RegiAct full client - Machtigingen en rekeningnummers

Machtigingen

Dit artikel behandelt de onderdelen machtigingen en rekeningnummers uit het financiële gedeelte van RegiAct.

Machtigingen worden aangemaakt voor deelnemers die betalen middels automatische incasso. Dat gebeurt op het moment dat de deelnemer wordt ingeschreven op de activiteit en beschikt over een IBAN die tevens is ingesteld als standaard voor auto incasso.

Machtigingen bevatten een type, een status, een periode en een incassokenmerk. Dit kenmerk is opgebouwd uit de unieke ID van de activiteit en van de deelnemer.

Via Financiën - Machtigingen en rek. nrs kan het scherm Machtigingen voor automatische incasso's en overzicht rekeningnummers worden geopend.

De volgende zaken worden vastgelegd in de machtiging:

• Naam betaler
• Activiteit
• Type incasso: doorlopend of eenmalig
• Incassokenmerk
• Datum vanaf
• Datum t/m
• Status: Lopend, verlopen, ingetrokken door cliënt, ingetrokken door bank, niet meer gebruiken
• Opmerkingen
• Soort: Automatisch, schriftelijk, telefonisch, mondeling, overig
• Plaats
• Medewerker
• Created (datum gemaakt)
• Modified (datum gewijzigd)

Deze gegevens worden grotendeels automatisch aangemaakt op het moment dat een persoon met een rekeningnummer voor automatische incasso wordt ingeschreven op een activiteit.

Incassokenmerk

Het machtigingenscherm toont standaard de machtigingen met een aangepast incassokenmerk.

Om alle machtigingen te kunnen zien moet het vinkje bij 'Toon aangepast incasso kenmerk' worden uitgezet.

Bij het wijzigen van / een nieuw rekeningnummer kan het nodig zijn om een nieuw incassokenmerk te krijgen bij een doorlopende incasso. Dat geldt bijvoorbeeld voor doorlopende incasso's waarbij nog gebruik gemaakt wordt van FRST + RCUR in plaats van alleen RCUR incasso's.

Het wijzigen van het incassokenmerk kan via de helpdesk van AdSysCo worden geregeld.

Status

Een machtiging kan komen te vervallen door het uitvoeren van een storno. Het uitvoeren wordt beschreven in: https://adsysco.freshdesk.com/support/solutions/articles/80000950883-facturatie-stap-4-betaling-storno-en-credit-regiact-

In onderstaande afbeelding staan de storno-opties. Deze worden ook reasoncodes genoemd. In de bijlage bij dit artikel is meer informatie te vinden over deze codes en de vervolgacties.

De opties waarbij 2 asterisken (sterretjes) staan aangeven hebben tot gevolg dat de status van de machtiging wordt aangepast naar 'niet meer gebruiken' en de automatische incasso in de inschrijving wordt uitgeschakeld.

De storno-opties met 1 asterisk (sterretje) hebben tot gevolg dat de automatische incasso in de inschrijving van de deelnemer wordt uitgeschakeld.

Daarnaast komt de status van de machtiging te staan op 'ingetrokken door cliënt' of 'ingetrokken door bank'.

In beide gevallen geldt dat de status niet zonder meer naar lopend kan worden gezet in combinatie met het activeren van de automatische incasso bij de deelnemer. Er zal eerst contact moeten worden gezocht met de betaler.

Rekeningnummers

De tweede tab van dit scherm bevat een overzicht van rekeningnummers. Hier kan worden gekeken naar deelnemers met een IBAN.

In dit scherm is makkelijk te zien bij welke personen mogelijk incomplete gegevens staan. Zie onderstaand voorbeeld.

Ontbrekende BIC

Sinds begin 2019 wordt de BIC automatisch ingevuld in zowel de full clients als de webapplicaties, maar bij gegevens die voor die tijd zijn ingevoerd kan het voorkomen dat er een onjuiste BIC staat of dat de BIC ontbreekt.

Door te klikken op het blokje naast de naam van de persoon kan het persoonsscherm in CRM worden geopend.

Ga naar de tab Financieel, klik in het veld voor de IBAN en gebruik vervolgende tabtoets. Een ontbrekende BIC wordt nu automatisch ingevuld.