RegiAct full client - Facturatie stap 1: Voorlopige facturen

Bij de voorlopige facturen begint het facturatieproces.

1. Controle facturen - Hier worden de voorlopige facturen gecontroleerd

2. Definitieve facturen - Hier worden de gecontroleerde facturen definitief gemaakt

3. Afdrukken facturen - Hier worden de definitieve facturen zonder automatische incasso afgedrukt of kan er worden doorgegaan naar de automatische incasso middels een SEPA bestand.

4. Betalingen facturen - Hier worden betalingen, storneringen en credits verwerkt.

Voordat er wordt begonnen aan het controleren van de facturen is het nodig om de inschrijvingen door te rekenen van activiteiten die inschrijvingen hebben gehad via RegiAct Online en RegiOnline. Hetzelfde geldt voor activiteiten waarbij op basis van de presentie/aanwezigheid wordt bijgehouden hoeveel de deelnemers dienen te betalen.

Iedere activiteit heeft een button 'Reken inschrijvingen door' op de tab deelnemers.

Activiteiten met een periodieke factuurwijze (factuurwijze 9) worden voor maximaal 1,5 jaar uitgevuld wat betreft de factuurschema's van de deelnemers. Daarna moeten de inschrijvingen worden doorgerekend om nieuwe factuurmomenten aan te maken. Ook dit verloopt via de button 'Reken inschrijvingen door'.

Als er in RegiAct facturen aanwezig zijn met factuurwijze 9, dan kan ik het scherm Controle facturen ook worden doorgerekend voor activiteiten met missende factuurrecords. Zie onderstaande afbeelding.

Als er geen facturen bestaan met die factuurwijze, dan wordt de betreffende knop niet getoond.

Als er is doorgerekend voor de betreffende activiteiten, kan er worden gestart met het controleproces.

Open “Financiën”

Ga naar tabblad “Controle facturen”

1. Selecteer linksboven de juiste periode. De datum staat standaard op het huidige jaar (1-1) t/m de huidige datum.

2. Selecteer de juiste activiteit(en). Het is mogelijk om te kiezen voor:

• Alle activiteiten: Alle activiteiten die in de geselecteerde periode vallen
• Alleen activiteiten met een kenmerk: Alle activiteiten met een specifiek kenmerk in de geselecteerde periode
• Alleen voor: 1 specifieke activiteit in de geselecteerde periode

3. Selecteer welke type facturen:

• Alle facturen (exclusief voorlopige activiteiten)
• Alleen facturen zonder auto incasso
• Alleen facturen met auto incasso
• Alleen facturen van voorlopige activiteiten

4. Bevestig de gemaakte keuze met de knop ‘Toon (alle) voorlopige facturen’

Controleer de facturen in de lijst. Gebruik eventueel de knop ‘Print de voorlopige factuurlijst’ om hierin de facturen te controleren.

Na gebruik van de knop 'Toon (alle) voorlopige facturen' verschijnt een extra button in het scherm Controle facturen.

Selecteer de juiste optie: 

• Alle activiteiten 
• Alle facturen van de betreffende activiteit (klik op een bepaalde activiteit in de lijst met facturen) 
• Één geselecteerde factuur (klik op een factuur van een specifieke deelnemer)

Klik op de knop ‘Zet de status van onderstaande facturen op gecontroleerd’:

Het programma controleert of de benodigde gegevens aanwezig zijn en het mogelijk is om te factureren. Indien er iets fout is (bijvoorbeeld een missend rekeningnummer of een overleden persoon), dan komt dit in een melding naar voren en dient het aangepast te worden.

Als alle facturen bekeken zijn en eventuele fouten eruit gehaald zijn, dan komen de facturen te staan onder ‘Gecontroleerde facturen I’ en worden de bedragen groen.

Ga naar stap 2: tabblad “Definitieve facturen”

Gecontroleerde facturen terugzetten naar voorlopig

Mochten er onjuiste bedragen of facturen staan bij de gecontroleerde facturen, dan dienen de betreffende facturen of de complete reeks teruggezet te worden naar voorlopige facturen.

1. Selecteer een factuur en klik op de button onder 1. Hiermee wordt de betreffende factuur teruggezet naar voorlopig.

2. Klik op de rode X om alle facturen in het scherm terug te zetten naar voorlopig.