aan de slag met - SPF en DKIM

Het instellen van SPF en DKIM

Steeds meer is het versturen van e-mail notificaties en grote(re) e-mailings door middel van RegiCare gemeengoed aan het worden. Daarvoor is het belangrijk de juiste maatregelen te nemen zodat deze e-mails niet onderweg onderschept of aangepast kunnen worden, of in SPAM folders terecht komen. Omdat dit nadelig is voor zowel de e-mail reputatie (zie blacklisting & greylisting) van uw eigen organisatie, als de RegiCare omgeving, stellen wij het gebruik van SPF en DKIM verplicht.

Zowel SPF als DKIM kunnen met een tweetal kleine aanpassingen in de DNS records van uw maildomein geconfigureerd worden. Om deze configuratie toe te passen moeten de aanpassingen gemaakt worden door de beheerder van het domein. Vaak loopt dit in het geval van e-mail via de systeembeheerder maar het kan ook zijn dat het domein in handen is van een derde partij.

STAP 1.

De projectleider heeft in een eerder stadium reeds met de klant besproken onder welke domeinnaam er gebruik gemaakt gaat worden van de RegiCare website (het extranet). Belangrijk hierbij is dat dit niet alleen de domeinnaam is van de website maar dat ook de uitgaande e-mail gebruik maakt van deze domeinnaam. Het meest logisch is om het deel van de e-mailadressen die (achter het @ teken) gelijk te houden aan het adres van de website (de domeinnaam).

Zodra er bekend is wat de domeinnaam is en welke contactpersonen er verantwoordelijk zijn van het beheer van dit domein verstuurd de projectleider deze informatie naar de technisch consultant.

Deze info wordt samen met de benodigde achtergrondinformatie zoals klant afkorting, klantnaam,
 deadline, contactgegevens van de systeembeheerder en contactgegevens van de aangewezen projectmedewerker, doorgegeven aan de technisch consultant.

STAP 2.

De technisch consultant plant de opdracht en neemt contact op met de (externe) systeembeheerder/ beheerder van het domein om de configuratie van de koppeling te realiseren.

Informatie over hoe de technische koppeling opgezet moet worden is in dit document opgenomen.

STAP 3.

De (externe) systeembeheerder/ beheerder van het domein voegt, zoals in het hierboven genoemde document is uitgewerkt, de benodigde DNS records toe. Bij vragen kan hij/ zij terugvallen op de technisch consultant. Wanneer de (externe) systeembeheerder/ beheerder van het domein de configuratie voltooid heeft stuurt deze dit bericht door naar de technisch consultant. De technisch consultant checkt door middel van deze tool of de records inderdaad op de goede manier zijn toegevoegd en plant met de projectmedewerker een test in.

STAP 4.

De technisch consultant plant een test met de projectmedewerker, doel hiervan is het versturen van een notificatie vanuit het Extranet* naar de mailbox die hier benoemd wordt. Resultaten van de test worden samen door de projectmedewerker bekeken. De projectmedewerker doet verdere terugkoppeling aan de projectleider.

Bijlage 1: Standaard e-mail voor systeembeheerder.