Leestijd: ongeveer 5 minuten Wat weet je na het lezen van dit artikel? In dit artikel leer je hoe je een medewerker ontkoppelt van alle modules. Als een medewerker uit dienst gaat, is een aantal handelingen nodig. Het aantal is afhankelijk van de koppelingen die de medewerker heeft. Het is dus om deze applicaties langs te gaan en de koppelingen te verwijderen.
INHOUDSOPGAVE
Het account verwijderen of uitschakelen
Het account is beschikbaar in het onderdeel Beheer van RegiWeb door de persoon op te zoeken in de lijst met gebruikers of door te zoeken op naam in het veld "Gebruiker".
Bij een medewerker die uit dienst gaat wordt het account uitgeschakeld of verwijderd. Hiermee wordt de toegang tot de RegiCare applicaties geblokkeerd.
Verwijderen met de knop 'Gebruiker verwijderen' wordt gebruikt als de medewerker definitief stopt en geen account meer nodig zal hebben.
Het account kan op verscheidene manieren worden aangepast via de knop 'Gebruiker bewerken'.
- Het account uitschakelen op een specifieke datum:
De medewerker zal meestal op een vooraf bekende datum geen toegang meer moeten hebben tot RegiWeb. Via gebruiker bewerken kan in het veld 'Account geldig tot' een einddatum worden ingevoerd. - Het account direct uitschakelen: Een andere optie is om op de betreffende datum in beheer het account te deactiveren via 'Account uitgeschakeld'.
De rollen aanpassen of verwijderen
Als een medewerker van functie verandert, kan het nodig zijn om bepaalde rollen te verwijderen of bepaalde rollen toe te voegen.
Dit kan via Beheer bij de tab 'Rollen' met de knop 'Rollen beheren'.
Voor meer informatie over het toekennen en aanpassen van rollen: https://adsysco.freshdesk.com/support/solutions/articles/80000950879-rollen-en-rechten-toekennen
Als een medewerker uit dienst gaat, verwijder dan alle gekoppelde rollen.
Dit zorgt ervoor dat de medewerker niet langer kan worden geselecteerd om bijvoorbeeld te koppelen als beheerder van een nieuwe casus of een nieuw dossier in RegiMatch.
In de zoekfilters is de medewerker nog steeds te selecteren in verband met bestaande koppelingen aan bijvoorbeeld casussen.
Ontkoppelen van en verwijderen in modules
RegiAccommodatie / RegiLocatie
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiLocatie en RegiAccommodatie te blokkeren.
In RegiLocatie full client kan de beheerder worden ontkoppeld van de locaties via Bestand - Toegang - Locaties.
Door op het omlijnde icoontje klikken worden alle locaties ontkoppeld.
Vervolgens kan de persoon worden verwijderd uit de tabel met beheerders.
Klik de persoon aan en kies vervolgens voor het rode minnetje rechtsonder in het scherm.
RegiAct
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiAct en RegiAct Online te blokkeren.
De medewerker kan nog gekoppeld zijn aan activiteiten als bijvoorbeeld een prestatievastlegger of coördinator.
Door het kenmerk RegiAct - Vastlegger / Coördinator / Vrijwilliger / Docent / Uitvoerder te verwijderen van de persoonskaart in regiCRM (full client) zal de medewerker niet meer worden getoond bij het toevoegen van een medewerker aan een activiteit.
Hoewel het voor de toegang niet noodzakelijk is om alles te ontkoppelen, kan het voor de overzichten wel nodig zijn.
Op de tab Medewerkers van RegiAct Online is te zien aan welke activiteiten een medewerker is gekoppeld.
Door op het rood omlijnde icoontje te klikken wordt een overzicht getoond van alle koppelingen.
Door op het icoontje onder de 1 (zie bovenstaande afbeelding) te klikken bij de betreffende activiteit kan in een pop-upscherm de einddatum van de koppeling worden aangepast.
Door op het icoontje onder de 2 te klikken wordt de koppeling verwijderd.
RegiCRM
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiCRM en RegiCRM Online te blokkeren.
De medewerker kan nog gekoppeld zijn aan organisaties en/of groepen.
Deze koppelingen kunnen worden bekeken via de tab koppelingen in Beheer.
Indien gewenst kan de persoon worden verwijderd uit de groep of de organisatie door op de link naar de organisatie of groep de klikken en de medewerker daar bij de organisatie of groep te verwijderen.
RegiLoket
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiLoket te blokkeren.
In RegiLoket kan de koppeling aan loketten worden weggehaald via Instellingen - Gebruikers - Gebruikerslijst
Door te klikken op het vierkantje in de kolom Toegang bij de betreffende persoon wordt het schermpje opgeroepen waarin loketten kunnen worden aan- of uitgevinkt.
RegiMaDi
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiMaDi en RegiMaDi Online te blokkeren.
In Beheer zou ook de rol kunnen worden ontkoppeld of gewijzigd indien een wijziging in de toegang noodzakelijk is.
De rol bepaalt de toegang tot de casus- en contactsoorten. Zonder rol is er geen toegang tot RegiMaDi Online.
De medewerker kan zijn gekoppeld als casusbeheerder, consulent e.d.
Als deze koppelingen moeten worden aangepast, bijvoorbeeld omdat een collega de caseload overneemt, dan kan dit via RegiMaDi Online worden geregeld door via Casus bewerken een andere beheerder te koppelen en door kaderleden te deactiveren.
In RegiMaDi full client kan via Casus - Zoeken - Geavanceerd worden gezocht naar de open casussen van de betreffende medewerker door deze persoon te kiezen als de beheerder (of consulent op de tab Kader I).
In het resultaat kan vervolgens worden gekozen om alle open casussen van de persoon uit dienst over te zetten naar een andere beheerder.
Er kan eventueel ook worden gekozen om de casussen te sluiten als deze op een andere manier worden afgehandeld.
RegiMatch
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiMatch en RegiMatch Online te blokkeren.
In Beheer zou ook de rol kunnen worden ontkoppeld of gewijzigd indien een wijziging in de toegang noodzakelijk is.
De rol bepaalt de toegang tot de casus- en contactsoorten. Zonder rol is er geen toegang tot RegiMatch Online.
De rol kan worden gewijzigd via RegiBeheer.
In RegiMatch kan de medewerker zijn gekoppeld als dossierbeheerder. Mogelijk moeten deze koppelingen worden overgezet naar een andere/nieuwe collega.
RegiMatch Online biedt bij de werksoort Eigen Vrijwilligers een vrijwilligersoverzicht met een filteroptie voor de 'Dossierbeheerder'.
In RegiMatch full client kan worden gezocht naar deze koppeling via Aanbod - Zoeken of Vraag - Zoeken op de tab met de naam van de betreffende werksoort, dus bijvoorbeeld Vacaturebank, Eigen Vrijwilligers e.d.
Vervolgens kan een actie worden toegepast op het resultaat. Zodoende kan 1 keer een andere beheerder worden gekoppeld aan alle dossiers in de betreffende werksoort.
RegiPortal
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiPortal te blokkeren.
De rol kan worden ontkoppeld via Beheer.
RegiTijd
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiTijd en RegiTijd Online te blokkeren.
Controleer in RegiTijd full client in het scherm 'Medewerkers' op tabblad 'Contracten' in veld 't/m' of het contract van de medewerker de juiste einddatum heeft. Zo niet wijzig deze. Deze einddatum is ook zichtbaar op het tabblad 'Medewerkers' in veld 'uit dienst', maar is daar niet te wijzigen.
RegiVervoer
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiVervoer te blokkeren.
De rol kan worden ontkoppeld via Beheer.
RegiVrijwilliger
Het uitschakelen of verwijderen van het account is voldoende om de toegang tot RegiVrijwilliger te blokkeren.
De rol kan worden ontkoppeld via Beheer.
N.B.: Had de medewerker die uit dienst is gegaan toegang tot Hosted Regicare (full client) geef dit dan door aan de Helpdesk van Adsysco zodat zij ook dit account kunnen uitschakelen
Webaccounts zijn in veel gevallen in eigen beheer.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren