Algemeen

Het is mogelijk om de in RegiVervoer gereden ritten in RegiAct te factureren.

Voorwaarden om ritten te kunnen factureren in RegiAct:

1. Algemeen : De koppeling dient te worden geactiveerd door Adsysco. Neem hiervoor contact op met de projectleider/account manager.
2. Het bedrag van de rit moet groter dan 0 zijn om ingelezen te worden. Met de nieuwe diensten zal dit altijd het geval zijn (tenzij 100% korting).
3. De betaalwijze van de rit moet “Factuur” zijn. Deze kan ingesteld zijn voor de dienst (“type rit”) in RegiVervoer, maar wordt altijd overschreven door de betaalwijze die op de passagier is vastgelegd
4. De ritten moeten per dag per voertuig worden afgesloten, anders worden ze niet in RegiAct geïmporteerd.

Controle in RegiVervoer

De ritten welke in RegiAct worden opgenomen ter facturering kunnen worden bekeken via het overzicht /RegiVervoer/Overzichten/Facturatie. De ritten welke op dit overzicht zichtbaar zijn worden ingelezen. (NB na afsluiten van een rit kan het duren voordat het overzicht bijgewerkt is).

Eventueel kunnen mutaties die niet op dit overzicht horen aangepast worden door het heropenen van een dag, het wijzigen van de betaalwijze en het weel afsluiten van de dag.

Facturen maken

Hoewel de basis van de facturering uiteraard wordt gedaan in RegiVervoer, wordt de daadwerkelijke facturering gedaan in RegiAct full client.

Bij het opstarten van de full client gaat het systeem (als de gebruiker voldoende rechten heeft) kijken of er ritten gereed zijn om in RegiAct op te nemen. Indien dit het geval is, wordt de vraag gesteld:

No : Er gebeurt niets maar bij een volgende keer worden alle gegevens ingelezen

Yes: de te factureren ritten worden opgehaald uit RegiVervoer. Opgehaald worden alle afgesloten ritten met een bedrag en de factuurwijze “Factuur”

Per dienst in RegiVervoer is er een activiteit aanwezig, indien niet bestaand wordt deze automatisch aangemaakt met factuurwijze 3.

Binnen de activiteit zijn dan de deelnemers zichtbaar welke ritten hebben gehad. Voor ELKE rit wordt een regel aangemaakt, personen zullen dus meerdere malen voorkomen.

Hoe een derde betaler te koppelen aan een persoon

Standaard is de factuurklant de persoon die op de rit is mee geweest. Voor elke persoon waarbij een derde voor de betaling zorgdraagt dient deze partij eenmalig gekoppeld te worden in de activiteit. Dit hoeft slechts voor 1 regel van deze persoon in de activiteit gedaan te worden.

Open hiervoor binnen een activiteit een ingeschreven deelnemer en voer de derde betaler volgens onderstaand scherm in.

Bij opslaan wordt vervolgens getoond:

Indien de ingegeven betaler de standaard wordt dan hier Yes geven. Bij elke nieuwe import wordt dit de betaler van de rit. Wel moeten de reeds ingelezen ritten nog worden bijgewerkt.

Aangezien een persoon meerdere regels kan hebben op een activiteit is onderstaand het meest eenvoudige werkproces hiervoor:

1. Start RegiAct op en lees alle regels van RegiVervoer in.
2. Zet voor iedereen eventueel een derde betaler in het systeem. Dit moet eenmalig worden gedaan voor iedereen die niet zelf de factuur betaalt, en waarvoor niet eerder de derde betaler is ingevoerd.
3. Sluit RegiAct af
4. Start RegiAct weer op en lees nogmaals in. Nu worden de overige regels van de persoon automatisch gevuld met de derde betaler

Bovenstaande procedure moet daarna alleen voor mutaties worden gedaan, bij voorbeeld bij een nieuwe deelnemer.

Facturering

Het factuur proces is vervolgens bijna hetzelfde als bij andere activiteiten, en het verdient aanbeveling om redelijk nauw samen te werken met iemand die al bedreven is in het proces. Hieronder volgt een korte beschrijving.

Binnen de menu optie “Financiën” vinden de onderstaande zaken plaats. De tabbladen kunnen van links naar rechts volgordelijk worden gedaan.

Binnen de optie om te factureren zijn vervolgens de dagen en ritprijzen te zien in het tabblad “Controle facturen”, deze kunnen worden omgezet naar definitieve facturen en een incassobestand/papieren facturen.

1. De periode die moet worden gefactureerd
2. De activiteit (“dienst”)
3. Ophalen van de verreden ritten en dus factuurregels
4. Met de zwarte vink worden de regels als gecontroleerd gemeld

Vervolgens naar het 2^e tabblad “Definitieve facturen”. Ook hier weer periode en activiteit selecteren. De gecontroleerde facturen worden getoond en definitief worden gemaakt. Factuurnummers worden dan uitgedeeld.

Het volgende tabblad “Afdrukken facturen” biedt de mogelijkheid de aangemaakte facturen aan te maken en af te drukken.

1. Periode waarvan de facturen moeten worden afgedrukt
2. De periode waarover wordt gefactureerd. Deze wordt op de factuur vermeld, dus geef hier de eerste en de laatste dag van de periode op
3. De periode van factuurdatums. Zorg dat de aangemaakte facturen binnen de periode vallen
4. Selecteer deze optie als de facturen voor de organisaties geprint moeten worden
5. Kies deze optie factuur I
6. Via het icoontje van het printertje kunnen de facturen worden gemaakt

Factuursjablonen

Uiteraard is er de mogelijkheid om meerdere factuursjablonen aan te maken. De sjablonen die initieel de meeste informatie geven over de ritten zijn de sjablonen met “verzamel” in de omschrijving.

Sjabloon issues:

1. Per persoon een regel, graag per persoon
2. Dienst toevoegen op verzamelfactuur organisatie
3. BTW?

Andere issues:

1. Reeds ingelezen mutaties corrigeren in RegiVervoer, worden niet verwijderd. Moeten via activiteit inschrijvingen verwijderd worden.
2. Inlezen in Exact?