RegiTijd full client: onderscheid in verlofsoorten in restant- en beginstand verlof en vervallen verlofuren

Leestijd: ongeveer 10 minuten

In dit artikel staat waarom er in RegiTijd full client in het restant verlof en de beginstand verlof geen onderscheid is in verlofsoorten en waarom vervallen verlofuren niet automatisch worden verwijderd.

In RegiTijd full client wordt automatisch, op basis van de cao, de arbeidscontracten en de leeftijd van de medewerkers, het aantal verlofuren in een kalenderjaar per verlofsoort berekend en toegekend.
In zowel RegiTijd full client als online is per medewerker het aantal toegekende verlofuren in een kalenderjaar per verlofsoort zichtbaar en het totaal aantal verlofuren.

Een medewerker heeft per 31 december van het jaar één stand restant verlof van dat jaar. In dit restant verlof is geen onderscheid in verlofsoorten.

Als het restant verlof (deels of volledig) van het ene kalanderjaar wordt overgezet naar het volgende kalenderjaar, dan heeft een medewerker, per 1 januari van het jaar, één beginstand verlof/verlof vorig jaar. In deze beginstand verlof is geen onderscheid in verlofsoorten.

Waarom is er in RegiTijd full client in het restant verlof en de beginstand verlof geen onderscheid in verlofsoorten?

Er is een verplichting (goed werkgeverschap) om vanuit het management ervoor te zorgen dat medewerkers voldoende de kans krijgen om verlof te nemen (conform de wettelijke plicht) en direct te handelen als dat onverhoopt anders loopt (bijv. door uitbetalen). Medewerkers hebben het recht (en ook de plicht) om minimaal hun wettelijke verlof in een bepaald jaar op te nemen. In uitzondering - en alleen in gezamenlijk overleg - kan deze opnameplicht 6 maanden worden verlengd. In praktijk blijkt dat 99% van alle medewerkers hun wettelijke uren in een bepaald jaar opnemen.

Het is aan het lijnmanagement om in de jaarlijkse beoordelingsgesprekken de hoogte van de openstaande verlofuren te bespreken en in gezamenlijk overleg vast te stellen hoe hiermee (individueel) wordt omgegaan (opnemen extra verlofdagen, uitbetalen, overzetten naar verlofspaarregeling, e.d.). Vervolgens worden de gemaakte verlofafspraken in RegiCare administratief vastgelegd. Door deze organisatorische maatregel zal er geen stuwmeer van openstaande verlofuren ontstaan. Het is dus niet noodzakelijk en ook niet efficiënt om inzicht te hebben in de hoeveelheid verlofuren per verlofsoort van het eventuele restant verlof. Daarnaast is het niet noodzakelijk en ook niet efficiënt een uitgebreid systeem van controles en represailles (afnemen van uren) te ontwikkelen. Preventie is altijd beter dan correctie. Tenslotte is en blijft een verlofuur een verlofuur, ongeacht het verlofsoort. 

In RegiTijd full client wordt een maximale stand van het verlof weergegeven, waardoor tijdig vastgesteld kan worden bij welke medewerkers een (te) groot stuwmeer aan verlofuren is ontstaan.

Het registreren op verschillende verlofsoorten verhoogt de registratielast van de medewerker en de beheerlast van de applicatiebeheerder. Dat kost de organisatie dus geld.

Waarom worden in RegiTijd full client de vervallen verlofuren niet automatisch verwijderd?

RegiTijd full client is zodanig geprogrammeerd dat vervallen verlofuren nooit automatisch worden verwijderd, omdat:

- de wet voorschrijft dat de vakantie wordt vastgesteld conform de wensen van de medewerker

- je in Nederland recht hebt op minimaal 4 keer je wekelijkse arbeidsduur aan vakantie per jaar (wettelijk verlof). Een werkgever dient ervoor te zorgen dat een medewerker die weken ook op kan nemen in dat jaar en dient te controleren of dat ook echt gebeurt in dat jaar

- de werkgever de opname van voldoende verlofuren dient te controleren en zo nodig te bespreken met de medewerker, bv. in geval van een ‘stuwmeer’ aan verlofuren. Mogelijk is er een stuwmeer omdat de medewerker in overleg met/in opdracht van de werkgever geen verlof heeft genomen

- dat een strafmaatregel is voor de medewerker, terwijl de werkgever de opname van verlof dient te stimuleren, te faciliteren en te controleren

- als medewerkers op verschillende verlofsoorten dienen te registreren, ze dan eerst zullen registreren op de verlofsoort die het eerst vervalt en als laatste op de verlofsoort die niet vervalt. Uiteindelijk blijft alleen de verlofsoort die niet of op langere termijn vervalt over, waardoor je onder de streep uitkomt op het systeem wat RegiCare nu hanteert.

Daarnaast is er in de cao Sociaal Werk en cao Kinderopvang een ‘Verlofspaarregeling’/'Levensfasebudgetregeling' opgenomen. Het doel van deze regeling is om de werknemer in de gelegenheid te stellen verlof te sparen, om dat verlof op een later moment en in afstemming met de werkgever op te nemen. De werknemer kan tot maximaal 100 maal de (gemiddelde) arbeidsomvang per week sparen. Alle bronnen behalve het wettelijk verlof kunnen aangewend worden voor het verlofsparen. De uren in de Verlofspaarregeling/Levensfasebudgetregeling vervallen niet.

Mocht het in de praktijk voorkomen dat het verlof van een medewerker dreigt te vervallen conform hetgeen in de cao benoemd wordt, dan is het een logische actie dit verlof in te leggen in de Verlofspaarregeling of Levensfasebudgetregeling. Onder de streep zal er dan ook geen verlof meer vervallen.

Oftewel: medewerkers hun verlofuren laten registreren op verschillende soorten verlof en het automatisch verwijderen van vervallen verlofuren is niet het juiste instrument om stuwmeren van verlofuren te voorkomen. Het juiste instrument is dat de werkgever de medewerker stimuleert om verlof op te nemen, overlegt wanneer verlofuren opgenomen worden, de opname mogelijk maakt, controleert en in geval van een stuwmeer dit bespreekt met de medewerker en actie onderneemt.