RegiVervoer - Algemeen

Vervoersoplossingen en uitjes in RegiCare

Inleiding

Een burger kan door een beperkte mobiliteit een grotere afstand tot het reguliere sociale leven krijgen. Landelijk en lokaal zijn daar inmiddels vele oplossingen voor gevonden. Met de vervoersoplossingen van RegiCare ondersteunen wij diverse vormen van vervoer die door vrijwilligers voor (kwetsbare) burgers wordt georganiseerd.

De meest bekende als het gaat om één op één vervoer is ANWB AutoMaatje. Vanuit haar maatschappelijk betrokken positie heeft de ANWB dit concept ontwikkeld en biedt, in iedere gemeente die daaraan deelneemt, de mogelijkheid om met de ondersteuning vanuit de ANWB een lokale vrijwillige vervoersdienst op te zetten.

Een ander voorbeeld zijn de wensbussen in Limburg. Deze wensbussen verzorgen zowel één op één vervoer als collectief vervoer naar belangrijke bestemmingen in de buurt of naar persoonlijke bestemmingen die anders onbereikbaar blijken. Deze concepten zijn opgenomen in de Wet Personenvervoer, zodat ze zich op een juiste manier verhouden tot het overige vervoersaanbod (openbaar vervoer, taxibranche).

Nieuw in de serie oplossingen die wij via RegiCare ondersteunen is de BoodschappenPlusBus van het Nationaal Ouderenfonds. Deze vervoersdienst biedt naast mobiliteit ook een antwoord op het thema ontmoeting. Bij de BoodschappenPlusBus is er sprake van een combinatie met de activiteitenmodule. We noemen het ook wel een activiteit op wielen. In dit geval gaat een groep ouderen met elkaar, met de BoodschappenPlusBus, naar een winkelcentrum om te winkelen, aangevuld met een koffie- en/of lunchbreak. Andere voorbeelden zijn een  gezamenlijk bezoek naar een musea of evenementen van het Ouderenfonds.

De vervoersoplossing ondersteunt het vastleggen van gegevens, het werkproces van de vrijwilliger of professional en zorgt voor overzichten en rapportages. 

Vastleggen

• van basisgegevens van relaties
• van de vervoersmiddelen;
• van de rit en of activiteit;
• van (extra) persoonsgegevens met relevantie tot het optimaal vervoeren (bijv. persoonlijke hulpmiddelen);
• van de planning van de ritten (optimaal rittenschema);
• van inzet van de vrijwilligers (chauffeurs, coördinatoren, planners en gastheren/-vrouwen) t.b.v. deze ritten.

Werkproces

• aanvraag van de rit wordt vastgelegd;
• de aanvraag wordt gekoppeld aan een chauffeur (ANWB AutoMaatje) of aan een voertuig of activiteit (overig);
• de rit (en de chauffeur) wordt ingepland;
• de klant wordt opgehaald en weggebracht en in de meeste gevallen ook weer retour;
• de kilometers / ritten worden afgerekend.

Inzicht en rapportage

• maken van overzichten van uitjes, deelnemers
• maken van rapportages van de ritten, het aantal vervoerde personen etc.

Het vastleggen van uitjes in RegiCare bestaat globaal uit 4 stappen. Elke stap is hieronder uitgewerkt met de details van vastlegging en het werkproces.

1. Invoeren/muteren van de uitjes

Uitjes worden ingevoerd op basis van een “model”, waarbij een aantal gegevens (minimum en maximum aantal deelnemers, betaalwijze, eventueel bedrag) al vooraf zijn ingevuld. Vervolgens kunnen de onderstaande gegevens worden ingevoerd/ aangepast:

1. Algemene naam van het uitje (bijv. “Een dagje Amsterdam met bezoek aan het Rijksmuseum”)
2. Bestemming van het uitje
3. Uitgebreide omschrijving
4. Koppelen bus
5. Bedrag te betalen door deelnemers
6. Minimum aantal deelnemers
7. Maximum aantal deelnemers
8. Bijzonderheden voor de chauffeur/begeleider

Het is mogelijk een bestaand en regelmatig voorkomend uitje te kopiëren en een nieuwe datum te geven.

Het totaaloverzicht van de uitjes (export naar Excel mogelijk) geeft een goed overzicht van de stand van zaken. Een rode vlag geeft aan dat het minimum aantal deelnemers nog niet is bereikt, een oranje vlag indiceert dat het uitje nog niet vol is en met een groene vlag wordt aangegeven dat een uitje vol is.

2. Inschrijven van de deelnemers op de uitjes

Zodra een relatie contact opneemt om met een gepland uitje mee te gaan wordt deze persoon in het systeem opgezocht (en bij niet aanwezig direct ingevoerd). Direct zijn de uitjes zichtbaar waar de persoon al eerder is mee geweest (of eventueel op de wachtlijst heeft gestaan). Een inschrijving op een uitje kan dan worden toegevoegd. Bij het selecteren van het uitje is zichtbaar voor hoeveel personen er nog ruimte op de bus is. Indien er ruimte is, wordt de persoon definitief ingeschreven. Indien geen ruimte is (of een andere reden, bv reeds meerdere uitjes geboekt) wordt de persoon op de wachtlijst gezet. Bij een inschrijving is het mogelijk een opmerking toe te voegen welke op de rittenstaat wordt afgedrukt.

Bij de definitieve planning van de bus kan er eventueel nog worden gewisseld tussen personen. Indien een deelnemer annuleert vanwege ziekte kan dit worden aangegeven.

3. Het toewijzen van chauffeur/ begeleider aan het uitje

Het toewijzen van een chauffeur en/ of begeleider wordt gedaan op dag en begin- en eindtijd. Het is tenslotte mogelijk om meerdere uitjes per dag te doen met verschillende vrijwilligers.

Van elke vrijwilliger wordt in het systeem de functie (chauffeur, begeleider en planner) opgegeven, en de beschikbaarheid per opgegeven functie.

4. Het opvragen/uitprinten van de rittenstaat

De rittenstaat dient de chauffeur/ begeleider voldoende informatie te geven over de inhoud van het uitje, maar ook de juiste gegevens van de deelnemers. Op de rittenstaat worden vermeld:

1. Gegevens van het uitje (bestemming, inhoud programma, eventuele reserveringen, waar parkeren, etc)
2. Alle deelnemers met de ophaaladressen
   1. Elke deelnemer kan een opmerking hebben die specifiek voor het uitje geldt
   2. Elke deelnemer kan specifieke informatie hebben die altijd geldt (noodnummers, medicijnen,..)
3. Gegevens chauffeur en begeleider

Aanvullende mogelijkheden: 

1. Onderscheid maken in autorisatieniveau (rollen en rechten: wie mag wat zien/doen)
   1. Coördinator: alle benodigde functies voor totale beheer
   2. Planner: alle benodigde functies om uitjes in te voeren, deelnemers te koppelen, vrijwilligers in te plannen en rittenstaten uit te draaien
   3. Chauffeur/ Begeleider: alleen geplande ritten inzien: van eigen ritten alle gegevens, van ritten van collega vrijwilligers alleen niet-AVG gevoelige informatie
2. Lijsten maken t.b.v. mailingen/ correspondentie (door het koppelen van kenmerken aan relaties, kunnen lijsten worden gemaakt. Voorbeelden:
   1. Boekje versturen per post
   2. Boekje versturen per mail
   3. Onderverdeling programma in regio’s voor rondbrengen
3. Rapportages
   1. Dag-, maand-, en jaaroverzichten van gereden ritten, aantal passagiers, eventueel gereden kilometers
   2. Ingeplande ritten per vrijwilliger
   3. Historie uitjes en ritten per deelnemer
   4. Deelnemerslijsten (incl. wachtlijst)
   5. Overzichten in Excel van relaties