RegiCare - Anonimiseren gegevens

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Vr, 1 Nov om 3:35 PM op Ynke Hermant

Leestijd: ongeveer 3 minuten

In dit artikel wordt het anonimiseren van gegevens besproken.
Het gaat hierbij dus niet om het verwijderen van gegevens uit RegiCare.

Wanneer worden er gegevens in RegiCare geanonimiseerd?

Als een klant van AdSysCo van een persoon het verzoek heeft gekregen om vóór het einde van de bewaartermijn gegevens te anonimiseren. Die persoon kan daarmee gebruik maken van het ‘Recht van vergetelheid’(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/recht-op-vergetelheid). Als onze klant bij AdSysCo een verzoek indient om gegevens van een persoon te anonimiseren, dient ze daartoe een verzoek in onder aanlevering van gegevens van die persoon. Omdat het zoveel handelingen zijn en het zo weinig voorkomt, voert AdSysCo de handelingen uit en willigt daarmee het verzoek van onze klant in.

In RegiCare is het niet mogelijk om gegevens automatisch te anonimiseren. Het is wel mogelijk om gegevens ‘handmatig’ te anonimiseren. Gegevens tbv verantwoording dienen bewaard te blijven, dus niet verwijderd te worden.

Welke handelingen uitvoeren als cliëntgegevens alleen in MaDi en CRM staan (sla tussentijds regelmatig wijzigingen op):

Als er aan de te anonimiseren persoon in RegiMaDi een Casus is gekoppeld:

regiMaDi Full client:

Open de bovenste casus die is gekoppeld aan de persoon wiens gegevens geanonimiseerd moeten worden
Klik op knop ‘Casus instellingen en beheer’
Kik op knop ‘Admin edit’
Klik op tabblad ‘Algemeen’
Maak zonodig veld ‘Locatie’ leeg
Klik op subtabblad ‘Extra’ en maak deze velden leeg; Omschrijving, Hulpverleningsverleden, Machtiging
Klik op subtabblad ‘Notitie’ en verwijder evt. inhoud
Klik op tabblad ‘Aanmelding’
Verwijder evt. hulpvraag of hulpbehoefte door vinkje te verwijderen
Maak deze velden leeg; Wijze van, Initiatief, verwezen door, Verwezen
Klik op subtabblad ‘Contacten’
Als er contacten zijn, klik op elk contact:
1. Klik op subtabblad ‘Details’, verwijder alle gegevens in velden; Omschrijving, Categorie, Initiatief, Locatie, Wijze. VERWIJDER NOOIT DATUM EN TIJDSDUUR, want dat zijn verantwoordingsgegevens
2. Klik op subtabblad ‘Samenvatting’ en verwijder evt. inhoud
3. Klik op subtabblad ‘Overig’ en verwijder evt. inhoud
Klik op subtabblad ‘Taken’ en verwijder de evt. taken of maak deze velden leeg; Onderwerp, Categorie, Notitie
Klik op subtabblad ‘Bijlagen’ en verwijder de evt. bijlagen
Klik op tabblad ‘Verheldering’
Verwijder evt. hulpvraag
Klik op subtabblad ‘Contacten’
Als er contacten zijn, klik op elk contact:
1. Klik op subtabblad ‘Details’, verwijder alle gegevens in velden; Omschrijving, Categorie, Initiatief, Locatie, Wijze. VERWIJDER NOOIT DATUM EN TIJDSDUUR, want dat zijn verantwoordingsgegevens
2. Klik op subtabblad ‘Samenvatting’ en verwijder evt. inhoud
3. Klik op subtabblad ‘Overig’ en verwijder evt. inhoud
Klik op subtabblad ‘Taken’ en verwijder de evt. taken of maak deze velden leeg; Onderwerp, Categorie, Notitie
Klik op subtabblad ‘Bijlagen’ en verwijder de evt. bijlagen
Klik op subtabblad ‘Plan van aanpak’
Klik op elk onderliggend tabblad en verwijder evt. inhoud
Klik op tabblad ‘Dienstverlening’
Selecteer het bovenste Traject
Klik op subtabblad ‘Details’, verwijder evt. inhoud in veld ‘Omschrijving’ en verwijder evt. ‘Hulpvragen’
Klik op subtabblad ‘Contacten’
Als er contacten zijn:
1. Dubbelklik op elk contact om deze te openen
2. Klik op subtabblad ‘Algemeen’, verwijder in veld ‘omschrijving’ evt. inhoud, maak deze velden leeg; Categorie, Initiatief, Locatie en Wijze. VERWIJDER NOOIT DATUM EN TIJDSDUUR, want dat zijn verantwoordingsgegevens
3. Klik op subtabblad ‘Hulpvragen’ en verwijder evt. hulpvragen
4. Klik op subtabblad ‘Samenvatting’ en verwijder evt. inhoud
5. Klik op subtabblad ‘Afspraken’ en verwijder evt. inhoud
6. Klik op subtabblad ‘Overig’ en verwijder evt. inhoud
7. Herhaal bovenstaande voor alle contacten
Klik op subtabblad ‘Taken’ en verwijder de evt. taken of maak deze velden leeg; Onderwerp, Categorie, Notitie
Klik op subtabblad ‘Bijlagen’ en verwijder de evt. bijlagen
Herhaal bovenstaande bij evt. andere trajecten
Klik op tabblad ‘Afsluiting’
Maak deze velden leeg; Client doorverwezen, Verwezen naar, Reden afsluiting, Resultaat, Verwezen naar, Notitie bij afsluiten
Klik op subtabblad ‘Contacten’
Als er contacten zijn:
1. Klik op subtabblad ‘Details’, verwijder alle gegevens in velden; Omschrijving, Categorie, Initiatief, Locatie, Wijze. VERWIJDER NOOIT DATUM EN TIJDSDUUR, want dat zijn verantwoordingsgegevens
2. Klik op subtabblad ‘Samenvatting’ en verwijder evt. inhoud
3. Klik op subtabblad ‘Overig’ en verwijder evt. inhoud
Klik op subtabblad ‘Taken’ en verwijder de evt. taken of maak deze velden leeg; Onderwerp, Categorie, Notitie
Klik op subtabblad ‘Kwaliteitsmeting’ en verwijder evt. vinkjes
Klik op subtabblad ‘Bijlagen’ en verwijder evt. bijlagen
Sla wijzigingen op
Herhaal bovenstaande bij evt. alle andere Casussen

Als er aan de te anonimiseren persoon in RegiMaDi een Kort contact is gekoppeld:

regiWeb:

Klik op RegiCRM
Klik op de tegel 'Personen'
Zoek en selecteer de persoon wiens gegevens geanonimiseerd moeten worden
Klik op tabblad 'Overzicht' rechts onderaan op 'Alle dienstverlening'
Klik op tabblad 'Alle' om alle dienstverlening te zien
Klik onder 'Korte contacten RegiMaDi' op het bovenste Korte contact, indien status is 'Afgesloten', noteer de 'Uitstroom datum', klik op de knop 'Heropenen', klik op de knop 'Kort contact heropenen'
Als er Contactmomenten zijn: open deze, zet in veld 'Omschrijving' 'Geanonimiseerd' en verwijder alles in veld 'Samenvatting'
Klik op Opslaan
Herhaal bovenstaande voor alle Contactmomenten
Verwijder alle Taken en Bijlagen
Klik op de knop 'Afsluiten' om het Korte contact te sluiten
Als er een melding verschijnt met dat verplichte velden niet zijn ingevuld, voer dan het meest logische in en sla dat op
Voer in veld 'Datum van afsluiten' de eerder genoteerde 'Uitstroom datum' in
Klik op de knop 'Kort contact afsluiten' en niet op de knop 'Kort contact afsluiten en casus openen'
Herhaal bovenstaande bij evt. alle andere Korte contacten

regiCRM full client:

Open de persoonskaart
Klik op tabblad ‘Vrij’ en verwijder evt. inhoud
Klik op tabblad ‘Divers’ en maakt evt. gevulde velden leeg
Klik op tabblad ‘Kenmerken’ en verwijder evt. kenmerken
Klik op tabblad ‘Toezicht’ en maak evt. gevulde velden leeg
Klik op tabblad ‘Relaties’ en maak evt. gevulde velden leeg
Klik op tabblad ‘Overig’ en maakt evt. gevulde velden leeg (ook veld ‘Notitie!’)
Klik op tabblad ‘Financieel’ en maak evt. gevulde velden leeg
Klik op tabblad ‘Communicatie’ en maak evt. gevulde velden leeg
Klik op tabblad ‘Adres’ en wis alle evt. gevulde adressen
Klik op tabblad ‘Naam’ en:
1. Verwijder Geboortedatum
2. Maak veld ‘Voorletters’ leeg
3. Vervang ‘Roepnaam’ door ‘ZZZ’
4. Vervang evt. ‘Voornaam’ door ‘ZZZ’
5. Vervang ‘Achternaam’ door ‘ZZZ’
Klik onderin op de knop ‘Pasfoto beheren’ en verwijder evt. foto
Klik rechts op de knop ‘Beheer’ (tandwiel) en:
1. Klik op ‘Geslacht wissen’
2. Klik op ‘Persoon deactiveren
Sla wijzigingen op

regiWeb:

Klik op 'Beheer' 'Cache legen' 'Cache legen', zodat de in regiCRM full client aangebrachte wijzigingen zichtbaar worden in regiWeb en daarin de geanonimiseerde persoon niet meer gevonden wordt
Klik op 'Beheer' ' Synchroniseer CRM personen' 'Sync personen', zodat de in regiCRM full client aangebrachte wijzigingen zichtbaar worden in regiWeb en daarin de geanonimiseerde persoon niet meer gevonden wordt