RegiAct Online - Activiteit bewerken

Leestijd: 3 minuten


In dit artikel worden een aantal tabs besproken die te vinden zijn in een activiteit.
Hierbij gaan we in op o.a. prestaties, kenmerken en medewerkers

INHOUDSOPGAVE

• Het bewerken van een activiteit
• Voorwaarden bij het bewerken van bepaalde velden
• Prestaties
• Kenmerken
• Medewerkers
• RegiMaDi activiteit

Het bewerken van een activiteit

Bij het toevoegen en bewerken van een activiteit kunnen allerlei gegevens worden bewerkt.

Denk hierbij aan de locatie, de startdatum, tijden, het maximale aantal deelnemers, de factuurwijze e.d.

Dat verloopt via 6 stappen (zie onderstaande afbeelding).

De statussen Voorlopig en Definitief bepalen of er facturering kan plaatsvinden bij de deelnemers.

Bij een voorlopige activiteit worden geen facturen klaargezet. Bij een definitieve activiteit (met een activiteitbijdrage en factuurwijze) gebeurt dit wel.

Afbeelding 1: de tab algemeen bij activiteit bewerken

Voorwaarden bij het bewerken van bepaalde velden

Er zijn voorwaarden verbonden aan het kunnen bewerken van sommige onderdelen zoals de startdatum en factuurvelden.

Als er inschrijvingen zijn gedaan, dan volgt een melding in RegiAct Online bij het bewerken van de activiteit.

Afbeelding 2: Voorwaarden bij het bewerken van een activiteit

De einddatum kan in de meeste gevallen wel worden aangepast indien er nog niet op of na de huidige einddatum is gefactureerd.

De velden die zijn geblokkeerd worden vervolgens in grijs aangegeven.

Naast alle velden die kunnen worden bewerkt in het onderdeel 'Activiteit bewerken' bevat de activiteit zelf nog een aantal tabs.

Prestaties, kenmerken en medewerkers worden gewijzigd via de betreffende tabs in de activiteit.

Prestaties

Bij prestaties kunnen prestatie-indicatoren, bijvoorbeeld het aantal deelnemers, worden toegevoegd die bij de tegel verslaglegging kunnen worden gebruikt.

Afbeelding 3: De tab prestaties bij een activiteit

Bij het toevoegen van een prestatie wordt een variabele gekozen waar de aantallen van bijgehouden moeten worden. Het is mogelijk een planning op te geven om tot een realisatieoverzicht te komen.

Verslaglegging zou kunnen worden gebruikt om rapportages te creëren voor de verantwoording richting opdrachtgevers. 

De rapportagemodule is in dit geval Power BI.

Kenmerken

Bij kenmerken kunnen activiteitkenmerken worden gekoppeld aan de activiteit. Dat zijn o.a. de werksoort, leeftijdscategorie, activiteittype en groepering.

Afbeelding 4: De tab kenmerken bij een activiteit

Selecteer hier eerst het type kenmerk en vervolgens een specifiek kenmerk. Het is mogelijk om meerdere kenmerken van een bepaald type te koppelen.

Seizoenskenmerken/boekjaren worden automatisch gekoppeld op basis van de start- en einddatum van de activiteit.

Medewerkers

Op de tab medewerkers kunnen medewerkers worden gekoppeld aan de activiteit.

Er zijn 5 typen te onderscheiden:

- Coördinator

- Uitvoerder

- Docent

- Vrijwilliger

- Vastlegger

Afbeelding 5: Het toevoegen van een medewerker

Coördinator, uitvoerder en vastlegger zijn bedoeld voor de monitoring en vastlegging van presentie en prestatie.

N.B.: Activeren verslaglegging moet op 'Ja' staan in de betreffende activiteit om deze zichtbaar te krijgen bij de tegel verslaglegging.

Afbeelding 6: Verslaglegging activeren bij een activiteit

RegiMaDi activiteit

Indien bij een activiteit wordt aangegeven dat het een RegiMaDi activiteit betreft, dan kan via de deelnemerslijst (in de tegel overzichten) direct naar het casusoverzicht van de deelnemer worden gegaan.

Afbeelding 7: Een activiteit aanmerken als een MaDi-activiteit

N.B.: Het is niet mogelijk om een activiteit via RegiAct Online te verwijderen.

Dit dient via de full client uitgevoerd te worden.