Koppelingen - BINT (Beaufort/RAET) - Gebruik

Gemaakt door Ward Verhagen, Gewijzigd op Thu, 04 Apr 2024 om 12:03 PM op Jos Koedam

vanaf vanaf afas.nl : Koppelen met AFAS, met connectoren koppel je andere applicaties aan de software van AFAS, zo automatiseer je ook de overdracht van gegevens op een veilige manier..

Met de AFAS koppeling kunnen de gegevens uit het HRM systeem "AFAS" (van ontwikkelaar AFAS Software) opgenomen worden in RegiCare. Op deze manier hoeft u personeelsgegevens nooit dubbel in te voeren, want wie is er nu beter in het bijhouden van personeelsgegevens dan de HR afdeling?

Voordat de koppeling gebruikt kan worden moet deze geconfigureerd worden. In dit document kunt u lezen hoe de configuratie in zijn werk gaat.

INHOUDSOPGAVE

De synchronisatie opstarten

Vanuit het programma RegiCRM kun je via het menu Sync (zie onderstaande afbeelding) het scherm openen waarin de optie BINT OE te vinden is.

Afbeelding 1.0, het onderdeel BINT OE is alleen toegankelijk voor applicatie beheerders.

Binnen het scherm dat nu wordt geopend vind je onderin het scherm de knop Synchroniseren terug. Na het aanklikken van deze knop (zie afbeelding 1.1) worden de organisatie/locatie/medewerkers gegevens uit Beaufort/Youforce vergeleken met de gegevens in die in RegiCare al bekend zijn.

Afbeelding 1.1, in het tabblad Algemeen worden de aantallen rondom het updaten van HRM gegevens in RegiCare weergegeven.

Let op: Gegevens uit BINT zijn altijd leidend en kunnen achteraf in RegiCare niet aangepast worden. Denk hierbij aan, naam, organisatorisch eenheid, persoonsgegevens (personeelsleden) en functienaam.

Wanneer de knop Synchroniseren is aangeklikt komen regel voor regel (op het tabblad "Personen") de personen waarvoor in Beaufort/Youforce mutaties gevonden zijn naar voren. Of de mutaties bijgewerkt kunnen worden in RegiCare is te zien in de kolom Actie . Zie voor meer informatie over de verschillende acties het volgende hoofdstuk Een actie uitvoeren bij Personen .

Afbeelding 1.2, in bovenstaande afbeelding zijn er een aantal personen waarbij de acties ingesteld moeten worden voordat RegiCare bijgewerkt kan worden.

Een actie uitvoeren bij Personen

Zodra er een actie is gedetecteerd wordt het tabblad (in dit geval Personen) actief. In het tabblad is meer informatie over de oorzaak en de keuzes te vinden.

Door in het tabblad de regel met het rode vierkantje op te zoeken kan in de kolom Actie aangegeven worden hoe het probleem opgelost moet worden. Standaard staat de actie op Overslaan. Om een probleem te verhelpen is het verstandig om de mogelijke acties in onderstaande volgorde te doorlopen.

Let op: bij het uitvoeren van acties wordt rekening gehouden met de instelling die u onderin het tabblad Algemeen heeft ingesteld (zie afbeelding 1.3 hieronder).

Afbeelding 1.3, in het tabblad algemeen geeft u aan welke rechten er voor nieuwe- of gekoppelde personen ingesteld moeten worden.

Koppelen

Klik op de tekst Overslaan naast het rode vierkantje en selecteer de actie Koppelen. Rechts in de regel kan nu het vierkantje met drie puntjes aangeklikt worden (zie afbeelding 1.4), in het scherm dat hierna getoond wordt kan er gezocht worden of de persoon te koppelen is aan een reeds bestaande persoon in RegiCare.

Afbeelding 1.4, het scherm koppelen opent u door het vierkantje met drie punten (rechts in de afbeelding) aan te klikken.

Wanneer de juiste persoon gevonden is kan deze in de resultaten aangeklikt worden en daarna kan rechts onderin het scherm de optie Selecteren aangeklikt worden. De rechten die zijn ingesteld in het tabblad algemeen worden ingesteld, als gebruikersnaam wordt het e-mail adres dat als werk e-mail adres in Beaufort opgenomen is gebruikt.

Wanneer de betreffende persoon niet binnen RegiCare te vinden is kies dan voor de optie Annuleren.

Let op: Er mogen geen nieuwe medewerkers (uit BINT) gekoppeld worden aan personen die als vrijwilligers in RegiCare zijn opgenomen, deze worden indien dit toch gedaan wordt overschreven met medewerkers gegevens!

Aanmaken

Wanneer er niemand gekoppeld kan worden moet er na annuleren opnieuw op de tekst Overslaan geklikt worden, kies nu niet voor Koppelen maar voor de actie Aanmaken. Hiermee wordt er op basis van de gegevens uit Raet/Beaufort een nieuwe persoon in RegiCare aangemaakt, de rechten die zijn ingesteld in het tabblad algemeen worden ingesteld. Als gebruikersnaam wordt het e-mail adres dat als werk e-mail adres in Raet/Beaufort opgenomen is gebruikt.

Blokkeren

Indien de betreffende persoon (extern / tijdelijk iemand) nooit in RegiCare opgenomen mag worden dan kies dan de optie Blokkeren. Hierna kunnen geen acties voor deze persoon meer ondernomen worden. Let er wel op dat een blokkade alleen door AdSysCo kan worden opgeheven. Kies bij twijfel altijd voor de actie Overslaan.

Overslaan

Door de actie Overslaan te selecteren worden er geen aanpassingen voor de betreffende persoon gedaan in RegiCare. De betreffende persoon zal bij de volgende Synchronisatie wel weer aangeboden worden (maar ook dan kan er weer gekozen worden voor Overslaan).

Fout

De actie Fout dient moet nog verder uitgewerkt te worden en mag niet gebruikt worden!

synchronisatie personen voltooien

Wanneer voor alle regels die problemen veroorzaken acties zijn ingesteld wordt onderin het scherm de knop Bijwerken actief. Direct na het aanklikken worden de ingestelde actief uitgevoerd en gaat het synchronisatie proces verder.

Een actie uitvoeren bij Organisatorische Eenheden

Organisatorische eenheden (organisaties, locaties en afdelingen) worden volledig automatisch overgenomen, het is niet mogelijk om per organisatie eenheid afzonderlijke acties te configureren.

Synchronisatie Organisatorische Eenheden voltooien

Dit verloopt automatisch.

Extra informatie aanvullen

Nadat de synchronisatie heeft plaats gevonden kan het zijn dat er extra informatie aangevuld moet worden in de betreffende persoonskaart. Afspraken die er binnen uw organisatie gemaakt zijn ten aanzien van het aanvullen van persoonsgegevens voor gebruik binnen RegiCare zijn terug te vinden in het document "Werkafspraken" dat binnen uw organisatie bekend moet zijn. Denk hierbij aan;

- het koppelen van het kenmerk "RegiPersoneel - Personeelslid" voor het gebruik van RegiPortal binnen RegiCare.

- het koppelen van distributiegroep(en) of RegiCRM Online - Groepen, wanneer er mailings of artikelen gepubliceerd worden via deze groeperingsopties.

FAQ

Vraag: De eerste keer synchroniseren, kan ik dat gewoon doen?
Antwoord: Ja, na configuratie door een AdSysCo medewerker kan de synchronisatie gestart worden, maar let er bij de eerste keer synchroniseren op dat er veel tijd gaat zitten in het koppelen van reeds bestaande personen (medewerkers uit Beaufort die al in RegiCare bekend zijn). Wanneer er nog niemand in RegiCare opgenomen is dan moet bij de eerste keer voor iedere persoon de optie Aanmaken geselecteerd worden.

Vraag: Waarvoor is op het tabblad "Resultaat - Algemeen" de optie "Negeren melding dubbele personen bij aanmaken nieuwe persoon"?

Antwoord: Het kan voorkomen dat bij het aanmaken van medewerkers via de BINT koppeling het niet mogelijk is om een persoon automatisch door het systeem te laten toevoegen. Dit gebeurd wanneer er reeds vrijwilligers in RegiCare staan die te veel gelijkenissen hebben met het personeelslid dat toegevoegd wordt. Het kan echter zijn dat een persoon én als medewerker én als vrijwilliger in RegiCare opgenomen moet worden. In dit geval wordt voor het synchroniseren deze optie aangevinkt.

Vraag: Hoe lang duurt het ongeveer voordat het synchronisatie proces voltooid is?

Antwoord: Er is nog niet heel veel ervaring, voor het synchroniseren van 250 organisatorische eenheden en 3000 medewerkers is zo'n 30 minuten nodig. Het goede nieuws daarbij is dat er na het opstarten van het proces er geen acties ondernomen dienen te worden. Pas na voltooien begint het koppelen en bijwerken. Het bijwerken kost (indien op wekelijkse basis gedaan wordt) slechts enkele minuten