ANWB Automaatje - Beheer vrijwilliger

Leestijd: ongeveer 2 minuten

In dit artikel leer je meer over de informatie die wordt beheerd bij een vrijwilliger. Denk hierbij aan de eigenschappen van de auto, beschikbaarheid en afwezigheid bij vakanties.

Leestijd: ongeveer 2 minuten

Wat leer ik? In dit artikel worden de volgende onderwerpen behandeld:

INHOUDSOPGAVE

• Toevoegen vrijwilliger
• Ritten
• Communicatie
• Profiele
• Beschikbaarheid en afwezigheid
• Eigenschappen - Bijzonderheden auto en overig

Toevoegen vrijwilliger

Bij het toevoegen van een vrijwilliger is een beperkt aantal velden verplicht. Een verplicht veld wordt aangegeven met een asterisk (sterretje).

Dit betreft de volgende velden:

• Roepnaam
• Achternaam
• Adresgegevens (op basis van postcode + huisnummer)
• Geslacht (man / vrouw / overig)

Bij het koppelen van vrijwilligers aan een rit zijn de beschikbaarheid en de bijzonderheden van de auto ook belangrijk.

Ritten

Bij iedere vrijwilliger staat een overzicht van de ritten waar de betreffende persoon aan is gematched.

Via Ritlijst overzicht kan hier een PDF van worden gemaakt.

Bij de ritten kan worden gefilterd op een aantal eigenschappen, onder andere:

• Status match - Vrijwilliger gevraagd, succesvol bemiddeld, annuleren deelnemer, annuleren deelnemer na bemiddeling, afwijzing vrijwilliger, annuleren vrijwilliger na bemiddeling
• Datum vanaf
• Datum tot
• Status rit - Nog plannen, gepland, vervallen
• Deelnemer (zoekveld voor naam deelnemer)

Communicatie

Onder het tabblad Communicatie wordt vastgelegd:

1. De adresgegevens van de vrijwillige chauffeur
2. De telefoonnummers van de vrijwillige chauffeur
3. De mailadressen van de chauffeur. Het standaard mailadres wordt gebruikt om de ritbevestigingen naar te versturen

Profiele

De gegevens onder het profiel zijn van belang voor het nauwkeurig matchen van de chauffeur aan een rit. Een score wordt berekend aan de hand van de behoefte van de deelnemer en de instellingen bij de chauffeur. In dit tabblad kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:

1. Bijzonderheden auto
   1. Hoge instap
   2. Ruimte voor opvouwbare rolstoel
   3. Ruimte voor rollator
   4. Dieren toegestaan
2. Bereidheid voor lange ritten. Aangegeven kan worden of de vrijwilliger akkoord is met ritten langer dan XXkm. De kilometers van een lange rit is een enkele rit vanaf het ophaaladres naar de bestemming. De waarde van XX (wat wordt verstaan onder een lange rit) kan bij de helpdesk worden doorgegeven, alsmede debehoefte om deze optie wel/niet in te stellen.
3. Overig
   1. VOG. Deze is verplicht volgens de ANWB
   2. EHBO. Slechts ter info, en geen gevolgen voor de berekening van de match

Naast de gegevens voor het berekenen van de match kunnen op dit tabblad nog zaken als identiteitsbewijzen en andere zaken worden vastgelegd. Voornamelijk wordt dit gedaan om de geldigheidsdata in de gaten te houden

Beschikbaarheid en afwezigheid

In dit tabblad wordt de beschikbaarheid in dag(delen) van de week opgenomen, eventueel met een kleine notitie.

Daarnaast kunnen afwezigheidsperiodes mee worden gegeven, welke van belang zijn bij het matchen van ritten.

Notitie

In de notitie kunnen zaken worden opgenomen als “Wil niet naar het ziekenhuis”, “Niet met mvr. De Waal matchen” etc.

Contactmomenten

Contactmomenten kunnen worden vastgelegd als bv een evaluatie met de vrijwilliger plaats heeft gevonden

Taken

Een takensysteem is beschikbaar, neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon bij AdSysCo

Bijlages

Er kunnen bijlages van diverse types worden opgenomen in het dossier van de vrijwilliger

Eigenschappen - Bijzonderheden auto en overig

Er vallen 2 zaken onder de eigenschappen van een vrijwilliger.

De bijzonderheden van de auto zijn een belangrijke factor bij het matchen van een rit.

Het voertuig moet voldoen aan de eisen van de rit. Als dit niet het geval is, dan wordt de vrijwilliger niet getoond als een mogelijke vrijwilliger voor het uitvoeren van de rit.

Een auto die niet beschikt over voldoende ruimte voor een rollator of rolstoel kan immers niet ingezet worden voor een deelnemer die een dergelijk hulpmiddel gebruikt.

Onder Overig vallen VOG en EHBO.

Afmelden vrijwilliger

Een vrijwilliger die tijdelijk niet inzetbaar is kan simpelweg een periode van afwezigheid krijgen onder de beschikbaarheid.

Het kan uiteraard ook voorkomen dat een vrijwilliger stopt met het rijden van ritten.

In dit geval kan bij de betreffende vrijwilliger worden gekozen voor 'Vrijwilliger afmelden'.

Bij het afmelden van een vrijwilliger controleert het systeem of er nog geplande ritten aanwezig zijn, of dat er nog ritten zijn waarvoor de vrijwilliger gevraagd is. Indien een van beiden het geval is, kan de vrijwilliger niet worden afgemeld. Wel kan gekozen worden voor “tussentijds opslaan”, hierbij krijgt de vrijwilliger de status “In afmelding” en kan deze niet meer ingezet worden. Bij het afmelden kan ook een reden van afmelding worden opgegeven.