RegiTijd full client - Nmbrs: Personeelskoppeling – synchroniseren tussen Nmbrs en RegiCare

RegiTijd full client – Nmbrs – Personeelskoppeling ten behoeve van het ophalen van personeelsgegevens uit Nmbrs

Leestijd: ongeveer 10 minuten

In dit artikel staat beschreven hoe vanuit RegiTijd full client de medewerkergegevens uit Nmbrs kunnen worden opgehaald en in RegiCare gezet kunnen worden.

In RegiCare kan een koppeling met Nmbrs worden ingesteld in overleg met AdSysCo. Indien deze koppeling is gemaakt kan er via RegiTijd full client een update worden uitgevoerd van het medewerkersbestand.

Dat gaat als volgt:

• Open RegiTijd full client
• Klik in de menubalk op ‘Bestand’
• Klik op ‘Instellingen’
• Klik op tabblad ‘Instellingen ‘I’
• Druk op de knop ‘Nmbrs update’

• Klik in scherm ‘RegiTijd’ op ‘OK’:

Het volgende scherm verschijnt:

• Klik op de knop ‘Synchroniseren’. De gegevens worden nu opgehaald uit Nmbrs

Indien alle gegevens van Nmbrs overeenkomen met die in RegiTijd, dan staat op tabblad ‘Algemeen’ bij alle synchronisatiestappen in kolom ‘Status’ een groen vierkantje:

Meteen wordt het scherm ‘Medewerkers’ geopend en wordt automatisch het verlof voor alle medewerkers doorgerekend:

• Sluit het scherm ‘Medewerkers’ nadat het verlof voor alle medewerkers is doorgerekend.

Indien niet alle gegevens van Nmbrs overeenkomen met die in RegiTijd, dan staat op tabblad ‘Algemeen’ bij de betreffende synchronisatiestap(pen) in kolom ‘Status’ een rood vierkantje. Er is dan een actie/vervolghandeling nodig. Het tabblad waar de actie moet plaatsvinden opent automatisch.

• Klik op het tabblad waar de actie moet plaatsvinden tweemaal in de titel van de kolom ‘Status’. Hierdoor worden de regels zodanig gesorteerd dat die waarvan de status ‘rood’ is, bovenaan staan. Op de regels waarvan de status rood is, dient namelijk een actie/handeling uitgevoerd te worden

Acties

• In de kolom ‘Actie’ is te kiezen uit verschillende handelingen. Kies allereerst voor ‘Koppelen’ om te controleren of de persoon/organisatie die opgehaald wordt uit Nmbrs al in RegiCRM staat.
• Met de actie ‘Koppelen’ verschijnt er een zoekscherm waarin is te zoeken of de persoon/organisatie al is aangemaakt in RegiCRM. Zoek goed, open eventueel ook ‘CRM’ boven in de menubalk om iets uitgebreider te kunnen zoeken of de persoon niet al in RegiCRM bestaat, of bij dubbelen welke de juiste is om de gegevens uit Nmbrs mee te koppelen (juiste is de persoonskaart met inlogaccount voor RegiWeb).
  Indien dezelfde persoon tijdens de synchronisatie meerdere keren vanuit Nmbrs mee komt, bepaal dan of die persoon in Nmbrs verschillende arbeidscontracten heeft. Bv. in geval van verschillende functies. Zo ja, koppel al deze personen dan aan één en dezelfde RegiCRM-persoon (juiste is de persoonskaart met inlogaccount voor RegiWeb). Indien persoon/organisatie gevonden in RegiCRM: Selecteer deze persoon/organisatie en klik op knop ‘Selecteren’. De koppeling is nu aangebracht tussen gegevens in Nmbrs en RegiCRM. Indien persoon/organisatie niet gevonden in RegiCRM: Klik op knop ‘Annuleren’ en kies in kolom ‘Actie’ voor ‘Aanmaken’.
• Met de actie ‘Aanmaken’ wordt er een nieuw persoon/organisatie aangemaakt in RegiCRM met minimale rechten en deze wordt gevuld met de informatie vanuit Nmbrs en daarna ook als medewerker/werkmaatschappij verwerkt in RegiTijd met bijbehorende gegevens. Er worden bij een persoon dan nog geen gebruikersnaam en wachtwoord voor RegiWeb aangemaakt, rechten toegekend of tijdschrijfrubrieken gekoppeld. Dit dient nog te gebeuren. Het aanmaken van een gebruikersaccount voor RegiWeb en het toekennen van rechten dient te gebeuren in RegiWeb via ‘Beheer’. Als gebruikersnaam zal de waarde uit Nmbrs uit het veld ‘werk-emailadres’ getoond worden. Het koppelen van tijdschrijfregels aan medewerkers dient te gebeuren in RegiTijd full client.
• De actie ‘Overslaan’ geeft aan dat een bepaald persoon/organisatie deze keer niet uit Nmbrs overgenomen hoeft te worden. De volgende keer komt deze persoon gewoon weer naar voren en dient er opnieuw een keuze gemaakt te worden. De standaardkeuze is altijd Overslaan.
• De actie ‘Blokkeren’ geeft aan dat een bepaald persoon/organisatie nooit uit Nmbrs overgenomen hoeft te worden in RegiCRM en RegiTijd (bv. bij tijdelijke - of externe medewerkers). Bij een volgende synchronisatie wordt deze dan genegeerd. LET OP: De status ‘Blokkeren’ kan alleen door AdSysCo opgeheven worden. Kies daarom bij twijfel de actie ‘Overslaan’.
• Na het koppelen, aanmaken, blokkeren of overslaan en het nalopen van de gehele medewerkerslijst/organisatielijst, dient onderin het scherm op ‘Bijwerken’ geklikt te worden.

Na het bijwerken wordt automatisch het venster 'Medewerkers' met tabblad 'verlof / uren' geopend en wordt het verlof opnieuw berekend en getoond.

Na bovenstaande stappen uitgevoerd te hebben en als overal status groen naar voren gekomen is, zijn de gegevens in Nmbrs gelijk aan de gegevens in RegiTijd. Sluit het scherm ‘Nmbrs Sync’ door op ‘OK’ te klikken.

De volgende stap is het aanvullen van de gegevens die tijdens de synchronisatie vanuit Nmbrs niet automatisch meekomen. Het gaat dan om:

• De manager van een medewerker 
• Of iemand zelf manager is 
• Gegevens betreffende verlof zoals eventuele aanpassingen verlof of uitbetaling overuren

Klik bovenin op menu ‘Medewerkers - Medewerkers’ en vervolgens opent een nieuw scherm.

Koppel de juiste manager aan de medewerker zodat de geschreven uren van de medewerkers gecontroleerd kunnen worden door de juiste manager.

Let op, bij aanpassing van functie, afdeling, cao, werkmaatschappij wordt dit tijdens een volgende synchronisatie weer overschreven met de gegevens die in Nmbrs staan!

Ga naar het tabblad ‘Verlof / uren’ om aanpassingen in verlof of overuren in te voeren bij een medewerker.

Van medewerkers van wie de gegevens via synchronisatie uit Nmbrs zijn opgehaald worden in RegiTijd full client in het scherm 'Medewerkers' de namen in het zwart getoond. Medewerkers die 'handmatig' zijn toegevoegd worden in het blauw getoond. De gegevens van deze medewerkers worden dus niet uit Nmbrs opgehaald via synchronisatie. Bij wijzigingen in functie, afdeling, contract etc. van deze medewerkers dient dit dus handmatig in RegiTijd aangepast te worden!

Contract en tijdschrijfrubrieken:

Om in RegiTijd online tijd te kunnen registreren moet een medewerker een contract hebben en er moeten opdrachtregels met tijdschrijfrubrieken aan de medewerker gekoppeld zijn. Het contract is na synchronisatie met Nmbrs aangemaakt.

Het koppelen van opdrachtregels met tijdschrijfrubrieken aan een medewerker staat beschreven in het artikel ‘Tijdschrijfrubrieken koppelen aan medewerkers en ontkoppelen van medewerkers’.

Raadpleeg onderstaande artikelen om een RegiWeb-account aan te maken en rechten toe te kennen: 

Een account aanmaken

Rollen en rechten toekennen