RegiAccommodatie - Contracten aanmaken, bewerken en bijeenkomsten toevoegen

Leestijd: ongeveer 4 minuten

In dit artikel leer je hoe je een contract kan aanmaken en bewerken. Ook gaan we in op het toevoegen van bijeenkomsten aan het contract.

INHOUDSOPGAVE

• Toevoegen
• Bijeenkomsten
• Repeterende bijeenkomsten
• Activiteiten uit RegiAct

Via de tegel "Contracten" kan een nieuw contract worden toegevoegd. Beheerders hebben de mogelijkheid om contracten toe te voegen voor de locaties waaraan ze zijn gekoppeld. Als bepaalde locaties ontbreken, neem dan contact op met de applicatiebeheerder.

Toevoegen

Onder het filter bij "Contracten" kunnen selecties worden gemaakt om te controleren op bestaande reserveringen en om een bestaande reservering in te zien of te bewerken. Daarnaast kan een nieuw contract worden toegevoegd via de knop "Contract toevoegen".

De volgende gegevens kunnen worden ingevoerd:

• Datum: de contractdatum (verplicht)
• Soort reservering: standaardwaarden zijn intern en extern, maar andere naamgeving en optionele opties zijn mogelijk (niet verplicht)
• Locatie: de verantwoordelijke locatie (verplicht)
• Contactpersoon: de contactpersoon van de verantwoordelijke locatie (niet verplicht, meestal de beheerder)
• Relatie organisatie of relatie persoon: de huurder moet al in het systeem staan en ingevoerd zijn via CRM Online (verplicht)
• Omschrijving: algemene omschrijving van het contract (niet verplicht)
• Opmerking: eventuele opmerking die belangrijk/nuttig is voor het betreffende contract (niet verplicht)

Zoals aangegeven zijn er 3 verplichte velden te benoemen: datum, locatie en een relatie (huurder).

Vrijwel onderaan staat een optie die aangevinkt kan worden: 'Dit contract is hetzelfde als een activiteit in RegiAct'

Een activiteit in RegiAct kan net als een contract in RegiAccommodatie bijeenkomsten bevatten. In dit geval zou het gaan om bijeenkomsten in dezelfde locatie en ruimte en met dezelfde tijden.

Als dit vinkje wordt gebruikt, dan wordt voorkomen dat het systeem dubbele bezetting detecteert indien de bijeenkomsten ook bestaan in RegiAct.

Na het opslaan van het contract wordt deze toegevoegd aan de lijst met bestaande contracten.

De contractvelden kunnen worden bewerkt door het contract te openen en te kiezen voor Contract bewerken.

Bijeenkomsten

De volgende stap is het toevoegen van bijeenkomsten. 

Afbeelding 1: een bijeenkomst toevoegen aan een contract.

Een bijeenkomst toevoegen vereist invoer van:

• Locatie
• Ruimte
• Datum
• Einddatum

Andere velden zoals opmerking zijn niet verplicht. 

Let bij het veld opmerking op dat het veld groter gemaakt kan worden om alle tekst zichtbaar te krijgen.

Doe dit door rechtsonder het veld groter te slepen.

Afbeelding 2: een opmerking invoeren

Als er sprake is van zaalhuur waarvoor een tarief moet worden betaald door de huurder, dan moet het soort tarief (intern/extern is standaard), type (uur of dagdeel) en aantal worden ingevoerd. Als alle velden zijn ingevoerd, kies dan voor Controleer beschikbaarheid om te voorkomen dat er dubbele bezetting ontstaat.

Afbeelding 3: de knop "Controleer beschikbaarheid" bij het toevoegen van een bijeenkomst.

Controleer beschikbaarheid zal een melding geven als verplichte velden niet zijn ingevoerd. Dit moet eerst worden gedaan voordat er wordt opgeslagen. Als alles in orde wordt de volgende melding getoond:

Afbeelding 4: melding bij het controleren van de beschikbaarheid

N.B.:  Deze controle werkt alleen voor de eerste bijeenkomst uit een eventuele reeks.

Na het toevoegen van bijeenkomsten dient de beschikbaarheid te worden bekeken via de 'Check beschikbaarheid' button.

Dit geeft een overzicht van de beschikbaarheid van de geboekte ruimtes. Een groen vinkje betekent dat de ruimte beschikbaar is. Een rood uitroepteken houdt in dat er overlap is met een ander contract.

Indien een ruimte niet beschikbaar is, worden 4 icoontjes getoond. Dat zijn:

1. Beschikbaarheid raadplegen: bij de betreffende bijeenkomst wordt de exacte overlap met een andere bijeenkomst getoond. Hier zijn de details zichtbaar van de andere bijeenkomst.

2. Bezetting raadplegen: het bezettingsoverzicht wordt geopend. Op die manier kan snel worden gekeken welke tijden/ruimtes wel beschikbaar zijn op de betreffende dag.

3. Bijeenkomst bewerken: Datum, tijdstip, ruimte e.d. kunnen worden gewijzigd. Zodoende kan de bijeenkomst worden gepland op een moment dat er wel een ruimte beschikbaar is.

4. Bijeenkomst verwijderen: Volledig verwijderen van de bijeenkomst. Als het niet lukt om de betreffende bijeenkomst op een ander moment te plannen, dan kan het nodig zijn om de gehele bijeenkomst weg te gooien.

Repeterende bijeenkomsten

Het is mogelijk om repeterende bijeenkomsten aan te maken via bijeenkomsten toevoegen door een vinkje te plaatsen. Vervolgens moeten een aantal velden worden ingevoerd.

Frequentie: Er zijn verschillende opties:

• Iedere werkdag
• Iedere week
• Iedere 2 weken
• Iedere 3 weken
• Iedere 4 weken
• 1e ... van de maand
• 2e ... van de maand
• 3e ... van de maand
• 4e ... van de maand
• Laatste ... van de maand

N.B.: bij de opties die betrekking hebben op een specifieke dag van de maand wordt de dag van de week bepaald op basis van de datum van de bijeenkomst.

De datum van de bijeenkomst moet voldoen aan de geselecteerde optie. Bijvoorbeeld de 1e maandag van de maand.

Indien een verkeerde selectie wordt gemaakt wordt hier een melding op gegeven.

Afbeelding 5: melding bij ontbrekende invoer

Aantal bijeenkomsten of Datum laatste bijeenkomst

Bij het toevoegen van repeterende bijeenkomsten kan worden gekozen voor een aantal bijeenkomsten. Dit aantal zal worden toegevoegd op basis van de geselecteerde frequentie.

De andere optie is het kiezen van een datum laatste bijeenkomst. Bijeenkomsten worden dan toegevoegd op basis van de geselecteerde frequentie t/m de datum van de laatste bijeenkomst.

Afbeelding 6: Opties bij repeterende bijeenkomst

Rekening houden met vakanties houdt in dat er geen bijeenkomsten worden aangemaakt op dagen die vallen in een vakantieperiode.

De vakantieperiodes worden beheerd door de applicatiebeheerder in de full client RegiLocatie.

Belangrijk:
De check beschikbaarheid pagina wordt automatisch geopend als er repeterende bijeenkomsten zijn toegevoegd.

Om de volledige reeks bijeenkomsten achteraf te controleren op dubbele boekingen kiest u na het maken van de reservering in het bijeenkomstenscherm nog voor "Check beschikbaarheid".

Activiteiten uit RegiAct

Indien er ook activiteiten in RegiAct worden gemaakt, zullen deze worden getoond in de bezettingsoverzichten van RegiAccommodatie.

Het kan voorkomen dat er naast een activiteit ook een contract nodig is in RegiAccommodatie, bijvoorbeeld omdat de docent zelf de ruimte huurt.

Als de bijeenkomsten zowel in RegiAct als in RegiAccommodatie worden aangemaakt, dan leidt dit tot dubbele bezetting van de ruimte tenzij er een optie wordt gebruikt bij het aanmaken/bewerken van het contract.

Dit betreft de optie 'Dit contract is hetzelfde als een activiteit in RegiAct!'

Afbeelding 7: dubbele bezetting voorkomen bij een contract / activiteit.