Het afdrukken van facturen is te vinden in het onderdeel 'Financiën' op de tab 'Afdrukken facturen'.
In dit artikel worden de volgende onderwerpen behandeld:
Facturen zonder automatische incasso
Facturen zonder auto incasso kunnen worden samengevoegd naar een Word document.
Het proces begint met het selecteren van de juiste periode en de juiste activiteiten
Factuurperiode
Selecteer linksboven de factuurperiode.
Indien een andere factuur adviesdatum gekozen is, moet deze hier nog aangepast worden.
Bij de facturen staat de keuze standaard op nog te verzenden facturen. In de kolom status worden de nog te verzenden facturen in het rood aangegeven. In bovenstaand voorbeeld zijn er 8 verzamelfacturen (meerdere facturen per persoon). De radiobutton staat nu zo dat er alleen verzamelfacturen worden aangemaakt. Naast deze facturen zijn er 4 facturen (1 factuur per persoon).
Activiteiten
Selecteer rechtsboven de juiste activiteiten.
Standaard wordt er gekozen voor alle activiteiten, maar dit is aan te passen naar activiteiten die vallen onder een bepaald kenmerk of een specifieke activiteit met de optie 'alleen voor'.
Door op de knop ‘Maak/print facturen (samenvoegen)’ te klikken (het printericoontje), kunnen door middel van een sjabloon papieren facturen worden gemaakt.
1. Klik op het printericoontje om te starten met samenvoegen
2. Selecteer eerst het juiste sjabloon. Door op het mapicoontje te klikken wordt de map met de factuursjablonen geopend.
Door te kiezen voor aanpassen kan tijdens het samenvoegproces het sjabloon nog worden gewijzigd. Als er geen wijzigingen nodig zijn in het sjabloon
3. Als het juiste sjabloon uit de map is gekozen, dan er worden samengevoegd met de button samenvoegen
4. Na het samenvoegen kunnen de facturen worden aangemerkt als verzonden met de knop 'Facturen verzonden ja/nee'
Facturen met automatische incasso
Facturen met automatische incasso kunnen worden verwerkt in een SEPA bestand en worden aangeboden bij de bank via internetbankieren.
Kies voor 'Print/verwerk facturen met autoincasso' en klik vervolgens op 'maak automatische incasso's'.
Dit opent het SEPA scherm waar de notificaties kunnen worden aangemaakt en vervolgens het incassobestand.
Dit proces bestaat uit 5 stappen:
- Factuurperiode selecteren
- Activiteiten selecteren
- Notificaties maken
- Incassobestand(en) maken
- Incassobestand ophalen uit de map
Deze stappen worden hieronder verder toegelicht.
De factuurperiode bepaalt voor welke periode de facturen worden getoond.
Zo is het mogelijk om storno's opnieuw te incasseren uit een voorgaande periode, de huidige periode te incasseren of vooruit te incasseren.
Selecteer de gewenste periode en klik vervolgens op het blauwe pijltje.
Gelijk aan het scherm bij afdrukken facturen zijn er weer 3 opties.
- Selecteer alle activiteiten.
- Selecteer alleen activiteiten met een bepaald kenmerk, zoals werksoort of filiaal.
- Selecteer alleen voor een bepaalde activiteit.
Ondanks dat het niet nodig is om de notificaties daadwerkelijk te printen of te e-mailen (de deelnemer kan reeds geïnformeerd zijn over de betaalwijze tijdens de inschrijving) moet deze stap wel altijd worden doorlopen.
Het is namelijk verplicht om de deelnemer duidelijk te informeren over hoe de incasso's worden afgehandeld. Dat kan eerder in het proces zijn geregeld middels een bevestigingsbrief/e-mail, maar dat hoeft niet het geval te zijn.
Er zijn 3 typen incasso:
- Eenmalige incasso's - OOFF
- 1e van de doorlopende incasso's - FRST
- Volgende doorlopende incasso's - RCUR
In onderstaand voorbeeld zijn er 2 OOFF incasso's en 2 RCUR incasso's.
In principe mogen alle doorlopende incasso's bij de bank worden aangeboden als RCUR en hoeft FRST niet te worden gebruikt om een reeks te starten. Per 20 november 2016 is het SEPA proces namelijk vereenvoudigd.
Voor meer informatie over deze aanpassing kan de volgende website worden geraadpleegd: https://www.allsolutions.nl/support/sepa/vereenvoudiging-sepa-incassos-per-20-november-2016
Het oude systeem van FRST en RCUR kan nog worden gebruikt indien gewenst.
Om het proces te starten kan worden gekozen voor de knop 'Maak nieuwe notificaties'.
Vervolgens kan in het scherm worden gekozen voor het aanmaken van een notificatie via een Word sjabloon zoals bij het afdrukken van facturen zonder automatische incasso.
Daarnaast kan er een e-mail worden opgesteld.
Als er geen notificaties per post of e-mail worden verzonden, kies dan direct voor de knop 'Verzonden ja/nee'.
Kies daarna voor Annuleren of Cancel en de volgende stap is dan het aanmaken van het incassobestand.
Incassobestand(en) maken
Na het verzenden/verwerken van de notificaties kan het incassobestand worden aangemaakt.
In onderstaand voorbeeld hebben we 2 RCUR incasso's doorgezet uit de stap notificaties maken.
Klik op 'Maak volgende doorl. inc.' en voer eventueel een opmerking in voor het afschrift.
Controleer vervolgens de gegevens in melding 'Actie bevestigen' en klik op Yes/Ja als het incassobestand aangemaakt mag worden.
Incassodatum wijzigen:
Als de incasso's niet direct worden verwerkt in een incassobestand of als er een aantal dagen zit tussen het verwerken van definitieve facturen, dan kan de incassodatum die wordt aangemaakt bij het verwerken van de notificaties in het verleden komen te liggen. Deze datum is te wijzigen via het klokicoontje.
Geef in het scherm een nieuwe incassodatum op.
Incassobestand ophalen uit de map
Als het incassobestand wordt aangemaakt, dan geeft de applicatie aan in welke map het bestand is opgeslagen en onder welke naam.
Kies voor de button 'Toon incasso bestanden' en open de map die in de melding stond aangegeven (of open simpelweg de laatst aangemaakte map).
In de map staan 2 bestanden. Een XML bestand dat kan worden ingelezen bij de bank en een txt bestand voor de eigen administratie.
Kopieer de bestanden naar een map op het eigen netwerk / de eigen computer en verwerk het XML bestand bij de bank.
Ga naar stap 4: 'Betaling, storno en credit'.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren