RegiVervoer - Instructie beheer vrijwilligers

RegiVervoer - Een vrijwilliger toevoegen / bewerken

De toegang voor het beheren van vrijwilligers bevindt zich in RegiVervoer onder de tegel “Vrijwilligers”.

Indien de persoon al aanwezig in RegiCare kan deze worden opgehaald en worden aangevuld met de gegevens specifiek voor de module RegiVervoer (functie(s), beschikbaarheid, afwezigheid, notitie).  Zoek dus eerst goed of de persoon al aanwezig is. Indien ja, dan kan de persoon bewerkt en aangevuld worden. 

Bij het opzoeken van de persoon wordt a.d.h.v. gekleurde vinkjes aangegeven of en hoe de persoon bekend is in RegiCare:

De opties m.b.t. de kleuren bij een vrijwilliger:

Geen kleur: niet gekoppeld aan RegiVervoer

Groen vinkje; actief in RegiVervoer als vrijwilliger

Grijs vinkje; inactief in RegiVervoer als vrijwilliger

Paars vinkje; actief in RegiVervoer als passagier

Indien de persoon nog niet bekend is in het systeem, kan met de button “Vrijwilliger toevoegen” de persoon worden toegevoegd.

Bij het toevoegen van een vrijwilliger wordt het volgende scherm getoond:

Adressen kunnen worden ingevoerd met een postcode / huisnummer combinatie (eventueel met toevoegsel). RegiVervoer zal de overige adresgegevens aanvullen indien het adres bekend is in de postcodedatabase.

Een onbekend adres kan handmatig worden toegevoegd. Naast postcode, huisnummer en toevoegsel worden dan de andere invoervelden bewerkbaar.

De velden met een asterisk (sterretje) zijn verplichte velden en dienen ingevoerd te zijn voordat de gegevens van de vrijwilliger kunnen worden opgeslagen.

Na invoer van de persoonsgegevens kunnen de volgende zaken worden ingevoerd/aangepast:

• Schema
• Communicatie 
• Profiel 
• Beschikbaarheid
• Competenties/Functies
• Notitie
• Bijlagen

Schema
Het schema biedt een overzicht van het rooster met een aantal filters. 

Er kan worden gezocht op:

• Periode: Datum vanaf - Datum tot
• Functie
• Voertuig

Communicatie

Het toevoegen of bewerken van huisadres, postadres, werkadres, telefoonnummers en e-mailadressen.

Telefoonnummer: Bij invoer van een telefoonnummer kan een soort (privé, werk, mobiel privé en mobiel werk) en omschrijving worden opgegeven.

Er kan 1 telefoonnummer als standaardnummer worden ingesteld. Verder kan worden aangegeven of het ingevoerde telefoonnummer als noodnummer kan worden gebruikt.

Profiel
Identiteitsbewijzen, VOG, certificaten en lidmaatschapspassen worden hier bijgehouden.

Bij het invoeren van bewijzen, certificaten, passen e.d. gaat het in de meeste gevallen om een bepaald type met mogelijk een opmerkingenveld en een geldigheidsperiode.

Beschikbaarheid
Bij de beschikbaarheid kan per functie worden aangegeven op welke dagen/dagdelen de vrijwilliger beschikbaar is.

Hier kan een onderscheid in worden gemaakt op basis van functie (chauffeur, begeleider, planner, coördinator). Daarnaast is het mogelijk om per beschikbaarheidsregel een notitie op te geven. Zie verder tabblad “Functies”.

Naast de beschikbaarheid kan ook de afwezigheid van de vrijwilliger worden ingevoerd. De afwezigheid is geprogrammeerd met de nieuwe lay-out van RegiCare, dus ziet er iets anders (moderner) uit.

Alleen actieve afwezigheid en toekomstige afwezigheid worden getoond, met de optie "Toon eerdere" kan ook het verleden worden ingezien. Deze kunnen met de buttons ernaast ook worden gewijzigd of verwijderd.

Het toevoegen van een afwezigheid kan met onderstaand scherm:

1. Een keuze kan worden gemaakt tussen een enkele dag of een reeks van dagen.

2. De dag van de afwezigheid kan worden opgegeven, en indien in 1) gekozen is voor meerdere dagen, dan kunnen start- en einddatum worden ingegeven. Indien de einddatum van de afwezigheid niet bekend is kan deze leeg worden gelaten. De vrijwilliger is dan afwezig zolang er geen einddatum bekend is.

3. Indien niet voor een hele dag is gekozen, dan kunnen de begin- en eindtijden van de afwezigheid op de betreffende dag worden ingegeven. Het is mogelijk om op een dag meerdere periodes van afwezigheid in te geven.

4. Reden van de afwezigheid kan zijn Vakantie, Ziekte of Anders

5. Opmerking betreffende de afwezigheid; indien de vrijwilliger afwezig is op het moment dat de persoonskaart wordt opgevraagd zal een melding over de afwezigheid verschijnen:

Competenties / Functies
  Competenties worden getoond op basis van de stamtabel RegiCRM - Persoon - Competenties.
  De functies zijn vaste waarden:

• Chauffeur
• Bijrijder
• Planner

Coördinator (alleen zichtbaar indien de optie coördinator in de instellingen is aangevinkt)

LET: deze functie zijn niet dezelfde als de rollen/rechten die toegang bieden tot de software. Bovenstaande functies worden gebruikt in de planning van de voertuigen

Notitie
Invoerveld voor 1 notitie.
Dit notitieveld is zichtbaar bij het plannen van een vrijwilliger.
Bij een passagier kunnen ook een notities worden ingevoerd. Dit notitieveld is zichtbaar op de routelijst van de chauffeur. 

Bijlage
Er kunnen bijlagen worden toegevoegd.