RegiTijd full client - NMBRS koppeling / Invoer gegevens en account nieuwe medewerkers

RegiTijd Full client - Nmbrs koppeling ten behoeve van het ophalen van medewerker gegevens uit Nmbrs

Klik bovenin op menu ‘Bestand’ en vervolgens op ‘Instellingen’.

Ga naar het tabblad ‘Instellingen I’ en druk op de knop ‘Nmbrs update’.

Het volgende scherm opent zich:

Vink ‘web gebruiker’ uit.

Klik op de knop ‘Synchroniseren’ en de gegevens worden opgehaald uit Nmbrs.

Indien alle gegevens van Nmbrs overeenkomen met RegiTijd of snel bijgewerkt kunnen worden zonder actie te ondernemen, staat onder het tabblad ‘Algemeen’ de status van alle stappen op ‘groen’.

Mocht er iets niet overeenkomen en is er een actie gewenst, dan staat de status van deze stap op ‘rood’. Hij springt automatisch naar het tabblad waar de actie moet plaatsvinden.

Acties

• Klik tweemaal in de titel van de kolom ‘Status’, zodat de gegevens zodanig gesorteerd worden dat de regels waarvan de status ‘rood’ is, bovenaan staan. Bij de regels waarvan de status op rood staat, dient namelijk een handeling uitgevoerd te worden.
• In de kolom ‘Actie’ is te kiezen uit verschillende handelingen. Kies allereerst voor ‘Koppelen’ om te controleren of de persoon/organisatie die opgehaald wordt uit Nmbrs al in RegiCRM staat.
• Met de actie ‘Koppelen’ verschijnt er een zoekscherm waarin is te zoeken of de persoon/organisatie al is aangemaakt in RegiCRM. Zoek goed, open eventueel ook ‘CRM’ boven in de menubalk om iets uitgebreider te kunnen zoeken of de persoon niet al in RegiCRM bestaat, of bij dubbelen welke de juiste is om de gegevens uit Nmbrs mee te koppelen (persoonskaart waar inlogaccount aanhangt).
  Indien dezelfde persoon tijdens de synchronisatie meerdere keren vanuit Nmbrs mee komt, bepaal dan of die persoon in Nmbrs verschillende arbeidscontracten heeft. Bv. in geval van verschillende functies. Zo ja, koppel al deze personen dan aan één en dezelfde RegiCRM-persoon (persoonskaart waar inlogaccount aanhangt). Indien persoon/organisatie gevonden in RegiCRM: Selecteer deze persoon/organisatie en klik op knop ‘Selecteren’. De koppeling is nu aangebracht tussen gegevens in Nmbrs en RegiCRM. Indien persoon/organisatie niet gevonden in RegiCRM: Klik op knop ‘Annuleren’ en kies in kolom ‘Actie’ voor ‘Aanmaken’. 
• Met de actie ‘Aanmaken’ wordt er een nieuw persoon/organisatie aangemaakt in RegiCRM en deze wordt gevuld met de informatie vanuit Nmbrs en daarna ook als medewerker/werkmaatschappij verwerkt in RegiTijd met bijbehorende gegevens. Er worden bij een persoon dan nog geen gebruikersnaam en wachtwoord aangemaakt, rechten toegekend of tijdschrijfrubrieken gekoppeld. Dit dient nog te gebeuren.
• ‘Blokkeren’ geeft aan dat een bepaald persoon/organisatie niet uit Nmbrs overgenomen hoeft te worden in RegiCRM en RegiTijd. Bij een volgende keer synchroniseren wordt deze dan genegeerd.
• ‘Overslaan’ is een tijdelijke actie waarbij bij deze synchronisatie niks gedaan hoeft te worden met deze persoon/organisatie. De volgende keer wordt er wederom gevraagd of er actie ondernomen dient te worden.
• Na het koppelen, aanmaken, blokkeren of overslaan en het nalopen van de gehele medewerkerslijst/organisatielijst, dient onderin het scherm op ‘Bijwerken’ geklikt te worden.

Na het bijwerken wordt automatisch het venster 'Medewerkers' met tabblad 'verlof / uren' geopend en wordt het verlof opnieuw berekend en getoond.

Na bovenstaande stappen uitgevoerd te hebben en als overal status groen naar voren gekomen is, dan zijn de gegevens in Nmbrs gelijk aan de gegevens in RegiTijd. Sluit het scherm ‘Nmbrs Sync’ door op ‘OK’ te klikken.

De volgende stap is het aanvullen van de gegevens die tijdens de synchronisatie vanuit Nmbrs niet automatisch meekomen. Het gaat dan om:

• De manager bij een medewerker 
• Of iemand zelf manager is 
• Gegevens betreffende verlof zoals eventuele aanpassingen verlof of uitbetaling overuren

Klik bovenin op menu ‘Medewerkers - Medewerkers’ en vervolgens opent een nieuw scherm.

Koppel de juiste manager aan de medewerker zodat de geschreven uren van de medewerkers gecontroleerd kunnen worden door de juiste manager.

Let op, bij aanpassing van functie, afdeling, CAO, werkmaatschappij wordt dit tijdens een volgende synchronisatie weer overschreven met de gegevens die in Nmbrs staan!

Ga naar het tabblad ‘Verlof / uren’ om aanpassingen in verlof of overuren in te voeren bij een medewerker.

Daarnaast moet rekening gehouden worden met de ‘blauw gemarkeerde’ medewerkers in RegiTijd. Deze zijn handmatig ingevoerd binnen RegiTijd en de gegevens bij deze personen komen dus niet uit Nmbrs tijdens een synchronisatie. Bij wijzigingen in functie, afdeling, contract etc. van deze personen dient dit dus handmatig in RegiTijd aangepast te worden!

Gegevens aanvullen

Daarna is het zaak de gegevens bij een nieuw aangemaakte medewerker via de actie ‘Aanmaken’ zoals hierboven beschreven aan te vullen.

Zoek de desbetreffende persoon op door op voor- en / of achternaam te zoeken en klik hier dan dubbel op om de persoonskaart te openen.

• Ga naar het tabblad ‘Kenmerken’ om aan te geven welke functie de medewerker in RegiCare moet hebben
• Voor RegiLoket kies RegiLoket kenmerken ‘Aanvrager’ en ‘Uitvoerder’
• Voor RegiAct kies uit de kenmerken RegiAct: Coördinator, Uitvoerder, Vrijwilliger of Vastlegger prestatie
• Voor RegiMaDi kies kenmerk MaDi: Consulent
• Voor RegiMatch kies kenmerk Match: Medewerker
• Een medewerker dient eveneens het kenmerk ‘RegiPersoneel: Personeelslid’ te hebben

Toegang tot andere applicaties:

Raadpleeg de volgende artikelen voor informatie over het aanmaken van accounts:

Een account aanmaken

Rollen en rechten toekennen

Tijdschrijven

Om online tijd te kunnen schrijven moet een medewerker een contract hebben en gekoppeld worden aan bepaalde tijdschrijfrubrieken.

Open RegiTijd full cliënt, klik bovenin op menu ‘Bestand’ en vervolgens op ‘Gebruikers’ en ‘Koppeling medewerkers en opdrachtregels’ om tijdschrijfrubrieken te koppelen.

Zoek rechts de betreffende medewerker op in het dropdown-menu:

Zoek in het linker rijtje de rubriek op waar de medewerker op moet kunnen tijdschrijven, klik hier dubbel op of selecteer de rubriek en druk op de knop.