RegiAct full client - Facturatie stap 4: Betaling, storno en credit

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Di, 16 Jul om 2:34 PM op Jos Koedam

1. Ga naar login.regicare.nl en login met de aan u verstrekte login gegeven

2. Open RegiAct

3. Open 'Financiën' ; 'Facturen'

4. Ga naar het tabblad ‘Betalingen facturen’

INHOUDSOPGAVE

Stap “verwerken ontvangen betalingen”
Stap “storneren betalingen”
Stap “aanmaken creditfacturen”

Stap “verwerken ontvangen betalingen”

1. Selecteer linksboven de juiste optie. Selecteer bijvoorbeeld de activiteit of een factuurnummer waarvoor de betaling(en) verwerkt kunnen worden.

2. Geef in het scherm rechts onder de juiste betalingsinformatie aan:
• Datum afschrift
• Betalingswijze
• Nummer van afschrift waarop de betaling is vermeld;
• Een opmerking betreffende de betaling

Dit zijn geen verplichte velden.

3. De betaling kan nu verwerkt worden door de knop 'Verwerken ontvangen betaling obv voorstel':

Een betaling wordt altijd verwerkt op basis van het bedrag in de kolom 'Voorstel'. Hier zal standaard het openstaande bedrag worden aangegeven.

Dit bedrag is handmatig te wijzigen. Er kan een ander bedrag worden opgeven dat als betaling zal worden verwerkt.

Betaling verwijderen: Iedere betaling op een factuur wordt linksonder getoond. Betalingen die op deze manier zijn uitgevoerd kunnen worden verwijderd door de betreffende betaling te selecteren en vervolgens op het rode minnetje te klikken.

Stap “storneren betalingen”

Bij een automatische incasso kan een betaling niet worden verwijderd. Er moet worden gestorneerd (zie meest voorkomende onderaan in dit artikel)

1. Selecteer de incasso die gestorneerd moet worden. Geef hierbij de Foutcode/ afkeurcode op middels de twee schermen rechts onderin:

Voor een overzicht van deze codes: dit is hier te vinden (site van Betaalvereniging Nederland). In het overzicht wordt aangegeven wat de code betekent en wat er moet worden gedaan om het op te lossen.

ING biedt een overzicht via de volgende link: https://www.ing.nl/zakelijk/betalen/geld-ontvangen/incassomachtiging-beheren/foutcodes-europees-incasso.html

Rabobank biedt een overzicht via de volgende link: https://www.rabobank.nl/bedrijven/betalen/betalingen-doen/incasso/foutcodes/

2. Klik op de knop storneer betaling en vervolgens op Ja/Yes.

Het bedrag staat nu weer open en de incasso bevindt zich in de stap notificaties. Let goed op dat bij het incasseren de juiste periode is geselecteerd.

Stap “aanmaken creditfacturen”

Een creditfactuur kan worden aangemaakt door een korting toe te voegen via de inschrijving van een deelnemer.

Als de inschrijving van de deelnemer is geopend, kan een korting op de volgende manier worden toegevoegd:

1. Plaats een vinkje bij Korting en klik op het groene plusje

2. Selecteer Korting (specifiek) in de dropdown

3. Klik op het groene plusje

4. Geef het bedrag op in de kortingsregel die onderin het scherm is toegevoegd

5. Klik op het groene vinkje rechtsonder

6. Klik op Bereken factuurschema

7. De creditfactuur zou nu aangemaakt moeten zijn en kan worden verwerkt als een normale voorlopige factuur

Een alternatieve methode kan worden gebruikt via de tab Extra factuur in het onderdeel Financiën.

1. Klik op “crediteer een bestaande factuur” en controleer de gegevens. Klik vervolgens op:

2. Klopt het seizoen? Bij het aanmaken van de creditfactuur dient de keuze bevestigd te worden.

3. Maak de creditfactuur aan met de button naast nummer 3. De creditfactuur zal nu op dezelfde manier doorlopen moeten worden als een reguliere factuur.

Bij het afdrukken van de factuur ziet het tabblad Afdrukken factuur er als volgt uit:

De verdere afwikkeling komt overeen met die van een factuur zonder automatische incasso.

Let goed op dat bij de meeste factuurwijzen het bedrag in de inschrijving weer open komt te staan na het aanmaken van een creditfactuur.

Bij factuurwijzen 1 t/m 4 zou een korting ingevoerd moeten worden indien de deelnemer de factuur niet hoeft te betalen.

Foutcodes bij incassotransacties ING

AC01 - Rekeningnummer incorrect: Het rekeningnummer waarvan je probeert te incasseren is onjuist of onbekend. Controleer het rekeningnummer van de debiteur, corrigeer deze en lever je incassotransactie opnieuw aan.

AC04 - Rekening opgeheven: Het rekeningnummer van de debiteur is gesloten of opgeheven. Neem contact op met de debiteur om de manier van betalen te bespreken.

AC06 - Rekeningnummer geblokkeerd: De rekening is geblokkeerd voor incassotransacties. Deze blokkade kan door de bank van de debiteur of de debiteur zelf zijn ingesteld. Neem contact op met de debiteur om de manier van betalen te bespreken.

AG01 - Rekeningnummer niet toegestaan: Je kunt van deze rekening geen incassotransacties afschrijven, bijvoorbeeld omdat het een spaarrekening betreft. Neem contact op met je debiteur om de manier van betalen te bespreken.

AG02 - Ongeldige bank transactie code: De incassotransactie is aangeleverd met een onjuiste volgorde type. Je hebt:

het volgorde type ‘First’ (eerste) of ‘Recurrent’ (doorlopend) gebruikt terwijl je al eerder een incassotransactie met volgorde type ‘one off’ (eenmalig) hebt gebruikt, of
het volgorde type ‘One-off’ (eenmalig) gebruikt terwijl je onder hetzelfde kenmerk al eerder een ‘One-off’ incassotransactie hebt aangeleverd.

Gebruik het juiste volgorde type. Als je een eenmalige incassotransactie wilt aanleveren gebruik je ‘One-off’ (OOFF). Voor overige incassotransacties gebruik je Recurrent.

AM04 - Onvoldoende saldo: De debiteur had ten tijde van de incassotransactie onvoldoende saldo op zijn rekening. Neem contact op met de debiteur om de manier van betalen te bespreken.

MD-01 - Geen machtiging verstrekt: Het verschijnen van deze foutmelding code heeft vier mogelijke oorzaken:

De machtiging is nog niet geregistreerd bij de bank van je debiteur. Neem in dat geval contact op met de debiteur voor de juiste registratie bij zijn of haar bank.
De geïncasseerde heeft een maximum bedrag bij de registratie bij eigen bank aangegeven, en de incassotransactie overtreft dit max. bedrag.
De machtiging is ongeldig geworden doordat er 36 maanden geen incassotransactie heeft plaatsgevonden. Neem in dat geval contact op met de debiteur om de machtiging te vernieuwen.
Er bestaat geen machtiging of deze is geannuleerd.

MD-02 - Machtigingsgegevens niet volledig of niet juist: Deze code wordt alleen in België gebruikt en het verschijnen van deze foutmelding heeft de volgende oorzaak:

De machtiging is nog niet geregistreerd bij de bank van de debiteur. Neem contact op met de debiteur voor de juiste registratie.

MD-06 - Terugboeking op verzoek klant: De debiteur heeft de incassotransactie binnen de toegestane termijn van 56 dagen gestorneerd. Neem contact op met de debiteur om de manier van betalen te bespreken.

MS-02 - Onbekende reden klant: De debiteur heeft de incassotransactie vóór de verwerkingsdatum geweigerd. Neem contact op met de debiteur om de manier van betalen te bespreken.

MS-03 - Onbekende reden bank: De incassotransactie is zonder gespecificeerde reden geweigerd. Vaak is er sprake van onvoldoende saldo op de rekening van de debiteur. Neem contact op met de debiteur om de manier van betalen te bespreken.

SL01 - Specifieke dienstverlening bank: De incassotransactie is geweigerd, omdat:

het door de debiteur als maximum ingestelde incassobedrag is overschreden, of
de debiteur een incassoblokkade op zijn/haar rekening heeft laten plaatsen.

Neem contact op met de debiteur om de manier van betalen te bespreken.

Foutcodes bij incassotransacties Rabobank

AM04 - Onvoldoende saldo: Debiteur heeft onvoldoende saldo op de rekening. Stuur een factuur of bied de incasso opnieuw aan.

MS03- Administratieve reden:

Waarom krijg ik deze foutmelding?	Wat moet ik doen?
Je hebt het maximum bedrag per incasso (zie je contract) overschreden (deze transacties worden direct op de verwerkingsdag afgekeurd).	Neem indien gewenst contact op met de bank om een verruiming van de limieten te bespreken.
Kan bij sommige banken ook onvoldoende saldo zijn. Zeker bij buitenlandse banken (deze transacties worden max 2 dagen na de verwerkingsdag afgekeurd).	Stuur een factuur of bied de incasso opnieuw aan.
Er zijn 'overige redenen'.	Neem contact op met de debiteur.
Je gebruikt een verkeerd type incasso waarvoor je geen contract hebt gesloten. Bedrijven Euro-incasso (B2B) of Euro-incasso (Core).	Bied het bestand opnieuw aan met het juiste type incasso of sluit een nieuw incassocontract af.
Je gebruikt een verkeerd IBAN. Het door jouw gebruikte IBAN is niet gekoppeld aan je overeenkomst.	Bied het bestand opnieuw aan met het IBAN dat aan je overeenkomst is gekoppeld.
Je gebruikt een onjuist incassantID.	Bied het bestand opnieuw aan met het juiste incassant ID.

MD01/SL01 - Onjuiste machtiging:

Waarom krijg ik deze foutmelding?	Wat moet ik doen?
Er is geen juiste registratie van de machtiging of de debiteur heeft de machtiging ingetrokken.	Neem contact op met de debiteur om de machtiging juist te registreren.
De debiteur heeft een lager maximum bedrag ingesteld dan je incassobedrag. (debet bank kan hier voor ook SL01 gebruiken).	Verzoek je debiteur het bedrag in zijn registratie te verhogen.
Je hebt een doorlopende incasso ingestuurd zonder daarbij aan te geven dat het de eerste keer is dat je bij deze debiteur met deze machtiging incasseert. Wellicht is dit het gevolg van een wijziging van het kenmerk van de machtiging.	Lever de incasso-opdracht(en) opnieuw aan als doorlopend én eerste keer.
De incasso is afgekeurd omdat er geen uniek machtigingskenmerk is gebruikt. Sommige banken controleren het kenmerk en verwachten dat deze uniek is. De Rabobank controleert hier niet op. Het kan daarom voorkomen dat een andere bank de incasso alsnog afkeurt.	Gebruik een uniek machtigingskenmerk.

MD02 - Onjuiste machtiging:

Waarom krijg ik deze foutmelding?	Wat moet ik doen?
Er is geen juiste registratie van de machtiging of de debiteur heeft de machtiging ingetrokken.	Neem contact op met de debiteur om de machtiging juist te registreren.
De debiteur heeft een lager maximum bedrag ingesteld dan je incassobedrag.	Verzoek je debiteur het bedrag in zijn registratie te verhogen.

AG02 - Fout bestandsformaat:

Waarom krijg ik deze foutmelding?	Wat moet ik doen?
Je hebt hetzelfde machtigingskenmerk gebruikt dat je eerder voor een eenmalige incasso hebt gebruikt.	Maak gebruik van een nieuw machtigingskenmerk.
De incasso-opdracht is door de bank van de debiteur afgekeurd, omdat het type transactie niet juist is.	Lever de incasso-opdracht opnieuw aan met het juiste type.
De incasso-opdracht is door ons afgekeurd, omdat het bestandsformaat onjuist is.	Test je bestand in ons testportaal en lever de incasso-opdracht opnieuw aan in het correcte formaat.

AC06 - Rekeningnummer blokkade: IBAN waarvan je wilt incasseren is geblokkeerd voor (deze) incasso's. Dit kan door de debiteur of door de bank van de debiteur ingesteld zijn. Neem contact op met de debiteur over een andere betaalwijze.

MS02 - Oneens met betaling: De debiteur heeft de incasso geweigerd. De echte reden van de weigering is niet meegegeven. Neem contact op met de debiteur over een andere manier van betalen.

MD06 - Oneens met incasso: De debiteur is het niet eens met de afschrijving. Hij maakt gebruik van het stornorecht (tot 8 weken na afschrijving). Neem contact op met je debiteur.

DNOR - BIC niet aangesloten: De bank van de debiteur is niet bereikbaar voor deze incassosoort. Neem contact op met je debiteur over de betaalwijze. Niet alle banken ondersteunen de Bedrijven Euro-incasso; dit is ook niet verplicht.

DUPL - Dubbele transactie: Je hebt dezelfde incassobatch al eerder ingestuurd. Controleer je administratie.

CURR - Muntsoort incorrect: Je hebt een andere muntsoort dan de euro gebruikt. Gebruik de euro als muntsoort en bied de batch opnieuw aan.

AC01 - Rekeningnummer onjuist: Het IBAN waarvan je wilt incasseren is niet juist. Vraag je debiteur om het juiste IBAN. Bewaar de klantbevestiging van het juiste IBAN bij de machtiging.

AC04 - Rekeningnummer opgeheven: Het IBAN waarvan je wilt incasseren, is opgeheven. Vraag je debiteur om het juiste IBAN. Bewaar de klantbevestiging van het juiste IBAN bij de machtiging.

AG01 - Administratieve reden: Het IBAN waarvan je wilt incasseren, is niet voor incasso geschikt. Vraag je debiteur om het juiste IBAN. Bewaar de klantbevestiging van het juiste IBAN bij de machtiging.

AM05 - Dubbele betaling: Je hebt dezelfde incassobatch al eerder ingestuurd. Controleer je administratie.

BE05 - Incassant-ID onjuist: Je incassant-ID is niet of niet juist ingevuld. Gebruik het Incassant-ID zoals het in je contract vermeld staat en bied de batch opnieuw aan.

FF01 - Fout bestandsformaat: De ingestuurde batch bevat een of meerdere fouten. Test je bestand in ons testportaal.

MD07 - Administratieve reden: De debiteur is overleden. Pas je administratie aan.

RR04 - Administratieve reden: Transactie voldoet niet aan wettelijk gestelde eisen. Neem contact op met je bank.

ED05 - Verrekening kan niet worden uitgevoerd: Het verwerken van de incasso is mislukt. Neem contact op met de debiteur.

Foutcodes bij incassotransacties ABN AMRO

ABN AMRO gebruikt de standaard reasoncodes van de Betaalvereniging Nederland.