RegiTijd full client - Planning

AdSysCo raadt het gebruik van urenplanning op opdrachtregelniveau en medewerkerniveau af, omdat:

• Het medewerkers extra tijd kost, waardoor het aantal indirecte uren van uitvoerende medewerkers én van stafmedewerkers en managers omhoog gaat en het aantal directe uren omlaag gaat, wat de organisatie dus geld kost
• Het medewerkers uitnodigt om de werkelijkheid anders te registreren ten gunste van het behalen van de geplande uren, wat onwenselijk is
• Het geen noodzakelijke stuurinformatie oplevert
• Het wel veel beheertijd kost
• Gegevens bijna nooit actueel zijn

Als u toch Planning wilt gebruiken, dan staat hieronder beschreven wat te doen.

Invoeren aantal begrote-/verkochte uren en evt. tarief

- Open RegiTijd full client
- Klik bovenin op menu ‘Opdrachten’
- Voer op tabblad ‘Opdracht’ per opdracht in de kolom ‘uren totaal’ het aantal begrote-/verkochte uren in waarvan u het aantal uren wilt inplannen:
 

- Sla de wijzigingen op mbv de knop met de witte vink in het groene vierkant rechts onderaan
- Voer op tabblad ‘Opdrachtregels’ per opdrachtregel in de kolom ‘uren deelopdr.’ het aantal begrote-/verkochte uren in waarvan u het aantal uren wilt inplannen:

- Sla de wijzigingen op en sluit het scherm mbv de knop met de witte vink in het blauwe vierkant rechts onderaan

Als gegevens mbt het tarief nodig zijn, voer dan op tabblad ‘Opdrachtregels’ per opdrachtregel ook de kolom ‘tarief’ in (standaard is dit het tarief per uur).

Planning per medewerker

- Selecteer eerst in veld ‘scenario’ het gewenste planningsscenario:

In dit voorbeeld staan bij het veld ‘scenario’ in de keuzelijst ‘Planning 2021’ en ‘Planning 2022’. Deze lijst is aan te vullen door te gaan naar ‘Bestand’ à ‘Stamgegevens’ à ‘Scenario (planning)'. Door middel van het groene plusje links onderin kun je een scenario toevoegen. Geef deze de gewenste omschrijving en het gewenste kalenderjaar.

 - Selecteer dan in het veld ‘verdeling’ de gewenste verdeling van het aantal geplande uren in het gekozen scenario:

In bovenstaande printscreen staat standaard bij het veld ‘verdeling’ ‘maanden 1 t/m 12’. In de keuzelijst staan verschillende verdelingsmogelijkheden. Ook kan voor een eigen verdeling gekozen worden. Mocht er bijvoorbeeld in de zomermaanden en decembermaand standaard minder gewerkt worden, dan kan er een ‘eigen verdeling’ gemaakt worden. Het maken van een ‘eigen verdeling’ kan via het menu ‘Bestand’ à Instellingen à tabblad ‘Instellingen I’ à selecteer in veld ‘standaard verdeling’ ‘eigen verdeling’à verdeel 100% over de 12 maanden à sla de wijzigen op mbv de knop met de witte vink in het blauwe vierkant rechts onderaan. Ook kan hier aangegeven worden wat de ‘standaard verdeling’ is. Deze staat op ‘maanden  1 t/m 12’, een gelijke verdeling van de uren over alle 12 maanden.

- Als er bij het geselecteerde scenario bovenin nog geen enkel gegeven wordt getoond en alle opdrachtregels die aan medewerkers zijn gekoppeld moeten worden toegevoegd, klik dan op de knop ‘Voeg alle koppelingen toe aan een planningsscenario (…..)’:
 

Het scherm vult zich nu met gegevens van alle koppelingen die aangebracht zijn tussen de medewerkers en de opdrachtregels (deze koppelingen zijn in te zien via het menu ‘Bestand’ à Gebruikers à Koppeling medewerkers en opdrachtregels).

- Als er bij het geselecteerde scenario alleen specifieke opdrachtregels die aan medewerkers zijn gekoppeld moeten worden toegevoegd, vink dan links onderaan de gewenste velden aan, selecteer de gewenste waarden (1), klik op de knop met de groene pijl naar rechts (2) en op de knop ‘Voeg alle koppelingen toe aan een planningsscenario (…..)’ (3), lees de tekst in scherm 'Maak uw keuze' en klik op 'Ja' als dit is wat je wilt:

- Als er bij het geselecteerde scenario alleen specifieke opdrachtregels die aan één medewerkers zijn gekoppeld moeten worden toegevoegd, zet dan links onderaan de gewenste filters, vink het veld 'medewerkers' aan, selecteer de gewenste medewerker en klik op de knop ‘Voeg de planning toe voor opdrachtregel en medewerker’, lees de tekst in scherm 'Maak uw keuze' en klik op 'Ja' als dit is wat je wilt:

 - Sleep de horizontale scrollbalk naar links om alle gegevens van de opdrachtregels en aan welke medewerkers deze zijn gekoppeld te zien

 

De kolom ‘verk.’ toont het aantal uren uit het veld ‘uren deelopdr.’ van het tabblad ‘Opdrachtregels’ in het scherm ‘Opdrachten’.

 - Voer in kolom ‘gepland’ per opdrachtregel per medewerker het aantal ingeplande in:

- Sla de wijzigen op mbv de knop met de witte vink in het groene vierkant rechts onderaan

Afhankelijk van de geselecteerde verdeling wordt het aantal ingeplande uren verdeeld over de 12 maanden. Het is mogelijk om bij een medewerker het getal in een maand te wijzigen door er dubbel op te klikken, het gewenste aantal uren in te voeren en op te slaan.

Zorg er voor dat het totaal aantal ingeplande uren van alle medewerker van één opdrachtregel niet hoger is dan het totaal aantal begrote-/verkochte uren van die opdrachtregel.

 Op de overige tabbladen (Analyse rubrieken, Analyse medewerkers, Rest capaciteit) staan analyses op basis van de ingevoerde planningsgegevens.

In RegiTijd full client worden gegevens zoals het aantal begrote-/verkochte uren, evt. tarief en ingeplande uren in verschillende overzichten getoond.

- Klik in het menu op ‘Overzichten’
- Houd op tabblad ‘Overzichten uren’ links onderaan onder ‘Opdrachten’ de muisaanwijzer op één van de opties mbt opdrachten. Er verschijnt een tekst die uitlegt wat die optie inhoudt:
 

- Klik op de knop met de printer (Maak overzicht)

Andere overzichten op het tabblad ‘Overzichten uren’ met o.a. deze gegevens zijn;

Onder ‘Medewerkers’; optie ‘tijdregistratie’
 Onder ‘opdrachten / rubrieken’; alle opties