ANWB Automaatje - Coördinator

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Wo, 3 Jul om 10:41 AM op Jos Koedam

Leestijd: ongeveer 3 minuten

In dit artikel leer je meer over de taken van de coördinator van ANWB Automaatje

INHOUDSOPGAVE

Borgen van gebruikte werkprocessen
Doornemen van aanpassingen met MatchMakers na een update
Beheer van standaard adressen, controle op dubbele bestemmingsadressen
Opleiding van nieuwe MatchMakers
Beheer van vrijwilligers
Beheer deelnemers
Rapportage intern en extern

Hieronder beschrijven we de verscheidene taken van de coördinator.

Borgen van gebruikte werkprocessen

Een van de belangrijkste taken van de coördinator is ervoor te zorgen dat de software van ANWB Automaatje door iedereen op dezelfde wijze wordt gebruikt. Er moeten dus duidelijke afspraken worden gemaakt over het invoeren van een rit, het matchen met een vrijwilliger, het annuleren van ritten en het beheren van deelnemers en vrijwilligers. Een handige aanpak is het maken van een kort en simpel document waarin deze afspraken worden vastgelegd. Zo is voor iedereen duidelijk wat de afgesproken werkprocessen zijn.

Doornemen van aanpassingen met MatchMakers na een update

Voor ANWB Automaatje wordt er minimaal één keer per jaar een update van de software uitgevoerd. Hierin zijn aanpassingen opgenomen die door de gebruikers van Automaatje zijn aangemeld. De coördinator ontvangt voorafgaand aan de update een nieuwsbrief met de aankondiging van de wijzigingen en zorgt ervoor dat de matchmakers op de hoogte zijn van deze wijzigingen. Indien nodig neemt de coördinator de wijzigingen door met de matchmakers en past zo nodig de werkprocessen aan.

Beheer van standaard adressen, controle op dubbele bestemmingsadressen

Matchmakers kunnen tijdens het invoeren van ritten kiezen uit bestaande bestemmingsadressen of nieuwe adressen aanmaken. Het bewerken van standaardadressen ligt echter bij de coördinator en niet bij de matchmakers. Via de tegel "Beheer adressen" kan de coördinator dubbele adressen op inactief zetten of gegevens aanpassen.

Hoewel dubbele adressen geen groot probleem vormen, verdient het aanbeveling om af en toe opschoning te doen. Dubbele adressen kunnen zonder verdere actie gewoon op inactief worden gezet.

Opleiding van nieuwe MatchMakers

Het is essentieel dat alle matchmakers goed opgeleid zijn in het gebruik van de software van ANWB Automaatje en bekend zijn met de afgesproken werkprocessen. Nieuwe matchmakers moeten worden getraind in het gebruik van de software en de vastgestelde werkprocessen.

Beheer van vrijwilligers

Het toezien op dubbele vrijwilligers in het systeem is een zeer belangrijke taak. Bij het identificeren van dubbele vrijwilligers moeten de volgende acties worden ondernomen:

Bepalen welke vrijwilliger op inactief moet worden gezet.
Overzetten van ritten naar de juiste vrijwilliger.
De dubbele vrijwilliger moet worden afgemeld in ANWB Automaatje.
De dubbele vrijwilliger moet op inactief worden gezet via RegiCRM beheer personen.

VOG, kenmerken auto, Beschikbaarheid, Notities

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de gegevens van de vrijwilliger compleet zijn voor een nauwkeurige matchingscore. Dit omvat de VOG, beschikbaarheid en kenmerken van de auto. Een VOG met einddatum kan worden ingevoerd om periodiek een evaluatie met de vrijwilliger uit te voeren. De ingevoerde VOG's kunnen worden bijgehouden via RegiCRM / Overzichten.

Stoppen of overlijden

Bij stoppen of overlijden van vrijwilligers moeten ze worden afgemeld via de tegel "Vrijwilliger" en ook als relatie worden afgemeld via RegiCRM / Personen door de vrijwilliger op inactief of overleden te zetten.

Beheer deelnemers

Het toezien op dubbele deelnemers in het systeem is eveneens een essentiële taak. Bij het identificeren van dubbele deelnemers moeten de volgende acties worden ondernomen:

Bepalen welke deelnemer op inactief moet worden gezet.
Overzetten van ritten naar de juiste deelnemer.
De dubbele deelnemer moet worden afgemeld in ANWB Automaatje.
De dubbele deelnemer moet op inactief worden gezet via RegiCRM beheer personen.

Noodnummers, hulpmiddelen en notitie

Bij deelnemers zijn enkele gegevens van groot belang voor het bepalen van de score van de vrijwilliger en het veilig uitvoeren van ritten, namelijk:

a. NAW-gegevens

b. Gewoon telefoonnummer en noodnummer

c. Hulpmiddelen

d. Notitie

Bij stoppen of overlijden van deelnemers moeten ze worden afgemeld via de tegel "Deelnemer" en ook als relatie worden afgemeld via RegiCRM / Personen door de deelnemer op inactief of overleden te zetten.

Rapportage intern en extern

De coördinator heeft als enige toegang tot de tegel "Rapportage" voor zowel interne als externe rapportagebehoeften. Daarnaast kan via de tegel "Rittenoverzicht" nog informatie uit het systeem worden gehaald.