RegiAct Online - Activiteit bewerken

Bij het toevoegen en bewerken van een activiteit kunnen allerlei gegevens worden bewerkt.

Denk hierbij aan de locatie, de startdatum, tijden, het maximale aantal deelnemers, de factuurwijze e.d.

Dat verloopt via 6 stappen (zie onderstaande afbeelding).

De statussen Voorlopig en Definitief bepalen of er facturering kan plaatsvinden bij de deelnemers.

Bij een voorlopige activiteit worden geen facturen klaargezet. Bij een definitieve activiteit (met een activiteitbijdrage en factuurwijze) gebeurt dit wel.

Er zijn voorwaarden verbonden aan het kunnen bewerken van sommige onderdelen zoals de startdatum en factuurvelden.

Als er inschrijvingen zijn gedaan, dan volgt een melding in RegiAct Online bij het bewerken van de activiteit.

De einddatum kan in de meeste gevallen wel worden aangepast indien er nog niet op of na de huidige einddatum is gefactureerd.

De velden die zijn geblokkeerd worden vervolgens in grijs aangegeven.

Naast alle velden die kunnen worden bewerkt in het onderdeel 'Activiteit bewerken' bevat de activiteit zelf nog een aantal tabs.

Prestaties, kenmerken en medewerkers worden gewijzigd via de betreffende tabs in de activiteit.

Prestaties

Bij prestaties kunnen prestatie-indicatoren, bijvoorbeeld het aantal deelnemers, worden toegevoegd die bij de tegel verslaglegging kunnen worden gebruikt.

Bij het toevoegen van een prestatie wordt een variabele gekozen waar de aantallen van bijgehouden moeten worden. Het is mogelijk een planning op te geven om tot een realisatieoverzicht te komen.

Verslaglegging zou kunnen worden gebruikt om rapportages te creëren voor de verantwoording richting opdrachtgevers. 

De rapportagemodule is in dit geval Power BI.

Kenmerken

Bij kenmerken kunnen activiteitkenmerken worden gekoppeld aan de activiteit. Dat zijn o.a. de werksoort, leeftijdscategorie, activiteittype en groepering.

Selecteer hier eerst het type kenmerk en vervolgens een specifiek kenmerk. Het is mogelijk om meerdere kenmerken van een bepaald type te koppelen.

Seizoenskenmerken/boekjaren worden automatisch gekoppeld op basis van de start- en einddatum van de activiteit.

Medewerkers

Op de tab medewerkers kunnen medewerkers worden gekoppeld aan de activiteit.

Er zijn 5 typen te onderscheiden:

- Coördinator

- Uitvoerder

- Docent

- Vrijwilliger

- Vastlegger

Coördinator, uitvoerder en vastlegger zijn bedoeld voor de monitoring en vastlegging van presentie en prestatie.

N.B.: Activeren verslaglegging moet op 'Ja' staan in de betreffende activiteit om deze zichtbaar te krijgen bij de tegel verslaglegging.

RegiMaDi activiteit

Indien bij een activiteit wordt aangegeven dat het een RegiMaDi activiteit betreft, dan kan via de deelnemerslijst (in de tegel overzichten) direct naar het casusoverzicht van de deelnemer worden gegaan.

N.B.: Het is niet mogelijk om een activiteit via RegiAct Online te verwijderen.

Dit dient via de full client uitgevoerd te worden.