ANWB Automaatje - Bevestigen ritten aan vrijwilligers en deelnemers

Leestijd: ongeveer 2 minuten

In dit artikel wordt besproken hoe het sturen van een bevestiging van de rit werkt.

INHOUDSOPGAVE

• Bevestiging rit
• Het rittenoverzicht gebruiken om de ritbevestiging te controleren
• Werkproces

Bevestiging rit

De software van ANWB Automaatje heeft de mogelijkheid ritten te bevestigen aan deelnemers en vrijwilligers. Dit artikel beschrijft de werking en het werkproces.

In de instellingen is aangegeven welke automatische mails kunnen worden verzonden bij het koppelen van een vrijwilliger aan een deelnemer:

1.    Een mail bevestiging aan de vrijwilliger

2.    Een mail bevestiging aan de deelnemer

3.    Een mail bevestiging aan de vrijwilliger bij annulering van een rit (altijd verzonden bij annulering)

Deze kunnen naar keuze worden verzonden meteen na het maken van de match tussen vrijwilliger en deelnemer. Onderstaand scherm verschijnt dan, en de vinkjes kunnen worden uitgezet indien geen mail gewenst is.

Afbeelding 1: Verstuur e-mail naar deelnemer en/of vrijwilliger

Indien beide vinkjes actief blijven worden de mails verzonden, en dit is zichtbaar in het scherm waar ook is aangegeven dat de rit is geaccepteerd. Bij niet verzenden van de mails zijn deze vinkje niet actief.

Afbeelding 2: Vinkjes ter bevestiging bij deelnemer en vrijwilliger

Het rittenoverzicht gebruiken om de ritbevestiging te controleren

In het rittenoverzicht kan vervolgens eenvoudig bekeken worden welke deelnemers en/of vrijwilligers nog niet zijn bevestigd. Onderstaand wordt het benodigde filter aangegeven.

Afbeelding 3: Filter voor bevestiging deelnemer en vrijwilliger in het rittenoverzicht

Indien bij de deelnemer bevestigd of vrijwilliger bevestigd de optie Nee wordt geselecteerd (niet gelijktijdig!), dan krijgt de matchmaker een lijst met deelnemers of vrijwilliger waarvan de rit nog bevestigd moet worden.

Werkproces

Belangrijk bij het gebruik van deze functie:

1.    Goed afstemmen in hoeverre de functie wordt gebruikt. Gebruiken we alleen de optie voor de deelnemers of ook de vrijwilligers?

2.    Worden de deelnemers altijd gebeld, ook als er een mail wordt verzonden? Het advies is om de deelnemers altijd ook telefonisch te bevestigen (contactmoment). In dit geval dan het vinkje goed zetten; pas aangevinkt laten als gebeld is.

3.    Elke ochtend als eerste even kijken of alle ritten van de dag bevestigd zijn. Dit ook doen aan het einde van de dag om te zien of alles behandeld is. Wellicht ook keuze huidige en volgende dag.