RegiMatch full client - Correspondentie: Matches

In RegiMatch zijn er 5 opties te vinden onder correspondentie:

Personen: Gelijk aan RegiCRM. zie artikel https://adsysco.freshdesk.com/support/solutions/articles/80000950702-regicrm-correspondentie

Organisaties: Gelijk aan RegiCRM. zie artikel https://adsysco.freshdesk.https://adsysco.freshdesk.com/support/solutions/articles/80000950702-regicrm-correspondentie

Aanbod: voor correspondentie met vrijwilligers

Vraag: voor correspondentie met vragers (organisaties, personen en/of locaties). Zie artikel https://adsysco.freshdesk.com/support/solutions/articles/80000950614-correspondentie-vraag-regimatch-

Matches: correspondentie met vragers of vrijwilligers.

In dit artikel wordt Matches behandeld, gevolgd door algemene uitleg over samenvoegen, samenvoegsets en e-mailen.

Op de tab Algemeen worden belangrijke selecties gemaakt voor het resultaat.

Let vooral goed op de selectie bij 'Algemene samenvoegvelden vullen met gegevens van:'. Dat gaat namelijk bepalen welke adres- en naamgegevens worden getoond in het sjabloon.

Het kan bij matches voorkomen dat er veel regels worden getoond van dezelfde vrijwilliger of vrager.

Als een selectie moet worden gemaakt waarin de persoon of organisatie één keer naar voren komt, plaats dan een vinkje bij 'Resultaat uitbreiden met extra tab voor vrager en aanbieder'.

In het resultaat staat dan onderin een kleine regel Weergave met wisselopties tussen Algemeen, Vervoer, Aanbieders en Vragers.

Op de tabs Aanbieders en Vragers worden de vrijwilligers en vragers één keer getoond.

Op de tab Aanbieder staan 3 subtabs. Op Persoon en Organisatie zijn selecties te maken op basis van gegevens uit CRM zoals adresgegevens en kenmerken.

De 3e tab heeft de naam van de betreffende werksoort en bevat o.a. reden aanmelding, de status, uitstroomdatum en vrije velden.

In onderstaand voorbeeld betreft het de werksoort Hulp in de buurt.

Op de tab Vrager staan 2 subtabs. Dat zijn Persoon en Organisatie en ook hier kunnen selecties worden gemaakt op basis van gegevens uit CRM zoals adresgegevens en kenmerken.

Op de tab Matches zijn selecties te maken op basis van de gegevens in de match zoals de diensten, de status van de match en de periode waarin de match als actief wordt gezien.

Ook hier is er een subtab en hier staan eventuele vrije velden.

Let op dat de naamgeving bij de status van de matches anders kan zijn. Dit is namelijk instelbaar. Het is ook mogelijk dat bij sommige onderdelen geen status wordt getoond omdat deze niet in gebruik is.

Als alle selecties zijn gemaakt op de verschillende tabs, kies dan voor Zoeken. Dit opent de tab Resultaat.

De selectie is te sorteren door met de linkermuisknop op een kolomheader te klikken. Met de rechtermuisknop zijn kolommen toe te voegen aan het resultaat. De volgende kolommen kunnen worden toegevoegd:

• Aanbieder: Adres
• Aanbieder: Postcode
• Aanbieder: Woonplaats
• Aanbieder: Telefoon
• Aanbieder: Email
• Vrager: Contactpersoon
• Vrager: Adres
• Vrager: Postcode
• Vrager: Woonplaats
• Vrager: Telefoon
• Vrager: Email
• Indeling
• Datum van
• Datum tot
• Tijd aanwezig
• Tijd start
• Tijd eind
• Bestemming van - Naam (vervoersmatch)
• Bestemming van - Adres (vervoersmatch)
• Bestemming van - Postcode (vervoersmatch)
• Bestemming naar - Naam (vervoersmatch)
• Bestemming naar - Adres (vervoersmatch)
• Bestemming naar - Postcode (vervoersmatch)
• Bestemming Opmerking (vervoersmatch)
• Notitie
• Aangemaakt
• Gewijzigd

Door te klikken op kopiëren kan het complete resultaat op het klembord worden geplaatst en geplakt in een andere applicatie, bijvoorbeeld Microsoft Excel.

Door te klikken op samenvoegen kan een brief worden gemaakt met behulp van een sjabloon of een e-mail worden verstuurd.

Samenvoegsets

Klik in het scherm Samenvoegen (zie bovenstaande schermafbeelding) op Samenvoegsets.

Bij een persoon in CRM worden op de tab Communicatie verschillende zaken vastgelegd, waaronder de communicatievoorkeuren (e-mail, post, geen voorkeur) en de mogelijkheden onder Aangemeld voor (reclame, algemene mailings en nieuwsbrieven, systeemberichten). 

Bij het doen van correspondentie moet worden aangegeven om welke Soort correspondentie het gaat. Hier bestaan de volgende opties:

• Correspondentie
• Reclame
• Financieel
• Algemene mailing
• Nieuwsbrief

Geef aan wat er moet gebeuren voor personen die geen communicatievoorkeur hebben aangeven. Stuur een E-mail of een brief.

Geef vervolgens aan wat er moet gebeuren voor personen van wie adres en e-mail onbekend zijn. Overslaan of toevoegen aan de set 'brief'.

Als alle keuzes zijn gemaakt, klik dan op Aanmaken. De samenvoegsets worden nu aangemaakt en de brieven en/of e-mails kunnen worden gemaakt.

Correspondentie per e-mail

• Klik op E-mailen.

Binnen dit scherm kan is de e-mail op te stellen, te testen en te versturen.

Testen houdt in dat de e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres van de ingelogde gebruiker.

Aan: hier worden alle personen voor de correspondentie weergegeven, mogelijkheid voor het toevoegen en verwijderen van personen. E-mails worden één voor één verzonden.

De ontvangers krijgen dus nooit de e-mailadressen van anderen te zien.

Als een BCC is opgegeven ontvang deze een e-mail voor iedere mail die wordt verstuurd!!!

Als er één mail moet worden ontvangen, kies dan voor 'Kopie naar eigen e-mailadres versturen' op het tabblad Opties.

Van: dit is het adres van de afzender. Hier zijn verschillende e-mailadressen te kiezen, bestaande uit: het algemene e-mailadres dat kan worden ingesteld in RegiCRM en alle e-mailadressen op de persoonskaart van de medewerker. 

Let op dat er opnieuw ingelogd dient te worden als er e-mailadressen zijn toegevoegd in de persoonskaart in CRM.

Onderwerp: Verplicht veld. Vul altijd een onderwerp in.

Bijlagen: voeg hier een bestand toe om bijlage te versturen.

Plaats dit bestand eerst in de RegiCare folder, bijvoorbeeld in de documentenfolder van RegiCRM op de R schijf.

De R schijf is te bereiken door via https://hosting.regicare.nl te kiezen voor Verkenner.

Correspondentie per brief

• Voor een bestaand document, klik op Gebruik sjabloon. De map met bestaande sjablonen wordt geopend met het mapicoontje. Selecteer het juiste bestand en klik vervolgens op Aanpassen (voor bewerken sjabloon) of Samenvoegen(ophalen bestaand sjabloon zonder aanpassingen).
• Voor een nieuw document, klik op Aanmaken. Word wordt geopend en vanuit hier zijn allerlei sjablonen en documenten op te maken met de bijbehorende samenvoegvelden. Wanneer dit document vaker gebruikt gaat worden - sla deze dan op als Word-sjabloon in de juiste map.

Rechtsonder kan er gekozen worden voor Microsoft Word document (doc / docx) of Microsoft Word Sjabloon (dot / dotx). 
 

Het is vrijwel nooit nodig om deze wisseloptie te gebruiken, tenzij bekend is dat er zowel documenten als sjablonen worden ingezet bij het samenvoegen.

Tips bij het aanpassen en aanmaken van sjablonen

Voor de correspondentie vanuit RegiCRM (of andere RegiCare modules) wordt gebruik gemaakt van MS Word sjablonen met standaard MS Word functionaliteit: afdruk samenvoegen. Hiervoor worden samenvoegvelden gehanteerd, die informatie uit de database gebruiken om in de brief op te nemen. Deze informatie kan eenvoudig worden opgenomen in een Word sjabloon. Tevens is het mogelijk de weergave van bijvoorbeeld datum- en valutavelden slim aan te passen.

De weergave van samenvoegvelden aanpassen

Niet iedere organisatie hanteert dezelfde opmaak van datum en valuta velden, hierbij kan gedacht worden aan het tonen van voorloopnullen, het voluit of beknopt noteren van een datum en / of het tonen van een liggende streep bij 0 bedragen achter de komma. De weergave van de datum / tijd en valuta velden in MS Word kunnen eenvoudig worden aangepast door /@ toe te passen. Meer uitleg: http://www.ehow.com/how_4619985_numbers-ms-word-mail-merge.html of raadpleeg het artikel in de kennisbank hier.

De knop samenvoegvelden invoegen

Het is mogelijk om de MS Word knop “Samenvoegvelden invoegen” op twee verschillende manieren te gebruiken. Hieronder een korte uitleg over de twee mogelijkheden van deze knop.

Wanneer het bovenste gedeelte van de knop (het deel boven de streep) aangeklikt wordt, verschijnt er een nieuw “pop-up” scherm met de naam “Samenvoegveld invoegen”.

Vanuit dit scherm zijn meerdere velden achter elkaar toe te voegen aan het sjabloon, er kan echter tussentijds niet overgeschakeld worden naar het sjabloon. Dit is alleen mogelijk wanneer het scherm “Samenvoegveld invoeren” gesloten wordt.

Er zijn veel samenvoegvelden en soms is de vraag hoe een bepaald samenvoegveld de gegevens precies gaat tonen. De knop 'Adreslijst bewerken' is te gebruiken om te zien hoe de samenvoegvelden worden gevuld met gegevens. 

Samenvoegvelden beginnen steeds met een letter of reeks letters gevolgd door een underscore en dan een beschrijving van de gegevens die samengevoegd zullen worden.

CRM_: Algemene CRM velden. Deze velden werken voor personen, organisaties/medewerkers en groepen.

g_: Groepvelden. Uitsluitend te gebruiken bij Correspondentie - Groepen

o_: Organisatievelden. 

p_: Persoonsvelden. 

m_: Matchvelden. uitsluitend te gebruiken bij Correspondentie Aanbod, Vraag en Matches.