RegiCRM Online - Persoon toevoegen

Eerst moet worden gecontroleerd of de persoon al in CRM bestaat. Let op: medewerkers van de eigen organisatie die in RegiTijd zijn ingevoerd, worden niet getoond in CRM Online.

Het beschermen van de bij een medewerker vastgelegde privégegevens is belangrijker dan het direct opvragen van deze gegevens.

Als er een inschrijving voor een activiteit moet plaatsvinden of als een medewerker als client moet worden gekoppeld, moet er een nieuw persoon worden aangemaakt. De ingevulde gegevens van deze nieuwe persoon zijn dan algemeen beschikbaar in de database en kunnen niet worden afgeschermd.

Indien de persoon niet is gevonden in CRM, klik dan op de knop "Toevoegen" om een nieuwe persoon aan te maken.

Vul de velden met de afgesproken informatie binnen uw organisatie in, rekening houdend met wettelijke restricties.

Bij het invoeren van het adres, gebruik de postcodetabel en voer een combinatie van postcode en huisnummer in, eventueel met een toevoegsel.

Indien de combinatie bestaat, zal dit automatisch worden aangevuld zodra u in een ander veld klikt of de TAB-toets gebruikt.

Afbeelding 1: invoer nieuwe persoon

Dubbele invoer voorkomen

Bij het invoeren van een persoon kunnen gegevens van personen worden getoond die mogelijk overeenkomen met de nieuwe invoer. Controleer deze alvorens een nieuwe persoon toe te voegen.

In onderstaand voorbeeld staan er 3 suggesties na invoer van de achternaam:

Afbeelding 2: invoer achternaam bij nieuwe persoon

Hoe meer gegevens worden ingevoerd, hoe scherper de controle op dubbele invoer wordt.

In onderstaand voorbeeld is de roepnaam toegevoegd en geeft het systeem nog maar 1 suggestie.

Afbeelding 3: invoer achternaam en roepnaam bij nieuwe persoon

Onbekend adres

Het kan voorkomen dat het adres nog niet bestaat in de postcodetabel. In dat geval wordt het mogelijk om het adres handmatig in te voeren.

De invoervelden voor de straat en plaats worden dan beschikbaar. Wees zorgvuldig bij het invoeren van deze gegevens aangezien straatnamen en woonplaatsen worden toegevoegd en de naamgeving niet achteraf bijgewerkt kan worden via RegiWeb.

N.B.: Op deze manier wordt het tevens mogelijk om adressen in het buitenland in te voeren. Let hierbij op de selectie voor 'Land'. Na selectie voor een ander land volgt een veld voor vrije invoer van het volledige adres.

Toestemming verwerking persoonsgegevens

In RegiCRM kan worden aangegeven dat er toestemming moet worden gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens.

Een applicatiebeheerder kan via RegiCRM - Instellingen - Algemeen op de tab persoon - online aangeven dat de volgende instelling actief is:

'Toestemming verwerking persoonsgegevens (AVG) verplichten bij nieuw invoer persoon'.

Als dit is ingesteld in RegiCRM, dan is in RegiCRM online bij het toevoegen van een persoon een selectie zichtbaar.

Hier moet een keuze worden gemaakt voor Niet opgegeven, geen toestemming of Ja, wel toestemming.

Kies 'Opslaan' als u alle gegevens heeft ingevoerd.

Communicatie

Geef hier aan welke vorm van communicatie de voorkeur heeft van de persoon.

Het is ook mogelijk om aan te geven of de persoon reclame wenst te ontvangen.

Gegevens

Bij het laatste onderdeel, gegevens, kan een geboortenaam evt. met tussenvoegsel worden ingevoerd.

Daarnaast is dit de plek voor IBAN en BIC.

Bij het zoeken naar geboortedatum in CRM Online, voer de geboortedatum in als 1 reeks en laat nullen voor andere cijfers in dagen en maanden weg. Bijvoorbeeld, gebruik 111980 in plaats van 01-01-1980.

Dit geeft het beste resultaat. Het gebruik van streepjes of nullen kan leiden tot meer resultaten, maar dit is minder accuraat. Dit komt doordat de zoekvelden vaak worden gebruikt voor combinaties van gegevens zoals postcodes, huisnummers, straatnamen enzovoort.