RegiAct Online - Vrijwilligers koppelen aan een bijeenkomst

Leestijd: ongeveer 3 minuten

In dit artikel wordt toegelicht hoe je vrijwilligers kunt inroosteren bij bijeenkomsten en wie dit kan zien. 


Vrijwilligers koppelen aan bijeenkomsten is een instelling die geactiveerd wordt door Adsysco. Raadpleeg je applicatiebeheerder als je dit onderdeel mist.

INHOUDSOPGAVE

• Invoeren benodigd aantal vrijwilligers
• Signalering bij aantal vrijwilligers
• Vrijwilligers inroosteren
• Is de vrijwilliger afwezig of reeds ingepland?
• Bijeenkomsten met te weinig of geen vrijwilligers
• Inzage voor de vrijwilligerscoördinator
• Inzage voor de vrijwilliger

Invoeren benodigd aantal vrijwilligers

Bij het aanmaken van een activiteit kan je onder de tab medewerkers aangeven hoeveel vrijwilligers nodig zijn bij de activiteit. Dat kan in onderstaand veld:

Het aantal dat is opgegeven bij "Standaard aantal vrijwilligers nodig" zal bij elke bijeenkomst de basis zijn voor het roosteren van vrijwilligers.

Het is mogelijk om bij een specifieke bijeenkomst een ander aantal op te geven.

Signalering bij aantal vrijwilligers

Na het aanmaken van de bijeenkomst zal er automatisch een signalering zijn op het aantal vrijwilligers dat nodig is en hoeveel er al gepland zijn. Dat vind je in de kolom "Vrijwilligers".

Zodoende heb je bij de bijeenkomsten snel het overzicht bij welke bijeenkomsten nog vrijwilligers nodig zijn.

Ook kan je filteren op bijeenkomsten waar nog vrijwilligers nodig zijn in het bijeenkomstenoverzicht.

Vrijwilligers inroosteren

Met behulp van bovenstaand icoontje kan je een vrijwilliger inroosteren. Je zoekt in de vrijwilligers die actief zijn in RegiVrijwilliger. De vrijwilliger die je inroostert zal ook automatisch onder de tab medewerkers worden toegevoegd.

Wil je een vrijwilliger in één keer aan alle bijeenkomsten koppelen? 

Dat kan via de tab medewerkers, hier kan je de vrijwilliger aan alle toekomstige bijeenkomsten koppelen.

Is de vrijwilliger afwezig of reeds ingepland?

Bij het koppelen wordt er rekening gehouden met afwezigheid van de vrijwilliger en of de vrijwilliger als is ingeroosterd bij een bijeenkomst op hetzelfde moment.

Mocht dat het geval zijn, dan wordt hiervan melding gegeven. Hieronder vind je een voorbeeld van beide.

Bijeenkomsten met te weinig of geen vrijwilligers

Op activiteitniveau zie je bij de bijeenkomsten bij welke bijeenkomst(en) er nog vrijwilligers nodig zijn.

Dit kan ook vanuit de bijeenkomstentegel over alle tegels heen.

In het filter kan je "heeft nog vrijwilligers nodig" om snel dit overzicht te creëren.

Hier heb je ook de mogelijkheid om te kiezen voor "Toon alleen mijn bijeenkomsten". Je ziet dan bijeenkomsten van activiteiten waar jij als medewerker bij betrokken bent.

Vrijwilligers die verslaglegging doen

Vrijwilligers kunnen twee accounts hebben;

een account als medewerker van een activiteit waarmee ze verslaglegging doen en en een account als vrijwilliger van de organisatie. 

Bij het koppelen van de vrijwilliger aan de activiteit dien je rekening te houden met welk account je hiervoor kiest.

Koppelen van een vrijwilliger aan een activiteit/bijeenkomst = vrijwilligersaccount

Koppelen van een vrijwilliger aan een activiteit als verslaglegger = medewerkersaccount

Inzage voor de vrijwilligerscoördinator

Als vrijwilligerscoördinator kan je in RegiVrijwilliger onder de tab Overzicht zien aan welke activiteiten en bijeenkomsten de vrijwilliger is gekoppeld.

Inzage voor de vrijwilliger

Voor de vrijwilligers is er inzicht op de ingeroosterde bijeenkomsten via het vrijwilligersportaal (extranet) onder ‘Mijn agenda’. Hier zien de vrijwilligers waar zij staan ingedeeld als deelnemer of als vrijwilliger.