RegiAct Online - Factuuropties bij activiteiten

Leestijd: ongeveer 3 minuten

In dit artikel bespreken we de factuurwijzen en bespreken we de beslisboom zodat de keuze voor de juiste factuurwijze duidelijk wordt.

INHOUDSOPGAVE

• De factuurwijzen
• De beslisboom
• Toelichting bij de beslisboom

De factuurwijzen

Bij de financiële instellingen van een activiteit kunnen een aantal factuurwijzen worden gekozen. In dit artikel bespreken we een aantal mogelijkheden.

Afbeelding 1: De factuurwijzen op de tab Financieel van een activiteit

Onderstaande nummering verwijst naar de code die de factuurwijze heeft in de full client van RegiAct. In die module wordt de facturatie gedaan.

Daarom wijkt onderstaande lijst iets af van wat je terugziet in RegiAct Online (bovenstaande afbeelding)

0: Geen factuur

1: Hele bedrag (direct): een eenmalig bedrag. De datum bij factureren vanaf is de inschrijfdatum van de deelnemer

2: Hele bedrag (bij start activiteit): een eenmalig bedrag. De datum bij factureren vanaf is de startdatum van de activiteit

3: Hele bedrag (op datum): een eenmalig bedrag. De factuurdatum moet worden opgegeven

4: Bedrag in termijnen: een eenmalig bedrag te verdelen in maximaal 20 termijnen met een interval variërend van 15 dagen tot maximaal 12 maanden. De factuurdatum moet worden opgegeven

---------------------------------

5: Per bijeenkomst: een bedrag per bijeenkomst. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit het aantal bijeenkomsten in de betreffende maand maal de activiteitbijdrage. De 1e factuurdatum moet worden opgegeven

6: Per bijeenkomst (indien aanwezig): een bedrag per bijeenkomst. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit de bijgehouden presentie op de bijeenkomsten in de betreffende maand. De 1e factuurdatum moet worden opgegeven. De presentie van deelnemers wordt via verslaglegging in RegiAct Online bijgehouden

---------------------------------

Vervallen: Bijdrage per uur: 

7: Per uur: een bedrag per uur op basis van de start- en eindtijd van bijeenkomsten. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit het aantal uren van bijeenkomsten in de betreffende maand maal de activiteitbijdrage. De 1e factuurdatum moet worden opgegeven.

8: Per uur (indien aanwezig): een bedrag per uur op basis van de start- en eindtijd van bijeenkomsten. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit de bijgehouden presentie op de bijeenkomsten in de betreffende maand. De 1e factuurdatum moet worden opgegeven. De presentie van deelnemers wordt via verslaglegging in RegiAct Online bijgehouden

---------------------------------

 9: Vaste bijdrage per periode: een bedrag per periode. Die periode kan worden ingesteld op elke dag elk jaar met tussenliggende mogelijkheden zoals elke maand, elke 2 maanden, elke 3 maanden etc. De periode die wordt berekend kan worden ingesteld op 1 tot 6 maanden, het huidige jaar of gehele inschrijving (maximaal 1,5 jaar berekend in het factuurschema). 

Een bedrag per maand wordt het meest gebruikt en hier bestaan extra opties voor de instelling factureren op: Begin van de maand, 5e dag van de maand, 10e dag, 15e dag, 20e dag, 25e dag, eind van de maand. De 1e factuurdatum moet worden opgegeven.

Bij deze factuurwijze kan rekening worden gehouden met een vakantieperiode. In de vakantieperiode worden dan geen facturen aangemaakt. De vakantieperiode wordt beheerd in de full client van RegiAct

---------------------------------

10: Bijdrage x aantal: een eenmalig bedrag gebaseerd op vrije invoer van een aantal. De factuurdatum moet worden opgegeven

11: Bijdrage x aantal per maand: een maandelijks bedrag gebaseerd op vrije invoer van een aantal. De 1e factuurdatum moet worden opgegeven

---------------------------------

De beslisboom

In onderstaande afbeelding staat een beslisboom. Gebruik deze om een factuurwijze te kiezen die bij de activiteit past.

Afbeelding 2: De beslisboom voor factuurwijzen

Toelichting bij de beslisboom

Bij een activiteit die binnen 1 seizoen of 1 boekjaar plaatsvindt (kop-staart activiteit) wordt meestal factuurwijze 1 - 4 gekozen.

De ingestelde factuurwijze in de financiële instellingen van de activiteit wordt bij iedere nieuwe inschrijving gebruikt. 

Bij doorlopende activiteiten die gedurende meerdere seizoenen of boekjaren plaatsvinden is factuurwijze 9 een veelgebruikte optie.

Bij een zomerstop kan rekening worden gehouden met de vakantieperiode (niet factureren).

Als gedurende de looptijd van de activiteit de activiteitbijdrage wijzigt, dan kan dit worden aangepast en worden voorlopige facturen bij deelnemers gewijzigd naar het nieuwe bedrag (indien melding wordt bevestigd).

Bij de meeste andere factuurwijzen zou een verandering de bijdrage betekenen dat de contractprijs per deelnemer moet worden aangepast in de full client.

Aangezien er maximaal 1,5 jaar kan worden berekend in een factuurschema is het nodig om zo nu en dan nieuwe periodes te laten berekenen via de full client.

De knop 'Reken inschrijvingen door' kan worden gebruikt om dit te bewerkstelligen.

Let op: Ook bij uitschrijven van een persoon op een activiteit, altijd de knop "Reken inschrijvingen door" gebruiken!

Afbeelding 3: De knop "reken inschrijvingen door" in regiAct full client