RegiAct Online - Nieuwe activiteit aanmaken

Leestijd: ongeveer 8 minuten

In dit artikel leer je veel over de 6 stappen van het aanmaken van een activiteit.

Via het onderdeel Activiteiten in RegiAct Online kunnen nieuwe activiteiten worden aangemaakt.

De makkelijkste methode is het kopiëren van een bestaande activiteit.

Hoe dit werkt wordt beschreven in het volgende artikel: https://adsysco.freshdesk.com/support/solutions/articles/80000950642-een-activiteit-kopi%C3%ABren

Er zal niet altijd een activiteit bestaan die kan dienen als basis voor een nieuwe activiteit.

In dat geval moet een nieuwe activiteit worden ingevoerd of er kan een modelactiviteit worden gebruikt.

Dat zijn vooraf ingerichte standaardactiviteiten die als een soort template dienen voor een nieuwe activiteit.

Indien aanwezig, is deze optie zichtbaar bovenin het scherm bij het toevoegen van een nieuwe activiteit.

INHOUDSOPGAVE

• De activiteit toevoegen
  • Stap 1: Algemeen
  • Stap 2: Kenmerken
  • Stap 3: Financieel
  • Stap 4: Publicatie
  • Stap 5: Medewerkers
  • Stap 6: Overig
  • Modelactiviteit
  • Bijeenkomsten
  • Factuurwijze
  • Wat zijn de volgende stappen?

De activiteit toevoegen

Vanuit het activiteitenscherm in RegiAct Online kan met de button "Activiteit toevoegen" een nieuwe activiteit worden aangemaakt.

Een activiteit toevoegen begint op een scherm met 6 tabs. In 6 stappen is dan een activiteit aangemaakt.

Stap 1: Algemeen

Stap 1 bevat de algemene gegevens over een activiteit zoals de titel, startdatum, einddatum, tijden, locatie, aantal deelnemers en een uitgebreide omschrijving.

Stap 2: Kenmerken

Stap 2 bevat alle kenmerkgerelateerde velden. Dit zijn de geactiveerde vaste kenmerken en de geactiveerde vrije kenmerken. Daarnaast zijn er velden voor de doelgroepen, leeftijden en thema’s.  

Stap 3: Financieel

Stap 3 bevat de financiële gegevens. In deze stap zijn extra administratieve velden toegevoegd. Daarnaast is het veld ‘mogelijke betaalwijzen’ toegevoegd. De geselecteerde betaalwijzen zijn zichtbaar op het klantportaal. Let op: iDEAL is alleen beschikbaar voor het klantportaal.

Stap 4: Publicatie

Stap 4 bevat de gegevens die betrekking hebben op het online weergeven van activiteiten op het klantportaal. Deze stap is uitgebreid met de volgende velden: samenvatting, online promoten, online groepsinschrijvingen en afbeeldingen.

Stap 5: Medewerkers

Stap 5 bevat de mogelijkheid om medewerkers toe te voegen aan de activiteit voor de vijf rollen.

Stap 6: Overige

Bij stap 6 kunnen overige gegevens ingevuld worden. Dit tabblad bevat enkele nieuwe opties: ‘Toon activiteit niet op dienstverleningstabblad bij deelnemer in RegiCRM’ en ‘Kopieer wachtlijst mee naar nieuwe activiteit’. 

Stap 1: Algemeen

Het startpunt bij het aanmaken van een activiteit is de tab 'Algemeen'.

Afbeelding 1: De tab Algemeen bij het toevoegen van een activiteit

Dat zijn de verplichte velden. Dat houdt in dat je niet naar de volgende tab kan indien deze velden leeg zijn gelaten.

Hieronder staan de verplichte velden:

1. Titel: De naam van de activiteit.

2. Code*: Een unieke code voor de activiteit. Deze kan automatisch worden gegenereerd als deze instelling is geactiveerd door AdSysCo. Het hoogste nummer wordt dan automatisch verder genummerd. Indien 999.999.999 is gebruikt, krijgen alle nieuwe activiteiten dit nummer.

3. Startdatum: De begindatum van de activiteit.

4. Einddatum: De einddatum van de activiteit.

5. Starttijd: De starttijd van de bijeenkomst

6. Eindtijd: De eindtijd van de bijeenkomst

*Opmerking: De code kan automatisch worden aangemaakt als de automatische nummering is geactiveerd. Dit kan op aanvraag worden geregeld bij AdSysCo.

De overige invoervelden zijn:

• Modelactiviteit: indien gekozen worden de vooraf ingevulde velden direct geladen vanuit het model
• Locatie: waar vindt de activiteit plaats
• Ruimte: in welke ruimte van de betreffende locatie
• Interval: is het eenmalig, elke week, elke maand, iedere 3e ... van de maand etc.
• Dag: op welke dag vindt de activiteit plaats of is het 1x per week etc.
• Minimum aantal deelnemers
• Maximum aantal deelnemers: deelnemers die worden ingeschreven nadat het maximum is overschreden komen automatisch op de status wachtlijst
• Beschikbare rolstoelplekken: dit kan belangrijk zijn indien er vervoer wordt gekoppeld en er bussen zijn met een beperkt aantal plekken voor rolstoelen
• Beschikbare rollatorplekken: dit kan belangrijk zijn indien er vervoer wordt gekoppeld en er bussen zijn met een beperkt aantal plekken voor rollators
• Omschrijving: beschrijf de activiteit voor de mogelijke deelnemers

Stap 2: Kenmerken

Door de juiste kenmerken, doelgroepen, werkgebieden e.d. te koppelen aan een activiteit kun je de activiteiten goed tonen en vindbaar maken op een eventuele activiteitensite waar men zich kan inschrijven op deze activiteiten.

Daarnaast is het belangrijk voor rapportagedoeleinden.

Zoals te zien is in onderstaande afbeelding, is het mogelijk om meerdere kenmerken te koppelen per onderdeel.

Afhankelijk van de instellingen kunnen er verschillende kenmerken beschikbaar zijn.

In onderstaand voorbeeld gebruiken we: groepering, KPI, Werkgebied en Overig.

Afbeelding 2: De tab Kenmerken bij het toevoegen van een activiteit

Daarnaast zijn er blokken zichtbaar voor Wie en Wat.

Daar vinden we Doelgroepen, Leeftijden en het Thema.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Stap 3: Financieel

Op de tab Financieel wordt gekozen hoe de activiteit wordt betaald en hoeveel het gaat kosten.

Meer informatie over de factuurwijzen is te vinden in dit artikel bij het betreffende onderdeel (Zie inhoudsopgave).

Bij het artikel over de full client wordt er dieper op dit onderwerp ingegaan.

Als er geen sprake is van een bijdrage, dan je direct door naar volgende.

Afbeelding 3: Een activiteitbijdrage invoeren op de tab Financieel

Vul anders een bedrag in en je krijgt meer opties te zien.

Afbeelding 4: De tab Financieel na het toevoegen van een activiteitbijdrage

In onderstaand voorbeeld is gekozen voor een periodieke factuurwijze.

Dit houdt in dat er bijvoorbeeld iedere maand een bedrag wordt geïncasseerd.

Het kan ook een eenmalig bedrag betreffen, een bedrag in termijnen of een bedrag per bijeenkomst gebaseerd op aanwezigheid.

Afbeelding 5: De factuurwijze Vaste bijdrage per periode en bijbehorende selecties

Indien er voor een factuurwijze wordt gekozen, dan wordt een activiteitbijdrage een verplicht veld.

Bij sommige factuurwijzen moet een factuurdatum worden opgegeven zodat de eerste facturen kunnen worden aangemaakt.

Bij mogelijke betaalwijzen staan de opties:

1. Automatische incasso

2. Factuur

3. Contant

4. iDEAL (betaalwijze kan alleen worden gebruikt op het klantportaal)

Stap 4: Publicatie

Op deze tab draait het om publicatie op het klantportaal. Denk hierbij aan een afbeelding uploaden, aangeven tot wanneer er ingeschreven kan worden op de activiteit, groepsreserveringen mogelijk maken, trefwoorden voor de vindbaarheid e.d.

Net als bij de stap Financieel geldt hier dat de stap snel kan worden overgeslagen.

Als de activiteit niet op het klantportaal hoeft te staan, dan ga ja door naar volgende.

Afbeelding 6: De tab Publicatie bij het toevoegen van een activiteit

Kies anders voor:

Online tonen

In eerste instantie is alleen de optie "Online tonen" zichtbaar. Met deze optie kan een activiteit worden getoond op het klantportaal.

Velden voor de samenvatting, externe website, trefwoorden en afbeeldingen worden getoond als deze optie is aangevinkt.

Online inschrijven mogelijk

Als het inschrijfproces via het klantportaal verloopt, dan moet deze optie ook worden aangevinkt.

Velden voor Instromen na start, inschrijven online mogelijk t/m, betaalwijzen en groepsreserveringen worden dan getoond.

Afbeelding 7: De tab Publicatie na het selecteren van "Online tonen" en "Online inschrijven mogelijk"

Indien online inschrijven mogelijk wordt gemaakt, dan wordt een datumveld verplicht.

Online betaalwijze mogelijkheden

Bij de Online betaalwijze mogelijkheden bestaan 5 opties:

1. Contant
2. Automatische incasso
3. Betaalpas
4. Op rekening
5. iDEAL

Het is mogelijk om meerdere betaalwijzen te selecteren.

Groepsreserveringen

Bij een groepsreserveringen is het mogelijk om in 1 keer meerdere personen in te schrijven op een activiteit.

Dat kan verlopen via RegiAct Online. Meer informatie over groepsreserveringen in RegiAct Online is te vinden in dit artikel.

Of door een medewerker van een externe organisatie via het klantportaal. Die informatie is te vinden in dit artikel.

Afbeelding 8: Online groepsreserveringen mogelijk maken voor organisaties en/of personen

Stap 5: Medewerkers

Er zijn 5 typen medewerkers bij een activiteit. Meer informatie over wat de typen inhouden is te vinden in dit artikel.

• Coördinator
• Uitvoerder
• Docent
• Vrijwilliger
• Verslaglegger

Afbeelding 9: De tab Medewerkers bij het toevoegen van een activiteit

Bij alle types is het mogelijk om meerdere personen te koppelen.

Een medewerker wordt gekoppeld voor de looptijd van de activiteit, maar aanpassen van de periode is mogelijk na het aanmaken van de activiteit. Dat kan dan via de tab Medewerkers.

Stap 6: Overig

Bij Overig zien we een aantal tekstvelden terug bijvoorbeeld een interne notitie of een opmerking voor de locatiebeheerders.

Verslaglegging

Daarnaast zijn hier enkele instellingen te beheren met betrekking tot verslaglegging.

Verslaglegging verwijst naar presentie vastleggen en prestatie vastleggen.

Indien er wordt gekozen voor de optie "Bijeenkomsten muteren bij verslaglegging", dan maak je het mogelijk om bijeenkomsten toe te voegen en te wijzigen via het onderdeel verslaglegging.

Onderstaande afbeelding geeft aan wat er bij het onderdeel Overig kan worden beheerd:

Afbeelding 10: De tab Overig bij het toevoegen van een activiteit

Tenslotte is er de optie om aan te geven dat de nieuwe activiteit een modelactiviteit is.

Modelactiviteiten zijn de templates. Op basis van een model kan een nieuwe activiteit worden aangemaakt.

Hierover is onder meer te lezen.

Modelactiviteit

Wellicht is het opgevallen in de schermafbeeldingen waar geregeld "Gebruik een modelactiviteit" is te zien.

Het is mogelijk om veel velden bij een nieuwe activiteit automatisch in te laten vullen door een modelactiviteit te gebruiken.

Als je klikt op deze functie, dan komt er een klein schermpje naar voren waarin de beschikbare modelactiviteiten worden getoond. Deze worden normaal gesproken bij de implementatie aangemaakt.

Afbeelding 11: Een modelactiviteit selecteren

In bovenstaande voorbeeld is een handvol modelactiviteiten te kiezen. We kiezen gemakshalve voor de eerste, Bewegen modelactiviteit.

Afbeelding 12: Een activiteit toevoegen op basis van een modelactiviteit

Alle velden die in het model zijn ingevoerd, worden overgenomen bij de nieuwe activiteit. Vul de rest zelf aan.

De nieuwe activiteit is aangemaakt als nieuwe activiteit, misschien op basis van een modelactiviteit.

Dit brengt ons bij het volgende onderdeel:

Activiteitoverzicht

Als de gegevens zijn vastgelegd op de 6 tabs, dan kan de activiteit worden opgeslagen en wordt het overzicht van de activiteit getoond. Dit zijn 7 tabs.

• Overzicht
• Inschrijvingen
• Bijeenkomsten
• Prestaties
• Vragenlijsten
• Kenmerken
• Medewerkers

Het overzicht geeft in 1 scherm aan wat er is ingesteld m.b.t. de publicatie, facturatie, overig e.d.

Met de button 'Bewerken' kunnen de 6 tabs van het toevoegen weer worden getoond en bewerkt.

Afbeelding 13: Het overzicht met activiteitgegevens

Bijeenkomsten

Indien er bijeenkomsten moeten worden toegevoegd aan een activiteit, is het van essentieel belang dat locatie, ruimte, interval, dag, starttijd en eindtijd correct zijn ingevoerd.

Bijeenkomsten kunnen worden aangemaakt nadat de activiteit is opgeslagen. Navigeer naar de tab 'Bijeenkomsten' om dit te doen.

Voor een eenmalige activiteit kunnen bijeenkomsten automatisch worden aangemaakt als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. De start- en einddatum van de activiteit zijn gelijk aan elkaar.
2. Het aantal bijeenkomsten is ingesteld op '1'.

Kies 'Repeterende bijeenkomsten' als er een reeks bijeenkomsten moet worden aangemaakt op basis van een interval. De beschikbare intervalopties zijn:

• Iedere werkdag
• Iedere week
• Iedere 2 weken
• Iedere 3 weken
• Iedere 4 weken
• 1e ... van de maand
• 2e ... van de maand
• 3e ... van de maand
• 4e ... van de maand
• Laatste ... van de maand

Let op: Je kunt maximaal 1 jaar aan bijeenkomsten tegelijk toevoegen.

Voor het plannen van bijeenkomsten moet rekening worden gehouden met vakanties. In periodes die als vakantie zijn aangemerkt in de vakantietabel worden geen bijeenkomsten toegevoegd. Dit kan worden beheerd door de applicatiebeheerder via RegiAct full client.

N.B.: Bij de invoer van de datum van de bijeenkomst, kies de datum van de 1e bijeenkomst.

Kies een van de volgende opties:

1. Voer het aantal bijeenkomsten in.
2. Geef de einddatum van de reeks/activiteit op bij 'Datum laatste bijeenkomst'.

Afbeelding 14: Repeterende bijeenkomsten toevoegen

Een bijeenkomst verwijderen in RegiAct Online zal in RegiAct full client worden getoond als een vervallen bijeenkomst

Factuurwijze

Als er een activiteitbijdrage van de deelnemers wordt gevraagd, dan kan dit worden ingesteld in de activiteit.

Standaard staat de factuurwijze op geen en de bijdrage op 0 euro.

De volgende factuurwijzen kunnen worden geselecteerd:

1. Geen
2. Hele bedrag (direct)
3. Hele bedrag (bij start activiteit)
4. Hele bedrag (op datum)
5. Bedrag in termijnen (maximaal 20 termijnen met verschillende intervalopties, zoals per maand, per 3 maanden, per 6 maanden e.d.)
6. Per bijeenkomst
7. Per bijeenkomst (indien aanwezig)
8. Vaste bijdrage per periode (bijvoorbeeld elke week, maand, jaar)
9. Bijdrage x aantal
10. Bijdrage x aantal per maand

Kijk hier voor een toelichting over de factuurwijzen. Factuurwijzen per uur zijn vervallen!

Eenmalig

Sommige factuurwijzen zijn geschikt om een eenmalig bedrag af te rekenen, ongeacht de looptijd van de activiteit. Bijvoorbeeld, de activiteit kost 150 euro en als dat bedrag is betaald, is de betaling voltooid. Het wordt niet herhaald in een volgend seizoen of volgend jaar. Factuurwijzen 2 t/m 5 en 9 zijn hiervoor geschikt.

Periodiek

Het kan ook nodig zijn om juist wel met periodieke bedragen te werken, bijvoorbeeld wanneer de activiteit doorlopend is en stopt wanneer de deelnemer besluit te stoppen. De factuurwijze "vaste bijdrage per periode" is de meest gebruikte in dat geval. Hierbij wordt een bedrag opgegeven dat zich herhaalt binnen een bepaalde periode, zoals iedere maand, kwartaal of jaar. Het voordeel van deze factuurwijze is dat de facturatie automatisch stopt wanneer de deelnemer wordt uitgeschreven en voorzien van een uitstroomdatum.

Aanpassen van het periodieke bedrag

Verder is het mogelijk om het bedrag voor alle deelnemers te verhogen als de activiteit het volgende seizoen of jaar duurder wordt. Alle openstaande bedragen in het betreffende jaar zullen de aangepaste prijs krijgen. Houd er rekening mee dat deze instellingen worden beheerd door de applicatiebeheerder via RegiAct full client.

Een factuurwijze kiezen

Om een keuze te maken uit de beschikbare factuurwijzen, kunt u gebruikmaken van de volgende keuzes: 

Is de activiteit doorlopend?

• Vast bedrag per periode

Is de activiteit doorlopend en is er sprake van een bedrag per bijeenkomst?

• Per bijeenkomst
• Per bijeenkomst (indien aanwezig): dit houdt in dat je aanwezigheid gaat bijhouden
• Bijdrage x aantal per maand: dit houdt in dat je aantallen per periode gaat invoeren bij de deelnemer

Is de activiteit niet doorlopend?

• Hele bedrag (direct)
• Hele bedrag (bij start activiteit)
• Hele bedrag (op datum)
• Bedrag in termijnen

Is de activiteit niet doorlopend en is er sprake van een bedrag per bijeenkomst?

• Per bijeenkomst
• Per bijeenkomst (indien aanwezig): dit houdt in dat je aanwezigheid gaat bijhouden
• Bijdrage x aantal: dit houdt in dat je een aantal gaat invoeren bij de deelnemer

Wat zijn de volgende stappen?

De activiteit kopiëren en gebruiken voor nieuwe activiteiten

Het is mogelijk om een aangemaakte activiteit te kopiëren.

Als je meerdere vergelijkbare activiteiten gaat aanmaken, dan kun je dat heel snel doen door te kopiëren.

Lees hier meer over dat proces.

Deelnemers inschrijven

Zijn er al deelnemers bekend die nog ingeschreven moeten worden? Hier vind je hoe dat werkt.

Presentie instellen

Wil je gaan bijhouden hoe vaak de ingeschreven deelnemers aanwezig zijn geweest?

Om presentie vast te kunnen leggen moeten er een aantal zaken zijn ingesteld. Lees hier meer over het instellen.

Prestaties vastleggen

Ga je geen deelnemers inschrijven maar wil je wel aantallen gaan registreren? Dan ga je prestaties vastleggen.

Lees hier hoe dat werkt.

Vragenlijst

Wil je een vragenlijst voorleggen aan de deelnemers? Voeg er een toe.

In dit artikel leggen we uit hoe vragenlijsten werken.