RegiVervoer - Veel gestelde vragen

De passagier is verhuisd, en nieuw adres ingevoerd. Moet ik nu alle komende reserveringen opnieuw er in zetten?

De reserveringen blijven gewoon in het systeem aanwezig, maar de ophaal- en bestemmingsadressen worden niet automatisch aangepast. De reden hiervoor is dat nooit exact bekend is wanneer een verhuizing plaatsvindt en wanneer de organisatie hiervan op de hoogte wordt gesteld. Er dient dus goed bekeken te worden welke ritten moeten worden aangepast. Dit is een handmatige actie welke het beste kan worden gedaan via de tegel "Reserveringen".  

Het invoeren van een standaard rittenschema voor (bv) dagbesteding

Het is in RegiCare mogelijk om een aantal ritten vast in te plannen. Dit is vooral gebruikelijk bij het vervoer van en naar een dagelijkse opvanglocatie.

De meest optimale (en in de praktijk meest bruikbare) oplossing is om het initieel uitvullen van de standaard ritten per 3 maanden te doen. De maximale periode is 1 jaar, maar gezien de doelgroep wijzigt er nogal weleens iets en een iets kortere periode is dan vaak handig.

Dus als Q2 moet worden ingepland worden alle ritten in de laatste dagen van Maart ingepland t/m 30 juni. Dit kan worden gedaan door de laatste rit (die met het rode icoontje) van Q2 te verlengen en weer voor 3 maanden uit te vullen.

Alle mutaties van ritten en personen worden vervolgens tijdens Q2 maximaal t/m 30 juni gedaan. Mutaties voor een volgend kwartaal moeten apart worden bijgehouden en worden bijgewerkt bij invoer van een nieuw kwartaal.

Hoe kopieer ik een reservering?

Dit kan worden gedaan via de tegel “Reserveringen”. Zoek met het filter de gewenste reservering en klik

rechts op het icoontje ‘Reservering kopiëren’.

Geef de nieuwe datum op en klik op 'Ga verder'. Je komt dan in de planning bij de opgegeven datum.

Selecteer de gekopieerde reservering in het planningsscherm.

Kies voor 'Koppel aan voertuig' en geef het juiste voertuig aan voor de heen- en terugrit.

Klik op opslaan en je hebt de rit gepland.

Wat te doen als een enkele ingeplande rit in een reeks wordt geannuleerd ?

• Zoek de klant op via de tegel “Passagiers”
• Klik in het tabblad “Ritten” op de gewenste rit. De planning opent
• Klik in de rit op “Bewerken”
• Bij de lijst met passagiers kan via het rode kruis de passagier worden verwijderd voor de enkele rit
• Op de vraag of de andere ritten ook bijgewerkt moeten worden moet “Nee” geantwoord worden

Het is voor groepsvervoer niet nodig om alle voertuigen te zien, alleen de voertuigen die worden gebruiken voor die diensten. Alle lijndiensten staan er nu ook tussen. Het wordt ook niet alfabetisch geordend dus hoe houden we dit overzichtelijk voor onze planners?

Er zijn 3 opties:

1. De lijndiensten eruit halen. 
2. Bussen op volgorde zetten. Dit kan via de code van de voertuigen.
3. De instelling voor het tonen van de bussen aanpassen

Vaste ritten zijn niet tegelijk op een ander voertuig te zetten. Stel iemand gaat wekelijks mee, maar we gaan de rit combineren met een ander voertuig (met een andere rit). Dan moet ik week voor week de rit slepen naar de bus?

In dit geval kan de repeterende rit als reeks worden verwijderd en de persoon worden toegevoegd aan de andere bus/rit. Er staat een ontwikkelticket open om bij een rit met bewerken het voertuig te wijzigen.

Als een begeleider meegaat, zouden we als deze gratis is, dat in willen voeren als korting. Hoe werkt dit?

Rechts onderin: op het icoon klikken. Dan verschijnt er een pop-up. Daar kan worden gekozen voor een type korting. Hier zijn meerdere kortingen toe te passen als deze erin gezet worden. Er kan ook een korting in euro’s worden gegeven. 

Als een rit is ingeboekt, is deze niet meer repeterend te maken. Als je vergeet aan te geven dat een rit repeterend is en als incidenteel inboek, moet ik deze rit verwijderen en weer opnieuw gaan inboeken. Kan dit anders?

Ja, dit kan opgelost worden. 

Stap 1: met het filter de juiste week pakken

Stap 2: de reservering kopiëren.

Stap 3: aangeven voor welke datum

Stap 4: de reeds ingevoerde gegevens op repeterend zetten

Sommige passagiers willen retour naar een ander adres. Dit is niet in één keer in te voeren, dan moet ik er twee ritten van maken.

Dat klopt. We zien dit ook als een aparte rit met wellicht ook een andere bus.

De ritstaat/routelijst is niet te verkleinen zodat deze altijd op 1 pagina wordt getoond.

We maken een PDF en voor Uitjes past dit vrijwel altijd op 1 pagina. Met vele ritten op 1 bus worden het meerdere pagina's. Wellicht is dubbelzijdig afdrukken een optie.

Als ik tijdelijk een vervangende bus heb, hoe kan ik er dan voor zorgen dat de kilometers van de oorspronkelijke bus in de rapportage goed gaat?

In dat geval moeten de kilometerstanden niet worden ingevoerd, maar moeten de verreden kilometers van de vervangende bus in de opmerking van de routelijst worden opgenomen

Hoe kan ik een uitje invoeren met meerdere voertuigen?

Indien een uitje met meerdere voertuigen wordt gedaan, bepaalt het maximaal aantal deelnemers in het uitje nog steeds hoeveel personen er op het uitje meekunnen. In het uitje wordt als voorheen een initieel voertuig geselecteerd, en alle personen worden definitief op het eerste voertuig ingeschreven. De verdere verdeling van de voertuigen vindt plaats in RegiVervoer.

1. Ga in RegiVervoer naar de tegel “Planning” en selecteer de dag van het uitje
2. Wijzig het uitje door op het tijdstip in het gekleurde blok te klikken en vervolgens “Bewerken” 
3. Vervolgens kan het aantal voertuigen worden verhoogd naar het gewenste aantal

1. aantal passagiers maximaal mee op uitje

2. aantal passagiers ingeschreven op uitje

3. aantal voertuigen, initieel op 1 maar voor voorbeeld aangepast

4. Vervolgens kan een tweede voertuig worden geselecteerd. De verdeling wordt getoond m.b.t. ingeplande plaatsen en rolstoelen. Indien een voertuig reeds is ingepland is selectie niet mogelijk

5. Daarna kan per persoon aangegeven worden met welke de bus de passagier reist en in welke volgorde de passagier wordt opgehaald

6. Het uitje wordt, hoewel verdeeld in meerdere voertuigen, nog steeds als 1 uitje gezien. De rittenstaten kunnen uiteraard wel per voertuig worden gemaakt.

De cijfers in mijn rapportage zijn veel lager dan de werkelijkheid. Hoe kan dit?

De cijfers van de rapportage komen (uiteraard) uit de verreden ritten, passagiers en ingeplande vrijwilligers. Om deze cijfers ook daadwerkelijk op de rapportage terug te zien dienen gereden ritten te worden afgesloten.

1. Ga naar RegiVervoer
2. Kies voor de tegel “Planning”
3. Selecteer een dag
4. Kies voor de button “Route”
5. Selecteer een voertuig
6. Onderaan wordt een button getoond, welke moet worden aangeklikt

Met deze actie zorgt u ervoor dat de rit meegenomen wordt in de rapportage. Let op, het kan tot een uur duren voordat de afgesloten ritten zijn verwerkt in de rapportage.

Indien de rit reeds is afgesloten, kan deze eenvoudig weer worden heropend om eventuele wijzigingen aan te brengen

Hoe werkt het combineren van verschillende diensten binnen een enkele rit?

Met onderstaande acties kun je binnen een enkele rit meerdere diensten kwijt, en ook meerdere bestemmingsadressen. Dit maakt de planning uiteindelijk nog overzichtelijker en duidelijker.

1. Voer eerst een groepsrit in alsof iedereen dezelfde dienst heeft en naar hetzelfde bestemmingsadres gaat. 
2. Bewerk de rit
3. Per persoon kan de dienst worden aangepast door op het calculator te klikken
4. Nadat je dit gedaan hebt voor de passagiers die een andere dienst hebt, moet je handmatig de bestemmingsadressen zetten voor alle passagiers. Haal hiervoor het vinkje weg bij het bestemmingsadres
5. Voer voor iedere passagier vervolgens het gewenste bestemmingsadres in

Kunnen we noodnummers van passagiers invoeren?

Dit is mogelijk. Binnen het tabblad “Communicatie” op de passagiers kan een telefoonnummer worden opgegeven welke als noodnummer kan worden aangevinkt. Indien dit wordt gedaan wordt het noodnummer met eventuele omschrijving altijd op de rittenstaat afgedrukt.