RegiCRM - Correspondentie

De volgende stappen vormen de uitgangspunten van correspondentie binnen RegiCRM:

• Maak een gewenste selectie op persoons- of organisatieniveau
• Kies een juiste sjabloon voor afdruk  samenvoegen
• Verstuur de maling in briefvorm of e-mail

Correspondentie – Personen

Via het menu Correspondentie – Personen verschijnt onderstaand scherm:

Hierin zijn op basis van de stamgegevens van de persoon diverse selecties samen te stellen. Tevens kunnen kenmerken ingezet worden voor een verdere verfijning. Deze kenmerken kunnen via de operatoren (en / of / en niet / of niet) onderling gekoppeld worden. Het resultaat kan vervolgens nog worden toegevoegd / verwijderd / vergeleken met een andere zoekopdracht. Alleen afgevinkte opties worden opgenomen in de selectie.

Wanneer er een selectie op kenmerken wordt gemaakt bestaan de volgende opties:

• En: Toont alleen personen die aan alle geselecteerde kenmerken gekoppeld zijn.
• Of: Toont personen met één of meerdere van de geselecteerde kenmerken.
• En niet: Toont personen die de combinatie van alle geselecteerde kenmerken niet hebben.
• Of niet: Toon personen die één of meerdere van de geselecteerde kenmerken niet hebben

Via de knop Zoeken zal de selectie aangemaakt worden. Wanneer de zoekopdracht veel tijd in beslag neemt, kan de opdracht worden geannuleerd met de knop tussen Reset en Zoeken.

In de kolommen A of @ wordt via een groene vink of rood kruis aangegeven of er een adres en e-mail bestaat. Het resultaat is dan handmatig verder te verfijnen via de knoppen:

• Alles: gebruikt het gehele resultaat van de selectie
• Adres: gebruikt alleen die namen die een adres hebben
• Email: gebruikt alleen die namen die een e-mailadres hebben
• Geen email: alleen die namen zonder e-mailadres

De vinkjes in de eerste kolom worden daarmee overeenkomstig aan of uit gezet. Uiteraard is dat ook handmatig bij te stellen. Het resultaat is bovendien nog te bewerken met de opties uit het tabblad Personen.

Door met de linkermuisknop te klikken op een kolomheader wordt er een sortering gemaakt op basis van de betreffende kolom.

Door met de rechtermuisknop te klikken op een kolomheader krijg je een scherm met de mogelijkheid om kolommen toe te voegen aan het resultaat.

Door te klikken op kopiëren kan het complete resultaat op het klembord worden geplaatst en geplakt in een andere applicatie, bijvoorbeeld Microsoft Excel of Word.

Door te klikken op samenvoegen kan een brief worden gemaakt met behulp van een sjabloon of een e-mail worden verstuurd.

Samenvoegsets

Klik in het scherm Samenvoegen op Samenvoegsets

Bij een persoon in CRM worden op de tab Communicatie verschillende zaken vastgelegd, waaronder de communicatievoorkeuren (e-mail, post, geen voorkeur) en de mogelijkheden onder Aangemeld voor (reclame, algemene mailings en nieuwsbrieven, systeemberichten). 

Bij het doen van correspondentie moet worden aangegeven om welke Soort correspondentie het gaat. Hier bestaan de volgende opties:

• Correspondentie
• Reclame
• Financieel
• Algemene mailing
• Nieuwsbrief

Geef aan wat er moet gebeuren voor personen die geen communicatievoorkeur hebben aangeven. Stuur een E-mail of een brief.

Geef vervolgens aan wat er moet gebeuren voor personen van wie adres en e-mail onbekend zijn. Overslaan of toevoegen aan de set 'brief'.

Als alle keuzes zijn gemaakt, klik dan op Aanmaken. De samenvoegsets worden nu aangemaakt en er kunnen brieven en/of e-mails worden aangemaakt.

Correspondentie per e-mail

• Klik op E-mailen.

Binnen dit scherm is een e-mail op te stellen, te testen en te versturen.

Testen houdt in dat de e-mail wordt gestuurd naar het e-mailadres van de ingelogde gebruiker.

Aan: hier worden alle personen voor de correspondentie weergegeven, mogelijkheid voor het toevoegen en verwijderen van personen. 

Alle e-mails worden één voor één verzonden.
De ontvangers krijgen nooit e-mailadressen van andere ontvangers te zien.
Gebruik dus de BCC niet om e-mailadressen voor ontvangers te verbergen. Niet nodig!
Als een BCC-adres wordt opgegeven, ontvangt degene dus een e-mail VOOR IEDERE E-MAIL die wordt gestuurd. Als je 1 e-mailtje wilt ontvangen, kies dan voor 'Kopie naar eigen e-mailadres versturen' op het tabblad Opties.

Van: dit is het adres van de afzender. Hier zijn verschillende e-mailadressen te kiezen, bestaande uit: het algemene e-mailadres dat kan worden ingesteld in RegiCRM. 

Alle e-mailadressen op de persoonskaart van de medewerker. 

Let op dat er opnieuw wordt ingelogd na het toevoegen van e-mailadressen in de persoonskaart in CRM.

Onderwerp: Verplicht veld. Vul altijd een onderwerp in.

Bijlagen: voeg hier een bestand toe om bijlage te versturen.

Plaats dit bestand eerst in de RegiCare folder, bijvoorbeeld in de documentenfolder van RegiCRM op de R schijf.

De R schijf is te bereiken via https://hosting.regicare.nl en vervolgens te kiezen voor Verkenner.

Afbeelding invoegen in e-mail: Een afbeelding invoegen in een mailbericht kan op de volgende manier:

Plaats dit bestand eerst in de RegiCare folder, bijvoorbeeld in de documentenfolder van RegiCRM op de R schijf.

De R schijf is te bereiken via https://hosting.regicare.nl en vervolgens te kiezen voor Verkenner.

Zoek vervolgens de afbeelding op de R schijf en voeg deze toe aan het bericht. 

Correspondentie per brief

• Voor een bestaand document, klik op Gebruik sjabloon. De map met bestaande sjablonen wordt geopend met het mapicoontje. Selecteer het juiste bestand en klik vervolgens op Aanpassen (voor bewerken sjabloon) of Samenvoegen (ophalen bestaand sjabloon zonder aanpassingen).
• Voor een nieuw document, klik op Aanmaken. Word wordt geopend en vanuit hier kunnen allerlei sjablonen en documenten worden opgemaakt met de daar bijbehorende samenvoegvelden. Wanneer dit document vaker gebruikt moet worden, kan het worden opgeslagen als Word-sjabloon in de juiste map.

Rechtsonder kan er gekozen worden voor Microsoft Word document (doc / docx) of Microsoft Word Sjabloon (dot / dotx). 

Het is vrijwel nooit nodig om deze wisseloptie te gebruiken, tenzij bekend is dat er zowel documenten als sjablonen worden ingezet bij het samenvoegen.

Tips bij het aanpassen en aanmaken van sjablonen

Voor de correspondentie vanuit RegiCRM (of andere RegiCare modules) wordt gebruik gemaakt van MS Word sjablonen met standaard MS Word functionaliteit: afdruk samenvoegen. Hiervoor worden samenvoegvelden gehanteerd, die informatie uit de database gebruiken om in de brief op te nemen. Deze informatie kan eenvoudig worden opgenomen in een Word sjabloon. Tevens is het mogelijk de weergave van bijvoorbeeld datum- en valutavelden slim aan te passen.

De weergave van samenvoegvelden aanpassen

Niet iedere organisatie hanteert dezelfde opmaak van datum en valuta velden, hierbij kan gedacht worden aan het tonen van voorloopnullen, het voluit of beknopt noteren van een datum en / of het tonen van een liggende streep bij 0 bedragen achter de komma. De weergave van de datum / tijd en valuta velden in MS Word kunnen eenvoudig worden aangepast door /@ toe te passen. Meer uitleg: http://www.ehow.com/how_4619985_numbers-ms-word-mail-merge.html of raadpleeg het artikel in de kennisbank hier.

De knop samenvoegvelden invoegen

Het is mogelijk om de MS Word knop “Samenvoegvelden invoegen” op twee verschillende manieren te gebruiken. Hieronder een korte uitleg over de twee mogelijkheden van deze knop.

Wanneer het bovenste gedeelte van de knop (het deel boven de streep) aangeklikt wordt, verschijnt er een nieuw “pop-up” scherm met de naam “Samenvoegveld invoegen”.

Vanuit dit scherm kunnen meerdere velden achter elkaar worden toegevoegd aan het sjabloon, er kan echter tussentijds niet overgeschakeld worden naar het sjabloon. Dit is alleen mogelijk wanneer het scherm “Samenvoegveld invoeren” gesloten wordt.

Er zijn veel samenvoegvelden en mogelijk is het niet bekend hoe een bepaald samenvoegveld de gegevens precies gaat tonen. Met de knop 'Adreslijst bewerken' is te zien hoe de samenvoegvelden worden gevuld met gegevens. 

Samenvoegvelden beginnen steeds met een letter of reeks letters gevolgd door een underscore en dan een beschrijving van de gegevens die samengevoegd zullen worden.

CRM_: Algemene CRM velden. Deze velden werken voor personen, organisaties/medewerkers en groepen.

g_: Groepvelden. Uitsluitend te gebruiken bij Correspondentie - Groepen

o_: Organisatievelden. Uitsluitend te gebruiken bij Correspondentie - Organisaties

p_: Persoonsvelden. Uitsluitend te gebruiken bij Correspondentie - Organisaties