aan de slag met - SPF en DKIM

Het versturen van eenvoudige notificaties en grote mailings is steeds meer gemeengoed aan het worden in regiCare.
Het is belangrijk de juiste maatregelen te nemen zodat deze e-mails niet onderweg stranden. 
Omdat dit nadelig is voor zowel de e-mailreputatie (zie blacklisting & greylisting) van uw organisatie als de RegiCare omgeving, stellen wij het gebruik van SPF en DKIM verplicht.

Zowel SPF als DKIM kunnen met twee kleine aanpassingen in DNS-records van uw maildomein worden geconfigureerd. Deze aanpassingen worden uitgevoerd door de beheerder van het domein.
Vaak loopt dit in het geval van e-mail via de systeembeheerder maar het ook zijn dat het domein in handen is van een andere derde partij.

INHOUDSOPGAVE

• STAP 1 - Verzamelen informatie
• STAP 2 - Planning configuratie
• STAP 3 - Uitvoer configuratie
• STAP 4 - Testen configuratie

STAP 1 - Verzamelen informatie

De projectleider heeft in een eerder stadium reeds met de klant besproken onder welke domeinnaam er gebruik gemaakt gaat worden van de RegiCare website (het extranet). Belangrijk hierbij is dat dit niet alleen de domeinnaam is van de website maar dat ook de uitgaande e-mail gebruik maakt van deze domeinnaam. Het meest logisch is om het deel van de e-mailadressen die (achter het @ teken) gelijk te houden aan het adres van de website (de domeinnaam).

Zodra er bekend is wat de domeinnaam is en welke contactpersonen er verantwoordelijk zijn van het beheer van dit domein verstuurd de projectleider deze informatie naar de technisch consultant.

Deze info wordt samen met de benodigde achtergrondinformatie zoals klant afkorting, klantnaam,
deadline, contactgegevens van de systeembeheerder en contactgegevens van de aangewezen projectmedewerker, doorgegeven aan de technisch consultant.

STAP 2 - Planning configuratie

De technisch consultant plant de opdracht en neemt contact op met de (externe) systeembeheerder/ beheerder van het domein om de configuratie van de koppeling te realiseren.

Informatie over hoe de technische koppeling opgezet moet worden is in dit document opgenomen.

STAP 3 - Uitvoer configuratie

De (externe) systeembeheerder/ beheerder van het domein voegt, zoals in het hierboven genoemde document is uitgewerkt, de benodigde DNS records toe. Bij vragen kan hij/ zij terugvallen op de technisch consultant. Wanneer de (externe) systeembeheerder/ beheerder van het domein de configuratie voltooid heeft stuurt deze dit bericht door naar de technisch consultant. De technisch consultant checkt door middel van deze tool of de records inderdaad op de goede manier zijn toegevoegd en plant met de projectmedewerker een test in.

STAP 4 - Testen configuratie

De technisch consultant plant een test met de projectmedewerker, doel hiervan is het versturen van een notificatie vanuit het Extranet* naar de mailbox die hier benoemd wordt. Resultaten van de test worden samen door de projectmedewerker bekeken. De projectmedewerker doet verdere terugkoppeling aan de projectleider.

Bijlage 1: Standaard e-mail voor systeembeheerder.