RegiVrijwilliger - Een collega toegang geven tot de vrijwilligersoplossing

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Fri, 22 Mar 2024 om 08:49 AM op Jos Koedam

Voordat een collega toegang krijgt tot RegiCare is het belangrijk om vastgesteld te hebben welke rol de betreffende collega binnen de vrijwilligersoplossing gaat vervullen.

! Regels en afspraken met betrekking tot het toekennen van toegang en rechten aan collega's zijn terug te vinden in het document werkafspraken , dit document moet binnen uw organisatie bekend zijn. In dit document kunt u onder andere terug vinden welke medewerkers in wat voor functies er binnen uw organisatie toegang tot RegiCare mogen krijgen en welke rechten en plichten hieraan verbonden zijn.

Om nieuwe collega's toegang tot RegiCare te geven moet de betreffende collega zijn opgenomen in RegiCare en reeds gekoppeld zijn aan de locatie(s) waarvoor hij of zijn de vrijwilligers mag/moet gaan beheren. Meer informatie over het koppelen van medewerkers aan locaties is hier terug te vinden.

INHOUDSOPGAVE

Direct een aanvraag via de RegiCare helpdesk indienen
Zelf aan de slag met rechten instellen
Toegang tot het beheer van het vrijwilligersportaal

Direct een aanvraag via de RegiCare helpdesk indienen

U kunt dit formulier invullen, wij zullen voor u alle achterliggende instellingen doorlopen en laten per e-mail weten wanneer het account is aangemaakt (dit duurt maximaal 30 minuten).

Zelf aan de slag met rechten instellen

Rechten voor RegiVrijwilliger

Er zijn binnen RegiVrijwilliger twee verschillende rollen beschikbaar, dit zijn RegiVrijwilliger - Applicatiebeheerder en RegiVrijwilliger - Coördinator. Hieronder is een korte omschrijving opgenomen over de functionaliteiten die aan deze rol gekoppeld zijn.

RegiVrijwilliger - Applicatiebeheerder

Een applicatiebeheerder kan bij alle vrijwilligersgegevens, alle locaties en bij alle medewerkers in RegiVrijwilliger. De rol RegiVrijwilliger - Applicatiebeheerder geeft de mogelijkheid om deze gegevens toe te voegen, te bewerken en te verwijderen.

RegiVrijwilliger - Coördinator

Een coördinator kan alleen bij de locatie(s) waarbij hij/zij gekoppeld is als medewerker. Hierdoor heeft de coördinator ook alleen inzicht in gegevens van vrijwilligers die gekoppeld zijn aan de locaties waar hij/zijn medewerker is. Een coördinator mag vrijwilligers toevoegen onder zijn/haar eigen locaties en de informatie ook bewerken en verwijderen.

Deze rollen kunnen alleen gekoppeld worden door de RegiCare helpdesk, een verzoek tot wijzigingen kunt u indienen door te e-mailen naar helpdesk@adsysco.nl

Rechten voor RegiMatch

Afhankelijk van de inrichting van de vrijwilligers oplossing worden er in RegiMatch één, twee of drie werksoorten gebruikt. De één heeft een focus op de vraag vanuit de locaties (door middel van het plaatsen van vacatures in de werksoort Help de organisatie), de andere werksoort focust zich op de vraag van de bewoner/cliënt (doormiddel van het plaatsen van een vraag in de werksoort Help een bewoner).

Help de organisatie (vacaturebank)

Applicatiebeheerder

Om onder andere de technische en functionele instellingen, de stamgegevens en bijvoorbeeld e-mail templates te kunnen aanpassen heeft een gebruiker de rol "applicatiebeheerder" én full cliënt toegang nodig tot RegiMatch. Deze rol kan door de bestaande applicatiebeheerder aan nieuwe collega's gekoppeld worden.

Dit doet u door RegiMatch (full client) te starten en vanuit het menu "RegiMatch - Instellingen - Gebruikers - Gebruikerslijst" (zie afbeelding 1.0). Zoek in de lijst die getoond wordt de collega op en dubbelklik in het lege veld in de kolom "Rol" in het midden van het scherm komt nu een pop-up naar voren (zie afbeelding 1.1) , kies hier de rol "Applicatiebeheerder" en klik op de knop OK .

Afbeelding 1.0, via deze menustructuur komt u in het gebruikersoverzicht, hier kunnen rollen gekoppeld worden.

Afbeelding 1.1, na het dubbelklikken in de kolom "Rol" wordt deze pop-up getoond, hierin kunt u de rol kiezen en koppelen.

Na het koppelen van deze rechten in de RegiMatch full client moet er tevens een rol via RegiMatch Online gekoppeld worden, hiervoor moet contact opgenomen worden met de RegiCare helpdesk.

Gebruiker

Om een collega rechten te geven om een vacature te kunnen plaatsen gaat u op dezelfde manier te werk, echter is het koppelen van de rol "gebruiker" hiervoor voldoende.

Help een bewoner (praktische hulp)

Voor de werksoort Help een bewoner gelden dezelfde instellingen als voor de werksoort Help de organisatie.

Rechten voor RegiPortal

De interne portal kunnen bekijken

Om direct na het inloggen op de interne RegiCare portal terecht te komen moet de persoon die inlogt met zijn account gekoppeld worden aan de rol RegiPortal - Kijker die toegang geeft tot de Portal. Dit kan geregeld worden via het onderdeel Beheer.

Berichten op de interne portal en het vrijwilligersportaal plaatsen

Extra rechten voor RegiPortal zijn nodig om artikelen te kunnen plaatsen die op het vrijwilligersportaal zichtbaar worden, het gaat dan zowel om artikelen die publiek zichtbaar zijn als om de artikelen die alleen na het inloggen ingezien kunnen worden.

Dit vereist de rol RegiPortal - Auteur.

Afbeelding 1.2, de rollen voor RegiPortal

Rechten voor RegiAct

Wanneer een medewerker cursussen voor vrijwilligers en / of activiteiten voor bewoners en de bijbehorende deelname gaat beheren dan moeten de rechten hiervoor in Beheer worden toegekend.

Afbeelding 1.3, de rollen voor RegiAct

Rechten voor RegiCRM

Wanneer de medewerkers binnen uw organisatie gebruik maken van correspondentiegroepen om artikelen (nieuwsberichten) voor specifieke groepen vrijwilligers (per locatie bijvoorbeeld) zichtbaar te maken dan moeten deze correspondentiegroepen worden bijgehouden. Deze distributiegroepen kunnen uitsluitend via RegiCRM (online) onderhouden worden, RegiCRM Online is toegankelijk voor iedereen met een rol voor RegiCRM.

Afbeelding 1.4, het menu CRM - Personen - Zoeken is in meerdere applicaties beschikbaar.

Rechten voor RegiDeclaratie

Om declaraties van vrijwilligers te kunnen verwerken moeten de declaraties goedgekeurd en uitbetaald kunnen worden. Vaak is dit binnen de organisatie een gescheiden functionaliteit en dat is in RegiCare ook terug te zien.

de declaraties goedkeuren

Rechten om declaraties goed te keuren worden automatisch toegekend aan gebruikers die rechten hebben voor de module RegiVrijwilliger en daarin als medewerker gekoppeld zijn aan één of meerdere organisatorische eenheden.

Let op: wanneer je applicatiebeheerder bent, moet je om declaraties goed te kunnen keuren ook aan de locaties gekoppeld worden!

het uitbetalen van declaraties

Voor het aanmaken van een betaalbestand heeft de financieel medewerker toegang nodig tot de full cliënt variant van regiDeclaratie. Daarin moet voor de betreffende gebruiker via het menu "Bestand - Koppelen - Toegang" (zie afbeelding 1.7 hieronder) rechten krijgen. Deze rechten zijn in te schakelen door in de kolom "RegiDeclaratieVrijwilliger FC" een vinkje bij de betreffende gebruiker te plaatsen.

Toegang tot het beheer van het vrijwilligersportaal

Het vrijwilligersportaal kan beheerd worden via een speciale pagina, om deze pagina te bereiken gebruikt u het adres van het vrijwilligersportaal gevolgd door /admin.

Voorbeeld: Het vrijwilligersportaal van uw organisatie is bereiken via https://vrijwilligers.regicare.nl de adminpagina kunt u in dit geval bereiken via het adres https://vrijwilligers.regicare.nl/admin.

Om toegang te krijgen tot deze pagina heeft u een Super Access Code nodig, de applicatiebeheerder binnen uw eigen organisatie heeft deze voor u beschikbaar, eventueel kunt u contact opnemen met de helpdesk of accountmanager wanneer deze niet beschikbaar is.