden gefilterd op een aantal punten:

• Medewerker
• Periode vanaf
• Periode t/m
• Iedereen
• met geschreven uren
• met geschreven directe uren

Rechtsonder kan verder worden gefilterd op werkmaatschappij, functie, afdeling/groep en manager.

Grafieken

Bij grafieken kan een grafisch overzicht worden gemaakt van:

• Verdeling uren (totaal) per maand
• Verdeling uren (direct/indirect/overig) per maand
• Verdeling uren (totaal)
• Volledigheid tijdschrijven
• Bezettingsresultaat
• FTE per maand

Onderin kan weer worden gefilterd op medewerker, periode, iedereen, medewerkers met geschreven uren, medewerkers met geschreven directe uren, werkmaatschappij, functie, afdeling/groep en manager.

Voorbeeld: Verdeling uren (direct/indirect/overig) per maand

Binnen de grafiek is het mogelijk om te kiezen voor andere weergaven via 'Soort grafiek', bijvoorbeeld een weergave met rechte lijnen, alleen punten of op basis van kolommen.

Ook de kleur van de achtergrond en van de lijnen/punten/kolommen kan worden aangepast via 'Achtergrond' en 'Kleur'.

Het voorbeeld hieronder is van dezelfde soort maar met andere keuzes bij soort grafiek, achtergrond en kleur.

De grafieken kunnen met de knop 'Opslaan' als een png bestand worden opgeslagen of direct worden geprint via de knop 'Print'.

ORT

Bij het onderdeel ORT kunnen de uren die zijn geregistreerd op ORT worden gecontroleerd en uitgedraaid.

Voor een verdere toelichting over beheer ORT kan dit artikel worden bekeken.