RegiAct Online - Een deelnemer inschrijven

Leestijd: ongeveer 4 minuten

In dit artikel wordt het inschrijven van een bestaand persoon en het inschrijven van een nieuw persoon toegelicht.

INHOUDSOPGAVE

• Het inschrijven van een bestaand persoon
  • Zoeken naar de juiste persoon
• Het inschrijven van een nieuwe persoon
• Status
• Derdebetaler
• Het inschrijvingenscherm van de activiteit

Het inschrijven van een bestaand persoon

Er bestaan 2 routes voor het inschrijven van deelnemers. Het kan via de tegel 'Inschrijvingen' en via 'Activiteiten' door een activiteit te selecteren en te kiezen voor de tab Inschrijvingen.

Wij adviseren om bestaande personen in te schrijven via de activiteit door op de tab inschrijvingen te kiezen voor 'Inschrijving toevoegen'

Afbeelding 1: De button "Inschrijving toevoegen" in een activiteit

Zoeken naar de juiste persoon

Zoek de persoon die u wilt inschrijven voor een activiteit door de naam, adres en/of geboortedatum in te voeren. Er kunnen combinaties van bijvoorbeeld naam en adres worden gemaakt om minder zoekresultaten te krijgen en zodoende gerichter te zoeken.

Afbeelding 2: Het scherm "Inschrijving toevoegen"

Onder het zoekveld verschijnt een regel met gegevens van de persoon.

Vul de juiste in- en uitstroomdatum.

Vul eventuele opmerkingen.

Vink aan dat deelnemer akkoord gaat met de algemene voorwaarden en kies voor 'Opslaan'.

De deelnemer is nu ingeschreven op de activiteit.

Het inschrijven van een nieuwe persoon

Als de persoon nog niet bestaat, dan kan een inschrijving worden toegevoegd via de tegel 'Inschrijvingen'.

Zoek voor de zekerheid eerst om dubbele invoer te voorkomen. Als de persoon niet te vinden is, kies dan voor 'Persoon toevoegen'

Voer alle relevante gegevens in (minimaal naam en adresgegevens).

Als de invoer van de persoon is afgerond, kies dan voor opslaan en vervolgens voor 'Inschrijving toevoegen'.

In het zoekscherm dat vervolgens wordt geopend kan naar de activiteit worden gezocht. Dat kan op basis van de naam, code, trefwoorden, locatie, ruimte, kenmerk en combinaties van deze gegevens.

Als de activiteit reeds is gestart, dan wordt gevraagd aan te geven of de instroomdatum op de datum van vandaag moet worden gezet. Kies ja als dat het geval is.

Vervolgens wordt gevraagd om de volgende gegevens op te geven indien relevant.

1. Betalingswijze: Incasso, Contant/PIN of Factuur
2. Aanbetaling
3. IBAN
4. Betaler: Invoeren indien de deelnemer niet de betaler is
5. Instroomdatum
6. Uitstroomdatum
7. Opmerkingen

Als dit is ingevoerd, zet dan een vinkje bij 'Deelnemer gaat akkoord met de algemene voorwaarden voor inschrijving en betaling' en kies voor 'Opslaan'.

Status

De inschrijving van een deelnemer is standaard definitief tenzij er sprake is van 1 van volgende voorwaarden:

1. Er is een factuurwijze aangegeven op de activiteit
2. Er is een instelling waarbij aangegeven kan worden dat alle inschrijvingen eerst de status Voorlopig krijgen
3. Het betreft een dagbestedingsactiviteit
   
   

Bij 1 van bovenstaande voorwaarden krijgt de inschrijving de status Voorlopig.

De volgorde van inschrijvingen op een activiteit is gesorteerd basis van de status en op de volgende manier:

1. Definitief
2. Voorlopig
3. Wachtlijst
4. Uitgeschreven

Binnen de status worden de deelnemers gesorteerd op achternaam.

Derdebetaler

Bij inschrijvingen via RegiAct Online bij activiteiten met een activiteitbijdrage is het mogelijk om een andere persoon als betaler op te geven.

Afbeelding 3: Het invoerveld voor de derdebetaler

Het inschrijvingenscherm van de activiteit

Het onderdeel Inschrijvingen van de activiteit biedt verschillende opties.

Afbeelding 4: Het inschrijvingenscherm van de activiteit

1. Een inschrijving toevoegen
2. Stuur e-mail: met deze button kun je een e-mail versturen naar alle deelnemers.
   Er worden 3 opties getoond bij dit onderdeel. Stuur een e-mail via RegiAct Online. Voer daarvoor een onderwerp en tekst in.
   Stuur een e-mail via een eigen e-mailprogramma, bijvoorbeeld Outlook.
   Kopieer de e-mailadressen naar het klembord zodat deze geplakt kunnen worden in een andere applicatie.
   
   Het is ook mogelijk om deelnemers aan te vinken en te kiezen voor "Stuur e-mail" zoals hier linksonder wordt getoond.
   
3. Hier worden de deelnemers getoond en kunnen de deelnemers worden geselecteerd. Je ziet de status van de inschrijving.
4. Buttons om de inschrijving te bewerken of te verwijderen
5. Een groepsinschrijving toevoegen
6. E-mail alle contactpersonen van de groepsinschrijvingen
7. De groepsreservering worden hier getoond en kunnen hier worden geselecteerd